Purchasing process improvement in a company that produces highly customized products

Hankinnan rooli yrityksen kannattavuuden ja kilpailukyvyn saavuttamisessa ja säilyttämisessä on merkittävä. Yritysten keskittyminen ydinliiketoimintaansa kasvattaa hankinnan vaikutusta yritysten kannattavuuteen entisestään. Hyvin suunnitellulla hankinnalla on mahdollista saavuttaa strategista kilpailuetua. Tämän diplomityön tavoitteena on parantaa kohdeyrityksen hankintaprosessin toimintaa. Kohdeyritys on suomalainen painelaitteita valmistava yritys. Kaikki kohdeyrityksen valmistamat tuotteet ovat asiakasräätälöityjä. Tutkimus toteutettiin yhden tapauksen monimetodisena case-tutkimuksena. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelminä käytettiin havainnointia ja haastatteluja. Tutkimuksen aineistona käytettiin myös kohdeyrityksen tietokannasta löytyvää kvantitatiivista historiadataa. Aineiston analysointi tehtiin pääosin vertailemalla eri menetelmillä saatua aineistoa keskenään. Kvantitatiivista historiadataa analysoitiin numeerisesti. Tutkimuksen empiirisessä osuudessa selvitettiin ensin kohdeyrityksen hankintaprosessin nykytila. Kohdeyrityksen hankinta jakautuu varasto-ohjautuviin, ennusteohjautuviin ja myyntitilausohjautuviin osiin ja materiaaleihin. Kaikilla näillä osatyypeillä on erilainen hankintaprosessi. Analysoimalla nykytilaa tunnistettiin ongelmia hankintaprosessissa. Tarkastellun kirjallisuuden ja empiirisen tutkimuksen perusteella annettiin kohdeyritykselle sekä välittömiä kehitysehdotuksia että pidemmän aikavälin tavoite hankintaprosessin ja -järjestelmien kehittämiselle. Tutkimuksen tärkeimpiä tuloksia ovat nykytilan analyysin perusteella tunnistetut ongelmat ja ongelmien ratkaisuun pyrkivät välittömät kehitysehdotukset. Suurimmat ongelmat kohdeyrityksen hankinnassa liittyvät nykyisten toiminnanohjaus-, hankinta- ja suunnittelujärjestelmien puutteisiin. Kaikkien eri osatyyppien hankintaprosessia olisi mahdollista tehostaa kehittämällä nykyisiä tietojärjestelmiä. Varasto-ohjautuvien osien suurimmat ongelmat liittyvät niiden hankintaperusteena käytettävään hälytysrajaraporttiin ja ennusteohjautuvien osien ongelmat aiheutuvat ennusteen ylläpidon haasteista. Asiakastilauskohtaisesti tilattavien osien hankintaprosessin ongelmat aiheutuvat hankinnan järjestelmien puutteellisuudesta ja tiedon siirtymisestä eri osastojen välillä järjestelmien ulkopuolella.The role of procurement in creating and retaining profitability and competitiveness of a company is significant. Companies focusing on their core competencies grows the influence procurement has on companies profitability even more. It is possible to gain strategic competence with well-designed purchasing function. The objective of this Master’s thesis is to improve the purchasing process of the case company. The case company is a Finnish pressure vessel manufacturing company. All products sold by the case company are customized for customer needs. The research was carried out as a single case mixed methods case study. The research data collection methods were interviews and participating observation. Historical quantitative data was also used as research data. The analyzation of the research data was done mostly by comparing the data acquired by different methods. Quantitative historical data was analyzed numerically. In the empirical study the current state of the case company’s purchasing process was determined first. The purchasing of the case company is divided into inventory driven, forecast driven and customer order driven parts and materials. All these materials have different purchasing processes. Problems in the case company’s purchasing process were identified by analyzing the current state. Immediate proposals for improvement and a longer timespan objective for improvement of the purchasing process and systems were made based on the empirical study and examined literature. The most important outcomes of the study are the problems recognized by the current state analysis and the proposals for improvement. The largest problems in the case company’s purchasing practice derive from inadequate enterprise resource planning, purchasing and product designing systems. Every type of purchasing process in the case company could be enhanced by improving current information systems. The largest problems in inventory driven purchasing are caused by alarm level report and the problems in forecast driven purchasing are caused by labor intensive forecasting. The problems in customer order driven purchasing are caused mainly by inadequate purchasing information systems and information flowing outside information systems between the departments