Hankintasuunnittelun kehittäminen LV-urakoinnissa

Projektihankinnat ovat yksi merkittävistä tekijöistä LV-urakan onnistumisessa ajallisesti, laadullisesti ja budjetin mukaisesti, joten urakoitsijan kannattaa panostaa hankintojen suunnitteluun. Jotta hankintoja voidaan toteuttaa suunnitelmallisesti myös nopeatahtisissa urakoissa, urakointiyrityksessä tulee olla selkeät hankintasuunnittelun käytännöt, joiden mukaan projektinhoitajat toimivat. Tässä opinnäytetyössä tutkittiin hankintasuunnitteluprosessin nykytilaa toimeksiantajayrityksessä ja kehitettiin hankintasuunnittelun ohjeistusta. Opinnäytetyön toimeksiantaja oli Consti Talotekniikka Oy. Tutkimusmenetelminä käytettiin toimeksiantajayrityksen henkilöstölle tehtyyn kyselyyn perustunutta nykytila-analyysiä, haastatteluja sekä kirjallisuustutkimusta. Kirjallisuustutkimuksen avulla selvitettiin rakennusalan ja liiketalouden kirjallisuudesta hankintasuunnittelun käytäntöjä ja mahdollisia ongelmakohtia. Nykytila-analyysissä arvioitiin hankintasuunnittelun onnistumista toimeksiantajayrityksessä sekä yrityksen LV-projektinhoitajien ja -päälliköiden tyytyväisyyttä hankintasuunnittelun ohjeistukseen. Kirjallisuustutkimuksesta havaittiin LV-urakoinnin hankintasuunnittelun mahdollisiksi kehityskohteiksi hankintojen aktiivisuus, ajoittaminen, keskittäminen, kilpailutuskäytännöt, tiedonkulku ja dokumentointi. Nykytila-analyysin perusteella keskeisimmäksi kehityskohteeksi toimeksiantajayrityksessä todettiin hankintasuunnittelun dokumentointi sekä tiedonkulku LV-urakoitsijan, suunnittelijoiden, laitetoimittajien ja muiden projektin osapuolten välillä. Tiedonkulun kehittämiseksi toimeksiantajayrityksessä ehdotetaan hankintasuunnittelun palaveri- ja dokumentointikäytäntöjen selkeytystä sekä toimintaohjeiden noudattamisen tärkeyden korostamista. Projektin muiden osapuolten kanssa käytävää viestintää projektinhoitajat voivat parantaa varaamalla hankintatehtäville niiden vaatiman ajan, viestimällä selkeästi ja pyrkimällä ennakoivaan yhteydenpitoon. Toimiva tiedonkulku helpottaa urakoitsijan hankintasuunnittelua ja edistää hankintojen toteutumista tavoitellusti. Opinnäytetyön osana uudistettu toimeksiantajayrityksen sisäinen ohje on luottamuksellinen.The way procurement is carried out in a heating and plumbing project has a significant effect on the outcome of the project in terms of lead time, quality and the project budget. Therefore, it is essential for a heating and plumbing contractor to have an efficient procurement planning process in place and enough guidelines for the project managers. The objective of this Bachelor’s thesis was to analyse the state of the procurement planning and to develop its instruction at the commissioning company, Consti Talotekniikka Oy. A current state analysis on the company’s procurement planning process was conducted by a survey for the project managers concerning their work habits and opinions on the instructions they have been given for procurement. The results of the analysis were compared with the results of a literature review on construction project management and business management. From the literature review the following were concluded to be the main areas to be developed in procurement planning in heating and plumbing contracting: the activeness, timing and documentation of procurement, the tendering practices with which suppliers and subcontractors are chosen and the merging of the purchases of multiple projects. Based on the current state analysis, the areas in need of development at the company are the documentation of procurement and the information flow between all project parties, such as the designers, the suppliers and the contractors. To improve information flow within the commissioning company, it is recommended that the meeting and documentation practices be clarified and the importance of adhering to the company’s standard operating procedures (SOPs) emphasised. Information flow between the contractor and other project parties can be improved by project managers accounting enough time for procurement activities and communicating concisely and proactively. A working flow of information makes the procurement planning process easier for a contractor and will help a project’s procurement to succeed. The SOP updated as a part of this thesis is confidential