CENTRALIZATION OF PROCUREMENT PROCESS IN BUSINESS SYSTEM

Nabavni odjel unutar svake organizacije ima veliku ulogu. Njezin zadatak je opskrbiti organizaciju, čiji je sastavni dio, svim potrebnim robama i uslugama. Pritom se mora voditi računa da opskrba bude zadovoljavajuća po pitanju kvalitete, u potrebnoj količini, po povoljnim cijenama, a isporuka istoga da bude u odgovarajuće vrijeme i na odgovarajućem mjestu od provjerenih i pouzdanih dobavljača ili izvršitelja usluga. Nerijetko se susrećemo sa problematikom obavljanja zadataka nabave unutar drugih poslovnih funkcija, a u tom slučaju taj se zadatak ne može obaviti sa potpunom predanošću. Da bi on bio efikasno i efektivno odrađen, on mora imati odgovarajući položaj u organizacijskoj strukturi i menadžmentu, te odgovarajući broj kvalificiranih i ponajviše motiviranih radnika. Menadžment svake organizacije, u svrhu efikasnog poslovanja, ima odgovornost donijeti odluku o izboru organizacijske strukture nabave, gdje se organizacije odlučuju hoće li nabavu centralizirati ili decentralizirati, što ovisi o mnogo faktora. U sličnoj situaciji našlo se i Žito d.o.o, koje je imalo decentraliziranu nabavu. Međutim, radi širenja poslovanja, pogotovo na gospodarske grane koje su zahtijevale sve veći broj dobavljača radi efikasnosti poslovanja, dotadašnja organizacijska struktura i decentralizacija nabave učinile su poslovanje sve težim. To se odražavalo i na efikasnost poslovanja i donosilo određene poteškoće, što je označavalo da je vrijeme za promjenu. Nakon analize koja je identificirala sve probleme u odjelu nabave rješenje se pronašlo u djelomičnoj centralizaciji odjela nabave uvodeći ERP sustav Jupiter te promjenu organizacijske strukture odjela nabave kojom su se postigle velike uštede.The procurement department within each organization has a big role to play. Its job is to provide the organization, which is an integral part of it, with all the necessary goods and services. It must be ensured that the supply is satisfactory in terms of quality, quantity, cost, and delivery at the appropriate time and place from proven and reliable suppliers or service providers. We often encounter problem-solving tasks within other business functions, and in that case this task cannot be done with complete dedication. In order to be effective and efficient, procurement must have a proper position in organizational structure and management, and an adequate number of qualified and most motivated workers. The management of each organization, for the purpose of efficient business, has the responsibility to decide on the choice of organizational procurement structure, where organizations decide whether procurement is going to be centralized or decentralized, which depends on various factors. Žito d.o.o has had decentralized procurement. However, while they were expanding business operations, mainly in new business sectors and increasing number of suppliers, the current organizational structure and procurement decentralization have made business increasingly difficult. It also reflected efficiency which meant it was time to change. After the analysis that identified all the problems in the procurement department, the solution was found in the partial centralization of procurement departments by introducing the Jupiter ERP system and changing the organizational structure of the procurement department, which resulted in great savings