Sähköisen asioinnin edistäminen korkeakouluissa

Työryhmän tehtäviksi oli annettu: koordinoida valtionhallinnon tietohallinnon uudistamista korkeakoulusektorilla, edistää yliopisto- ja ammattikorkeakoulusektoreiden yhteistyötä ja tiedonvaihtoa, muodostaa kokonaisnäkemys sähköisen asioinnin tilasta ja vastuista korkeakouluissa kartoittamalla korkeakoulujen prosesseja ja tietojärjestelmiä, edistää yhteisten käsitemäärittelyjen syntymistä, seurata ja tukea korkeakoulujen yhteisen tietomallin kehittämistyötä, tehdä ehdotuksia kehityshankkeiden käynnistämiseksi sekä edesauttaa toiminnallaan tuottavuutta, tehokkuutta ja laadukkuutta. Työryhmän aloitteesta on järjestetty tilaisuuksia, joilla on edistetty korkeakoulujen vuoropuhelua ja yhteistyötä. On selvitetty sähköisen asioinnin nykytilaa ja tarpeita haastattelututkimuksella korkeakoulujen toimijoiden sähköisen asioinnin kehittämistä koskevista näkemyksistä. Yhteisten käsitemäärittelyjen syntymistä ja tietomallin kehittämistyötä on tuettu järjestämällä tilaisuuksia ja seminaareja ajankohtaisista sähköiseen asiointiin liittyvistä aiheista kuten opintohallinnon käsitteet ja prosessit, korkeakoulujen yhteinen opetus- ja opintotietojen määritystyö, sähköinen asianhallinta ja arkistoinnista korkeakouluissa sekä prosessinmallinnus. Työryhmän jäseniä on osallistunut valtionhallinnon tietohallinnon uudistamistyöhön OpIT-johtoryhmän ja ValtIT-hankkeen työryhmien jäseninä. Työryhmän näkemyksen mukaan sähköisen asioinnin edistäminen korkeakoulujen välisenä yhteistyönä edellyttää, yhteistyöhön sitoutunutta johtoa, läpinäkyvää päätöksentekoa, koordinoituja korkeakoulujen yhteistyöverkostoja, nykyistä yhteisempiä käsitemalleja, rajapintoja ja korkeakoulujen prosesseja sekä yhtenäistä infrastruktuuria. Tietohallinnon johtamisen tulee liittyä tiiviisti korkeakoulujen yleiseen johtamiseen. Korkeakoulujen on tärkeää kiinnittää erityistä huomiota tietohallinnon organisointiin ja integroida se kiinteästi muuhun toimintaan eikä kehittää sitä erillistoimintona. Korkeakoulujen eri yksiköiden välillä olevia muureja on purettava ja lisättävä yhteistyötä korkeakoulujen sisällä. Yhtenäisten käsitteistöjen, tietomallin, rajapintojen ja prosessien synnyttäminen, kehittäminen ja ylläpito luovat mahdollisuuksia yhtenäiselle infrastruktuurille, mutta vaativat toteutuakseen koordinointia ja omistajuutta sekä korkeakoulujen sisällä että korkeakoulujen kesken. Korkeakoulujen yhteistyöryhmien asiantuntemusta tulee käyttää laajasti hyväksi määriteltäessä uusia hankkeita ja palveluita. Yhteistyöprojekteissa tulee eriyttää asian omistajan, ohjauksen ja operatiivisen toiminnan roolit Palvelujen kustannuksia arvioitaessa tulee määritellä palvelulle elinkaari sen ajalle syntyvät kaikki kustannukset. Korkeakouluissa tulee varata yhteistyöhankkeisiin henkilöresursseja yhteisten pelisääntöjen mukaan. Yhteistyöstä syntyville palveluille pitää olla liiketoimintamallit lyhytkestoisen hankerahoituksen sijaan. Työryhmä ehdottaa hankkeita käsitemäärittelyjen, prosessien ja prosessikuvausten yhtenäistämiseksi ja käyttöoikeuksien hallinnan kehittämiseksi sekä käynnistettäväksi projektien ohjaus- ja johtamiskoulutusta. Lisäksi työryhmä esittää hankkeita opinto-hallinnon palvelujen, johdon tietojärjestelmien ja raportoinnin kehittämiseksi sekä sähköisen asian ja dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin vaatimusten selvittämiseksi