Digitalization of incident reporting at construction site : how health and safety management system can be improved

Rapportering av tillbud är generellt bristfällig. Flera olyckor skulle kunna ha förhindrats om tillbudsrapporterna hade kommit in. Mycket av arbetet med att förhindra olyckor ligger idag på arbetsplatsledningen och därmed krävs det en kontinuerlig och integrerad kommunikation mellan yrkesarbetare, underentreprenör och arbetsplatsledning. Arbetsplatsolyckor på byggarbetsplatser i Sverige står idag för den tredje högsta siffran vad gäller inrapporterade olyckor. Tillsammans med bransch- och arbetsgivarorganisationen Sveriges Byggindustrier vill byggsektorn förbättra rutinerna så att arbetet sker på rätt sätt från början eftersom detta skulle kunna förhindra att någon skadas eller att någon omkommer på arbetsplatsen, då brister i tillämpning av rutinerna oftast är orsaken. Denna studie undersöker behovet av ett digitalt rapporteringsverktyg för mobiltelefon, som främst är riktat till yrkesarbetare och underentreprenör samt undersöka hur tillbudsrapportering och arbetsmiljöarbete kan förbättras. Studiens undersökande del indelades i tre segment för att identifiera hur en digital rapporteringslösning kan bidra till ett enklare arbetssätt och främja underentreprenörens delaktighet i tillbudsrapportering. Litteraturstudier och samtal med intressenter genomfördes med arbetstagare från fyra olika delar av Wästbyggs organisation för att få en uppfattning om hur fallföretaget arbetar med arbetsmiljö och tillbudsrapportering idag. Slutligen genomfördes en intervjustudie baserad på samtal med sju respondenter från sex olika delar av fallföretagets organisation. Förhoppningsvis kan studien bidra till att fallföretaget i framtiden väljer att använda en digital rapporteringslösning för tillbud, då det enklare skulle involvera underentreprenörer med både svensk och utländsk bakgrund samt förenkla uppföljningen för arbetsplatsledningen och kvalitets-, miljö- och arbetsmiljögruppen. I rapporten diskuteras definitionen av ett tillbud, förändringsarbete i fallföretagets organisation, kommunikation på byggarbetsplats och applikation till mobiltelefon. Gemensamt bidrar dessa till ett mer välfungerande arbetsmiljöarbete och innebär dessutom att fler tillbud kan rapporteras in. För att arbetsmiljöarbetet och tillbudsrapporteringen ska kunna förbättras ytterligare bör även rutiner förtydligas samt följas upp. Detta genom ett bättre ledarskap innefattande nya metoder som förenklar spridningen av värdefull kunskap internt, vilket skulle främjas av mer lättläst information tillgänglig på både svenska och engelska.Work-related accidents at construction sites in Sweden today represents the third largest number regarding reported accidents. Together with the industry council Sveriges Byggindustrier the construction sector wants to improve the routines aiming for the work to be performed correctly from the beginning since this would prevent personal injuries or incidents with deadly outcome, as shortcomings in the routines is the most common cause. Incident reporting is generally lacking; thus, many accidents could have been prevented if the incident reports had been sent in. A large part of the work regarding accident prevention is today the responsibility of the workplace management. Hence there is a demand for continuous and integrated communication between the professional workers, subcontractors and the work-place management. This study aimed to investigate the need of a digital reporting tool for mobile phone use, mainly directed to the professional workers and subcontractors as well as elucidate how incident reporting and health and safety management system can be improved. The investigating part of the study was divided into three subparts to identify how a digital report solution could contribute to a simplified mode of working, promoting the subcontractors’ involvement in the incident reporting. Literature studies combined with conversations with the stakeholders were conducted with the employees from four different sections of Wästbyggs organisation to get a perception about how the case-company handles the work environment and incident reporting today. Finally, an interview study based on conversations with seven respondents from six different parts of the organization of the case-company was conducted. Hopefully, this study can contribute to the case-companies choosing a digital solution for incident reporting in the future. This would in a simpler way involve the subcontractors regardless of origin and it would also simplify the follow-up for the workplace management as well as for the quality-, environment-, and work environment group. In this report, the definition of an incident, change-promoting work in the organization of the case-company, communication at the construction site and a mobile phone application was discussed. Taken together, these factors contribute to a more smoothly functioning health and safety management system and could further lead to an increase in incident reports being sent in. In order for the health and safety management system and incident reporting to be additionally improved, the current routines ought to be improved and followed up. This could be implemented through better leadership including novel improved methods, simplifying the proliferation of valuable knowledge internally which could very well be promoted by legible information available in both Swedish and English