GDPR-asetuksen vaikutus ulkoistetussa taloushallinnossa

Euroopan Unionin uuden tietosuoja-asetuksen 2016/679 voimaan astumisen myötä kaikki EU:n alueella toimivat yritykset ja yhdistykset ovat joutuneet tekemään paljon muutoksia henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuoja-asetus vaikutti myös tämän opinnäytetyön toimeksiantajaan, josta käytetään työssä nimeä Yri-tys X. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää GDPR:n vaikutuksia Yritys X:n toimintaan. Toimeksiantaja on Suomessa toimiva kirjanpidon ja taloushallinnon palvelukokonaisuus, jonka asiakkaat koostuvat toiminimellä toimivista yhtiöistä aina suurin pörssiyhtiöihin ja heidän kansainvälisiin tytäryhtiöihin. Asiakkaita Yritys X:llä on yhteensä noin 450. Työn tarkoituksena oli selventää, minkälaisia vaikutuksia asetuksella oli Yritys X:n liiketoiminnan ja asiakkuuksien johtamisen kannalta katsottuna ja mitä muutoksia asetuksen takia jouduttiin tekemään. Tietosuoja-asetuksen voimaan astumisen ja soveltamisen välissä oli noin kahden vuoden siirtymä aika, jolloin on valmisteltu yrityksen toimintatapojen muutosta tietosuoja-asetuksen mukaisiksi. Henkilötietojen käsittelyä tarkasteltiin ulkoistetussa taloushallinnossa Yritys X:n toimiessa henkilötietojen käsittelijänä ja rekisterinpitäjänä. Työssä tuotiin esille keskeisimpiä termejä ja tietosuoja-asetusta kuvailtiin esimerkkien ja kuvioiden avulla. Opinnäytetyön tavoitteet saavutettiin, eli työssä saatiin selvitettyä GDPR:n vaikuttaneen Yritys X:n toimintatapoihin niin, että jouduttiin pitämään henkilökunnalle koulutuksia ja muuttamaan henkilötietojen käsittelytapoja, jotta ne vastasivat tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Näillä muutoksilla pystytään välttämään tietoturvaloukkauksen riskiä. GDPR vaikutti myös asiakkuuksiin ja ohjelmistoihin, sillä tietosuojasopimukset jouduttiin tekemään niin asiakkaiden kuin toimeksiantajan käyttämien ohjelmistojen toimittajien kanssa. Suuren asiakasmäärän ja useiden eri ohjelmistojen vuoksi Yritys X:llä oli paljon tekemistä uusien tietosuojasopi-musten kanssa. Tuloksien pohjalta pystytään kehittämään henkilötietojen käsittelyä yhä paremmaksi asiakkuuksien johtamisen ja yrityksen liiketoiminnan kannalta tarkasteltuna osana yrityksen strategiaa. Työhön on tehty liitteiksi tietoturvaloukkauksesta ilmoituskaavake ja muistilista. Liitteitä voidaan käyttää apuna uu-sia asiakkaita neuvottaessa tietosuoja-asetukseen liittyen tai työntekijät voivat tarvittaessa käyttää apuna työssään. Tärkeinä kehitysideoina ovat tietosuoja-asetuksen korostaminen asiakkuuksien johtamisessa ja yrityksen strategiassa.The new General Data Protection Regulation established by the European Union affects all companies operating in the European Union. GDPR also affects the principal of this thesis which is referred to as Company X. Company X is an accounting and financial management service aggregate. The customers of Company X include companies from sole traders to publicly traded companies and their international subcompanies. The purpose of this thesis was to get more information about GDPR and how it effects on the everyday operations of Company X in business. The changes included new rules how to operate personal data. The results of this thesis showed that Company X needed to train all the employers and employees to work according to the new regulation terms and it also to make new contracts with the clients and software suppliers. However, having a big number of clients and software suppliers Company X had a lot of work with the contracts. Based on the results it’s possible to notice the effects of the new General Data Protection Regulation and improve the processing of personal data in customer relationship management and as part of the strategy of Company X. This thesis includes two attachments which have information that can be useful to the employers in their job