Hiljaisen tiedon kerääminen Monetra Oulu Oy:n tietopääomaksi

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli saada Monetra Oulu Oy:n johdon ja esimiesten käyttöön helposti toteutettavia tapoja kerätä tietoa, joka säilyttäisi kilpailuedun yrityksellä. Tavoitteena tutkimukselle oli, että uran lopussa tai työtehtävien vaihtuessa perehdyttämiseen verrattavissa oleva hiljaisen tiedon luovutus jäisi pysyväksi käytännöksi Monetra Oulu Oy:lle ja varmistaisi tietopääoman pysymisen organisaatiossa. Opinnäytetyön toimeksiantajan, Monetra Oulu Oy:n henkilöstön keski-ikä on noin 50 vuotta ja eläköityvien määrä vuositasolla on korkea. Tästä syystä valitsin opinnäytetyön aiheeksi hiljaisen tiedon keräämisen ja säilyttämisen yrityksessä. Halusin tutkia mitä eri keinoja on hiljaisen tiedon keräämiseen ja millä tavoin asiaa voitaisiin tuoda henkilöstölle positiivisessa valossa, joka motivoisi jakamaan omaa hiljaista tietoa. Tarkoituksena oli selvittää myös millä tavoin hiljaisen tiedon jakaminen juurrutettaisiin organisaation työkulttuuriin ja siitä tulisi osa normaalia työuraa. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena, jossa teorian lisäksi tutkimuksen toiminnallisena osana toteutettiin työpaja tammikuussa 2019. Työpajaan osallistui 17 henkilöä Monetra Oulu Oy:n eri osastoilta. Työpajassa tehtiin ryhmätyö, jossa etsittiin tutkimuskysymyksiin vastauksia ja pohdittiin hiljaisen tiedon jakamista. Työpajasta saadun aineiston lisäksi keräsin materiaalia erilaisista kirjallisista ja digitaalisista lähteistä. Tutkimuksen pohjalta syntyi useita erilaisia tapoja jakaa hiljaista tietoa. Syntyneet ideat voidaan hyödyntää ja ottaa käytäntöön, jolloin hiljaisen tiedon jakaminen lisää koko yrityksen tietopääomaa. Keskeisimmät tutkimustulokset osoittivat, että henkilöstössä on halua ja kiinnostusta hiljaisen tiedon jakamiseen eikä siitä odoteta erityistä palkkiota, vaan katsotaan sen kuuluvan normaaliin työnkuvaan. Työnkuvauksen ja ajantasaisen ohjeistuksen katsottiin olevan tarvittava pohja, jotta hiljaista tietoa voitaisiin kerätä osaamisen tueksi. Lisäksi peräänkuulutettiin aikaa, jonka hiljaisen tiedon siirtäminen vaatii. Jatkotutkimuksen aihe voisi olla hiljaisen tiedon tallentaminen henkilöstöhallinnon tulossa olevaan, uuteen tietojärjestelmään tai tiedon keräämisen ohjeistaminen käytännön tasolle saakka.The aim of this thesis was to provide the management and supervisors of Monetra Oulu Oy with easy-to-use ways to collect tacit knowledge in order to would maintain a competitive edge in the company. The aim of the study was to ensure that those employees who are either at the end of their careers or whose duties change could transfer the tacit knowledge for the benefit of the company as a permanent procedure in Monetra Oulu Oy. This would also guarantee that the tacit knowledge remains in the company. The average age of Monetra Oulu Oy is about 50 years and the annual number of those with retiring is quite high. For this reason, the topic for this thesis deals with collecting and preserving tacit knowledge in the company. The intention was to explore different ways of collecting tacit knowledge and study how to bring this to the staff in a positive light that would motivate them to share their tacit knowledge. The purpose was also to find out how the sharing of tacit knowledge would be rooted in the work culture of the organization and become part of a normal career. The thesis was completed as a qualitative study. In addition to theoretical background, a workshop was carried out as a functional part of the study in January 2019. The workshop was attended by 17 people from various departments of Monetra Oulu Oy. With the help of the workshop, the aim was to find answers to research questions about sharing tacit knowledge. Furthermore, material from various literary and digital sources was collected. Based on the study, several different ways of sharing tacit knowledge were created. The ideas that have been generated can be utilized and put into practice, whereby sharing tacit knowledge increases the information capital of the entire company. Most importantly, the research results showed that the staff has the willingness and interest to share tacit knowledge. Sharing information is considered a normal part of the work. Work descriptions and updated instructions were thought to be the necessary basis for collecting tacit information. It was also important to know how much time was needed to transfer it. The topic for further research could focus on how to gather and save tacit knowledge to a new upcoming information system or how to create practical instructions for collecting tacit knowledge