ERP-järjestelmän vaatimusmäärittely : toimintatutkimus suomalaisessa pk-yrityksessä

ERP-järjestelmät ovat alati muuttuvassa liiketoimintaympäristössä yrityksille kiistattoman tärkeä strateginen voimakeino. Yrityksillä on kuitenkin vaikeuksia ERP-järjestelmien käyttöönotossa ja lukuisat ERP-järjestelmäprojektit epäonnistuvat. Gartner, Inc. (2016) arvioi, että vuonna 2018 jopa 80 % yrityksistä epäonnistuu ERP-strategiansa toteuttamisessa. Vahvan pohjan luominen ERP-järjestelmäprojektille unohtuu, mikä johtaa epätoivottuihin liiketoiminnallisiin tuloksiin. Tässä tutkimuksessa on tavoitteena selvittää, miten pk-yrityksen kannattaa toteuttaa ERP-järjestelmän vaatimusmäärittely, jotta sen mahdollisuudet onnistua ERP-järjestelmäprojektissa kasvaisivat. Tutkimus toteutetaan toimintatutkimuksena, sillä tavoitteena on vaatimusmäärittelyprosessin kehittäminen ja tutkija toimii yrityksen sisällä perinteisen ulkopuolisen tutkijan roolin sijaan. Tutkimuksen kohteena on suomalainen pk-yritys, joka on hankkimassa uutta ERP-järjestelmää ja haluaa vaikuttaa projektin onnistumiseen perusteellisella vaatimusmäärittelyllä. Toimintatutkimukselle ominaiseen tapaan aineistonkeruu toteutetaan osallistuvan havainnoinnin avulla. Tutkimuksessa havaitaan, että vaatimusmäärittelyyn kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman paljon ERP-järjestelmän todellisia käyttäjiä. Tällöin vaatimuksiin saadaan laajaa perspektiiviä ja käyttäjät sitoutuvat projektiin. Myös runsas resurssien käyttö vaatimusmäärittelyyn todetaan tarpeelliseksi, vaikka se voi pk-yrityksestä tuntua liialliselta panostukselta. Hyvin valittu ja määritelty ERP-järjestelmä tuottaa lopulta liiketoiminnallisia hyötyjä, kun taas huonon tai väärin määritel-lyn ERP-järjestelmän korjaaminen aiheuttaa suuria kustannuksia. Tutkimuksessa havaitaan myös, että ulkopuolisen konsultin käyttö vaatimusmäärittelyn apuna on kannattavaa, sillä pk-yrityksen sisällä on harvoin kattavaa kokemusta vaatimusmäärittelystä