Hankintojen laskun maksuprosessin tehokkuuteen vaikuttavat tekijät - case Maavoimien Materiaalilaitoksen Esikunta

Tutkimuksen tavoitteena oli tutkia kohdeorganisaation hankintojen laskun maksuprosessin tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä. Tavoite pyrittiin saavuttamaan kolmen tutkimuskysymyksen avulla. Kysymysten avulla analysoitiin, miten laskun maksuprosessia voidaan hallita ja näin vaikuttaa prosessin tehokkuuteen. Tutkimuksessa analysoitiin myös, mitkä tekijät vaikuttavat laskun maksuprosessin tehokkuuteen eniten. Tarkoituksena oli myös tunnistaa käytännön haasteita ja kehitysideoita, jotka liittyvät kohdeorganisaation laskun maksuprosessin tehokkuuteen. Tutkimuksen teoreettinen viitekehys jakaantuu kolmeen osaan. Ensimmäisessä osassa keskitytään prosessin hallintaan ja tehokkuuden määrittelyyn. Tässä osassa määritellään prosessi, prosessijohtaminen ja prosessin tehokkuus. Toisessa osassa kuvaillaan laskun maksuprosessi ja kerrotaan prosessin eri vaiheista. Kolmannessa osassa tarkastellaan laskun maksuprosessin tehokkuuteen vaikuttavia tekijöitä kirjallisuuteen ja aiempiin tutkimuksiin tutustumalla. Tämä tutkimus suoritettiin tapaustutkimuksena tutkimalla Maavoimien materiaalilaitoksen esikunnan (MAAVMATLE) laskun maksuprosessia. Empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla kuutta MAAVMATLE:n työntekijää, jotka kaikki olivat työtehtäviensä kautta tekemisissä laskun maksuprosessin kanssa. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluin vuonna 2014 helmi-maaliskuun aikana. Empiirinen aineisto teemoitettiin teoreettista viitekehystä mukaillen ja aineiston analysointitapana käytettiin teoriaohjaavaa sisällönanalyysia. Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin useita tekijöitä, joilla on vaikutusta laskun maksuprosessin tehokkuuteen. Tutkimuksessa löydettiin prosessin hallintaan ja tehokkuuteen liittyviä keinoja. Prosessikuvaus, prosessin yhteinen tavoite, yhteistyö ja tietojärjestelmät havaittiin tärkeiksi hallintakeinoiksi, joiden avulla tehokkuutta voidaan lisätä. Tärkeimmiksi tehokkuustekijöiksi nousivat tilausnumeron näkyminen laskulla, tilausten tekeminen ja niiden oikeellisuus ja yhdenmukaisuus sekä vastaanoton tekeminen ajallaan. Tutkimuksen avulla selvitettiin myös kohdeorganisaation laskun maksuprosessin tehokkuuteen liittyviä haasteita. Suurimpana haasteena pidettiin sitä, että vastaanottojen ja tilausten tekemiseen liittyvät toimintatavat eivät aina olleet yhdenmukaisia. Toisena haasteena pidettiin kohdeorganisaation kykyä ylläpitää tämän hetkinen yhteistyön ja kommunikoinnin taso tulossa olevan organisaatiomuutoksen jälkeen. Kolmantena haasteena pidettiin sitä, että laskun maksuprosessin tehokkuutta ei seurata ja mitata tällä hetkellä systemaattisesti. Empiirisen aineiston avulla tunnistettiin myös kehitysideoita laskun maksuprosessin tehostamiseksi