Sähköisen asiakirjahallinnan kehittäminen. Systemaattinen kirjallisuuskatsaus

Tietojärjestelmien kehittäminen julkisella sektorilla on ollut erityisesti uutisoinnin sekä julkisen keskustelun kohteena viimeisen puolen vuoden aikana. Huomion keskipisteenä ovat olleet epäonnistuneet hankkeet, joiden kustannusvaikutukset kunkin hankkeen osalta ovat olleet useita miljoonia euroja. E-hallinnolla tarkoitetaan julkishallinnon sähköiseen hallintoon liittyviä toimia, jotka toteutetaan informaatioteknologian avulla. Sähköisellä asiakirjahallinnalla tarkoitetaanasiakirjatietojen sekä prosessien hallintaa asian kaikissa eri käsittelyvaiheissa.Tutkielmassa kartoitettiin ja analysoitiin tietoa sähköisen asiakirjahallinnan kehittämisestä. Tarkastelu kohdistettiin kehittämisprosessin aikaiseen toimintaan. Huomio kohdistettiin erityisesti siihen miksi monet kehittämishankkeet epäonnistuvat. Tutkielmassa tarkasteltiin myös miten julkisia hankkeita arvioidaan Suomessa. Lisäksi kartoitettiin miten tutkimuksellista lähestymistapaa voitaisiin hyödyntää kehittämistoiminnassa.Tutkimusstrategiaksi valittiin systemaattinen kirjallisuuskatsaus. Tutkielman aineisto muodostettiin sähköisen asiakirjahallinnan kehittämistä käsittelevästä aiemmasta tutkimuksesta sekä virkamiesraporteista. Aineiston tiedonhaku suoritettiin Tampereen yliopiston käytettävissä olevista tietokannoista. Lisäksi tiedonhakua täydennettiin manuaalihauilla hyödyntäen mm. aiempien tutkimusten lähdeluetteloita. Tiedonhaussa sovellettiin systemaattisen kirjallisuuskatsauksen piirteitä ja vaiheita. Aineisto analysoitiin sisällönanalyysin menetelmällä. Tutkielman tutkimustulokset osoittavat, että johdon toiminta tai sen toimimattomuus on yleisin taustatekijä kehittämishankkeiden epäonnistumisissa. Muita kehittämistä estäviä tekijöitä ovat kireä aikataulu, alimitoitetut resurssit, huolimaton suunnittelu sekä puutteet asiantuntijuudessa, ohjauksessa ja projektinhallinnassa. Sähköisen asiakirjahallinnan kehittämistä koskevaa tutkimusta on raportoitu maailmalla toistaiseksi vähän. Suomessa vastaava tutkimus on alkutaipaleella. Tutkimuksia, joissa kehittämistä estäviä tekijöitä tarkastellaan syvällisesti, tarvitaan lisää.Jatkotutkimus olisi hyvä kohdentaa kehittämisprosessin aikaiseen toimintaan, organisaation rakenteisiin, ihmisten väliseen vuorovaikutukseen, johdon toimintaan sekä arviointiin. Avainsanat: asiakirjahallinta, e-hallinto, kehittäminen, projektityö, tietojärjestelmä