Käyttäjäryhmälle räätälöidyn käyttöohjeen luominen: Ylöjärven koulujen Plone-sisällönhallintajärjestelmä

Tässä pro gradu -tutkielmassa tarkastellaan tietylle käyttäjäryhmälle ja tiettyyn tilanteeseen sopivan käyttöohjeen luomisprosessia. Tutkielmassa tarkastellaan teknisen viestijän työtä käytännön tasolla ja kuvaillaan, millaisia haasteita tekninen viestijä kohtaa työssään, ja millä tavalla nämä haasteet on mahdollista ratkaista. Tutkielma liittyy Ylöjärven kaupungin opetustoimen hallinnoimaan projektiin. Projektissa otettiin käyttöön Plone-sisällönhallintajärjestelmä, jonka käyttö ei ole kuitenkaan ollut kaikille käyttäjille helppoa. Tämän seurauksena muodostui tarve laatia käyttöohje, jonka avulla käyttäjät voitaisiin aktivoida hyödyntämään Plonea mahdollisimman tehokkaasti. Tutkielman tavoitteena on tutkia, millä keinoin tietylle käyttäjäryhmälle voidaan tuottaa heidän tarpeisiinsa sopiva, toimiva ja käytettävä dokumentaatio. Tarkoituksena on myös tarkastella, millainen dokumentointiprosessimalli soveltuu käyttäjän kannalta toimivan dokumentaation luomiseen. Tutkielmassa luodaan teoriakirjallisuuden pohjalta oma lista toimivan käyttöohjeen ominaisuuksista sekä erityisesti tälle projektille räätälöity prosessimalli. Kriteerilistaan ja prosessimalliin perustuen laaditaan Ylöjärven koulujen opetushenkilökunnalle suunnattu Plone-käyttöohje. Tutkimusmetodina käytetään autoetnografiaa. Autoetnografiset tutkimukset voidaan luokitella etnografista tutkimusperinnettä noudattaviksi tapaustutkimuksiksi. Tutkimusmetodi perustuu tutkijan omien kokemusten ja ajatusten kriittiseen analyysiin ja kirjaamiseen. Autoetnografia tuottaa aineiston itsereflektiivisen päiväkirjan muodossa, eli aineisto syntyy menetelmästä itsestään. Tutkielmassa luotu toimivan dokumentaation kriteerilista osoittautuu erittäin käyttökelpoiseksi dokumentointiprojektin eri vaiheissa. Myös räätälöidyn prosessimallin todetaan soveltuvan annettuun dokumentointitehtävään. Autoetnografialle ominainen toimintatieto eli analyysin aikana ilmenneiden ja päiväkirjaan kirjattujen oivallusten soveltaminen on läsnä dokumentointiprosessin kaikissa vaiheissa. Prosessin aikana syntyneet oivallukset voidaan kiteyttää siihen, että teknisen viestijän ammatti on jatkuvaa tasapainoilua eri tavoitteiden välillä. Mahdollisissa jatkotutkimuksissa voidaan tarkastella esimerkiksi tutkielmassa luodun kriteerilistan ja dokumentointiprosessimallin toimivuutta muissa projekteissa, joissa olosuhteet ovat erilaiset. Asiasanat:tekninen viestintä, käyttöohje, autoetnografia, dokumentointiprosessimalli, tekninen viestij