Reorganização Logística e Gestão da Farmácia de Ambulatório da ULSM

A Farmácia Hospitalar, pertencente à Unidade Local de saúde de Matosinhos, tem um grande papel na comunidade visto que, para além de fornecer medicamentos a toda a Unidade Interna, tem um serviço por si criado, denominado de “Farmácia de Ambulatório Hospitalar”, que permite a continuidade de tratamentos hospitalares em casa, num ambiente mais cómodo e familiar. Apesar da sua importância, este serviço tem vindo a perder qualidade e tem levado ao descontentamento dos pacientes. Tudo isto se deve principalmente às faltas de apoio do estado, que ao não permitirem a contratação de mais recursos humanos levam por vezes este tipo de serviços a descorarem questões consideradas secundárias, mas igualmente importantes, como é o caso da gestão de stocks. Isto tem levado a que haja um elevado número de roturas de stock em alguns casos e excesso do mesmo noutros, as rotas de entrega de medicamentos não são cumpridas e o pessoal médico não se encontra sensibilizado para o problema. Na presente dissertação, é feita inicialmente uma breve distinção entre logística hospitalar e farmácia hospitalar, onde são referidas as burocracias presentes nesta última. São também distinguidos os diferentes métodos de gestão de stocks existentes e são comparados dois estudos feitos na mesma área e os métodos utilizados. Posteriormente é iniciado o desenvolvimento do projeto, descrito o serviço em estudo, analisados todos os componentes positivos e negativos e por fim apresentada uma proposta de implementação e respetivos resultados conseguidos. Desde o início do estudo foram criados KPI’s que permitiram quantificar os problemas e sensibilizar os profissionais de saúde para o que estava a acontecer. A proposta de implementação tem em conta as pesquisas feitas presentes no capítulo da Revisão Bibliográfica e uma visita ao mesmo serviço do Hospital de S. João. Optou-se por criar um Armazém Avançado com Reposição por Níveis. Os níveis foram definidos tendo em conta as procuras de cada medicamento e divididos em três classes diferentes de forma a usar a melhor estratégia para cada tipo de procura. Após isso e com a ajuda dos informáticos da ULSM foram parametrizadas janelas de gestão de stocks para que a reposição seja feita toda informaticamente. Todas estas mudanças resultaram numa redução em 30% das roturas, desde o inicio do estudo, onde estas atingiam picos de 6%, reduzindo para 4,5% numa fase em que os profissionais já estavam sensibilizados para o problema, e finalmente para 1,5% na fase final onde a proposta já tinha sido implementada. Relativamente ao excesso de stock, este foi reduzido em 66%. As rotas de entrega de medicamentos foram estipuladas e verificou-se um cumprimento das mesmas. Esta dissertação permitiu tecer conclusões tanto sobre a situação inicial, assim como acerca das consequências aquando da concretização da solução proposta, ainda que com algumas limitações a nível de recolha de dados, como as constantes greves que existiram no setor de saúde durante todo o decorrer do projeto.The Hospital Pharmacy, belongs to the Local Health Unit of Matosinhos, it has a big role in the community since, not only does it supply medicine to the whole Internal Unit, has its own created service called “Pharmacy of Hospital Ambulatory”, that allows for the continuity of hospital treatments at home, in a more convenient and familiar environment. Despite the importance, this service has been losing quality and has led to discontent among its patients. All this is mostly due to the lack of support from the Government, that by not allowing the hiring of more human resources sometimes leads this service to disregard issues deemed secondary, but equally important, as is the case of stock management. This has been leading to an elevated number of stock ruptures in some cases and excess of it in others, the routes for delivery of medicines are not fulfilled and the medical staff is not sensitized to the problem. In the following dissertation, it’s done initially a brief distinction between hospital logistics and hospital pharmacy, where it’s referred the bureaucracies present in the last one. The different methods of stock management are also distinguished and compared to two studies done in the same area and the utilized methods. Posteriorly it’s initialized the development of the project, described the service in study, all positive and negative components are analyzed and lastly an implementation proposal and respective results are presented. Since the beginning of the study KPI’s were created that allowed for the problems to be quantified and sensitize the health professionals to what was happening. The implementation proposal takes into consideration researches done present in the Bibliographic Revision and a visit to the spoken service of the S. João Hospital. It was decided to create an Advanced Warehouse with Replacement by Levels. The levels were defined considering the searches for each medicine and divided into three different classes in order to use the best strategy for each type of search. After that and with the help of computer scientists from ULSM stock management windows were parametrized so that the restock is done informatically. All these changes resulted in a reduction of 30% in ruptures, since the beginning of the study, where these would reach peaks of 6%, being reduced to 4.5% in a phase where the professionals were now sensitised to the problem, then finally to 1.5% in the last phase where the proposal was already implemented. Regarding the excess of stock, this was reduced by 66%. The routes for delivery of medicines where stipulated and there was compliance. This dissertation allowed to weave conclusions not only about the initial situation, but also about the consequences when implementing the proposed solution, although with a few limitations regarding the collection of data, such as the strikes that occurred in the health sector all throughout the project