Ammattilaisten näkemykset asiakirjallisen tiedon arvonmäärityksestä

Tutkimuksessa selvitettiin asiakirja- ja arkistoalan ammattilaisten näkemyksiä arvonmäärityksestä. Arvonmäärityksessä päätetään siitä, tuleeko asiakirjat säilyttää pysyvästi vai määräaikaisesti, ja jälkimmäisten kohdalla määritellään myös sopivat säilytysajat. Arvonmääritystä pidetään yleisesti yhtenä arkistoalan keskeisimmistä toiminnoista ja sen menestyksekäs suorittaminen vaikuttaa pitkälti siihen, miten arkistojen ja erilaisten organisaatioiden asiakirjoja voidaan käyttää. Arvonmääritykseen on nähty vaikuttavan erinäinen määrä periaatteita, jotka eivät kuitenkaan muodosta yhtä yhtenäistä arvonmääritysteoriaa. Periaatteita sovelletaan arvonmääritystyössä usein tapauskohtaisesti, eikä alan ammattilaisilla välttämättä ole yhtäläisiä mielipiteitä niiden tärkeydestä. Tässä tutkimuksessa on selvitetty muun muassa sitä, millaisia näkemyksiä ammattilaisilla on näistä periaatteista. Tutkimus tehtiin webkyselynä touko-kesäkuussa 2011 ja siihen vastasi yhteensä 133 henkilöä. Vastaajia vertailtiin ryhmittäin sen perusteella, missä he työskentelivät kyselyyn vastatessaan. Tutkimuksessa selvisi, että edellä mainituista arvonmääritysperiaatteista löytyi sellaisia, joista vastaajat olivat lähes yhtä mieltä. Vastausten mukaan arvonmääritystyössä tulisi aina ottaa huomioon lainsäädäntö sekä asiaan liittyvien tahojen oikeusturva. Tieto tulisi säilyttää mahdollisimman tiiviissä ja helppokäyttöisessä muodossa, eikä samaa tietoa tule säilyttää pysyvästi eri viranomaisten arkistoissa. Lisäksi lähes kaikki vastaajat pitivät ennakkoseulontaa parempana kuin taannehtivaa seulontaa. Vastaajaryhmien välillä esiintyi muutamissa kysymyksissä huomionarvoisia eroja. Arkistolaitokselle työskentelevien ryhmästä kukaan ei pitänyt Suomessa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää liian pienenä, kun kolmessa muussa ryhmässä (valtiolle tai kunnille työskentelevät, yksityinen sektori) ainakin osa vastaajista oli tätä mieltä. Valtiolle työskentelevien joukossa oli eniten kannattajia sille ajatukselle, että asiakirjan säilytysarvo riippuu siitä, kuinka tärkeästä yhteiskunnallisesta tehtävästä se on syntynyt. Arkistolaitoksen ja yksityisen sektorin ryhmissä tämä väite sen sijaan jakoi mielipiteitä. Yksityisen sektorin vastaajista valtaosa ei nähnyt asiakirjan vähäistä käyttöä tutkimustarkoituksessa perusteltuna syynä asiakirjan hävittämiselle. Asiasanat:arvonmääritys, seulonta, pysyvä säilytys, seulontaperiaatteet, seulontakriteeri