Taloudenhallintajärjestelmän käyttöönotto ja ohjaus toiminnan kehityksen pohjana : Case Yritys X

Työssä dokumentoitiin keskisuuren rakennusliikkeen taloudenohjausjärjestelmän käyttöönotto, sen ohjaus ja järjestelmän tuomien haasteiden sisäiset muutostarpeet. Työ rajattiin koskemaan työmaan toimintoja, litterointia ja laskutusprosesseja. Kirjanpito jätettiin syvemmän tarkastelun ulkopuolelle, koska työmaan hallinta ja järjestelmän perehdytys on vaativampaa ja sitä hoitamaan haluttiin kiinnittää henkilö kriittisen käyttöönottovaiheen ajaksi. Työssä esitellään, miten riskien hallinta toteutetaan käyttöönoton aikana sekä yrityksen eri toiminta-alueiden järjestelmän käyttöalueet. Työssä analysoidaan uuden järjestelmän kriittisiä pisteitä ja rajapinnat sisäisessä toimintaympäristössä sekä järjestelmän aiheuttamat haasteet ja muutostarpeet toimintatavoissa. Työn tilaamisen yhteydessä käyttöönoton valvontaan kiinnitettiin tämän raportin laatija tutortyöntekijäksi. Järjestelmän käytön ja järjestelmään syötettävän tiedon tulee olla oikeanlaista, jotta yrityksen toiminnassa noudatetaan lakia ja sopimusehtoja tilaajan suuntaan. Järjestelmästä saatava seurantadata ja analyysit syntyvät samasta syötetyistä datasta ja seurannan avulla pyritään toiminnan taloudelliseen parantamiseen. Toiminnan kokonaisvaltaisella ohjauksella tavoitellaan järjestelmän oikeanlaista käyttöä, laadunhallinnan parantamista ja taloudellista kasvua pitkällä sekä lyhyellä aikavälillä. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä, helmikuussa 2019, raportin laatija esitti yritykselle samalla luotavaksi dokumentiksi laadunhallintajärjestelmän ja laatukäsikirjan SFS-EN ISO 9001 -standardin mukaisesti. Järjestelmän käyttöönoton tueksi tuotetut ohjeet tulivat osaksi laatukäsikirjaa, jonka tuottaminen jatkuu insinöörityöstä erillisenä osa-alueena. Laatukäsikirjan tuottamisella tässä vaiheessa luodaan pohjaa tulevalle kasvulle ja muutoksille. Käyttöönottoprosessin ohjaus tuli toimimaan onnistumisen ja edellytysten indikaattorina tavalle ohjata ja mitata prosesseja jatkossa. Kriittisemmät prosessit pystytään tulevaisuudessa valvomaan ja dokumentoimaan paremmin sekä kehittämään yrityksen toimintaa