Sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalan tietopalvelujen verkostoryhmän loppuraportti

Tässä selvityksessä on kartoitettu STM:n hallinnonalan verkostoryhmään kuuluvien tietopalvelujen nykyisen toiminnan painopisteitä ja kehittämissuunnitelmia sekä tietopalvelujen yhteistyön kohteeksi soveltuvia alueita ja yhteistyön muotoja. Taustana on sähköisen hallinnon tavoite ja eSTMohjelma, jonka yhtenä strategisena hankkeena on hallinnonalan ja muiden sidosryhmien tietovarantojen ja -järjestelmien yhteiskäytön lisääminen. Nykyisessä verkostoryhmässä ovat mukana sosiaali- ja terveysministeriön, Stakesin, Kelan, Kansanterveyslaitoksen, Säteilyturvakeskuksen, Työterveyslaitoksen, Lääkelaitoksen, Terveydenhuollon oikeusturvakeskuksen, Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskuksen sekä Vakuutusvalvontaviraston tietopalvelut. STM:n hallinnonalan tietopalvelut auttavat organisaatioitaan ja niissä työskenteleviä saamaan käyttöönsä työssään tarvitsemansa tiedon sekä ylläpitämään ammattitaitoaan. Tiedon hallinnan ala kattaa laajasti sekä tieteellisen että sovelletun tiedon. Verkottuneessa tietoyhteiskunnassa ja sähköisessä hallinnossa valmistelun ja päätöksenteon tietoperusta ja informaatiovirrat tulevat näkyvämmiksi ja tietopalvelut voivat toiminnallaan tukea tätä läpinäkyvyyttä. Tietopalvelujen toiminta tukee myös ajankohtaista Knowledge Management -ajattelun soveltamista ja sen mukaista tiedon jakamista hallinnossa. STM:n hallinnonalan tietopalvelujen toiminta on painottumassa - verkkoaineistopalveluihin - verkkosisältöpalveluihin ja tietokantatuotantoon - aineistojen lisensiointikysymyksiin - uuden tiedon seurantaan ja ennakointiin - vaikeisiin ja monimutkaisiin tiedonhakuihin ja selvittelyihin - verkkoaineistojen käytön opastukseen ja koulutukseen - verkkoaineistoista tiedottamiseen. Paperi- ja sähköisen maailman rinnakkaiselo siirtymävaiheessa kuormittaa etenkin niitä suuria tietopalveluyksiköitä, joissa kirjakokoelmat ovat vielä keskeistä aineistoa. Tietopalvelut voivat yhteistyössä tukea ja nopeuttaa siirtymävaihetta ja siihen liittyvää toiminnan muutosta. Verkostoryhmä tarjoaa foorumin, jossa voidaan vaihtaa tietoa, kokemuksia ja hyviä käytäntöjä. Vaativampi verkostomainen toiminta edellyttää yhteisiä tavoitteita ja yhteistyökulttuurin vahvistamista. Tietopalvelujen hankeyhteistyö edellyttää aina suunnitelmallista projektityöskentelyä ja tarvittavien resurssien järjestämistä. Verkostomaista toimintaa ja hankeyhteistyötä voidaan tehdä asiakohtaisissa kokoonpanoissa ja jakaa kokemukset verkostoryhmässä. Määrätietoisena visiona ja päämääränä kaikissa tietopalveluissa tulisi olla eri muodoissa olevien aineistojen (kirjat, lehdet, artikkelit, julkaisuluettelot, julkaisut) integrointi yhden käyttöliittymän taakse yhteiseen käyttöön. Tämän vision tueksi tarvitaan useita osahankkeita. Ensimmäiseksi verkostoryhmässä tulisi muodostaa asiasta yhteinen näkemys, jota kohti eri hankkeet ja resurssit suunnataan. Välittömästi yhteistyö voitaisiin aloittaa esim. seuraavista - verkkotiedon organisointi aihealueittain yhteiseen käyttöön esim. Stakesin linkkitietokanta Elman konseptin pohjalta - uuden tiedon seurannan ja jakamisen menetelmien kehittäminen - verkko-oppaiden laadinta ja asiakkaiden koulutus verkkotiedon käyttöön - asiakirjahallinnon kehittäminen (käynnistymässä keväällä 2002). Tietopalvelut voivat edelleen - kehittää yhteistyössä neuvottelustrategioitaan ja sopimusmenettelyn osaamistaan elektronisten aineistojen hankinnassa sekä - luodata ja rakentaa alan tietopalvelujen ammatillisen kehittymisen visiota. Selvityksessä ehdotetaan myös yhteistä kotisivua, jonka avulla tietopalvelut voisivat tarjota asiakkaille ja toisilleen näkymän tietopalvelujen yhteiseen palveluvalikoimaan ja tietotarjontaan. Keveimmillään sivu sisältäisi verkostoryhmän tietopalvelujen palvelukuvaukset ja linkit kunkin omalle sivulle. Yhteiseen käyttöön asetettavaa palveluvalikoimaa voi kehittää asteittain valmiuksien mukaan