Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto sosiaali- ja terveysalan organisaatiossa : Case-tutkimus yksityisestä kotihoitopalvelusta

Yritykset ja erilaiset organisaatiot toimivat nykyään tietoyhteiskunnassa, jossa digitalisaatio on arkipäivää. Taloushallinto on sähköistynyt viime vuosikymmeninä huomattavasti ja erilaiset toiminnanohjausjärjestelmät (ERP-järjestelmät) ovat mahdollistaneet kaikkien yrityksen keskeisten taloushallinnon toimintojen yhdistämisen yhteen ja samaan tietojärjestelmään. Tätä tietoa voidaan käyttää johtamisen tueksi reaaliajassa ajasta ja paikasta riippumatta. Myös sosiaali- ja terveysalalla laajat potilastietojärjestelmät tai pienemmät toiminnanohjausjärjestelmät ovat tulleet jäädäkseen sekä mahdollistaneet uusia toimintatapoja, muun muassa hoitotyön sähköisen kirjaamisen jopa mobiililla. Jotta yksityisiä sote-palveluja voidaan tuottaa tehokkaasti ja laadukkaasti, tarvitsee yritys toimivan tietojärjestelmän. Aiempien tutkimusten mukaan tietojärjestelmän käyttöönotto on kuitenkin monitahoinen prosessi ja suuri osa käyttöönottoprosesseista epäonnistuu jollakin tavoin. Tämän tutkielman tavoitteena on kuvata niitä erityispiirteitä ja haasteita, joita liittyy toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoon yksityisessä sosiaali- ja terveysalan organisaatiossa. Tutkielmassa keskitytään kuvailemaan kotihoidon ja kotisairaanhoidon palveluprosessia sekä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa. Tutkielman tutkimusote on toiminta-analyyttinen ja tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivista case-tutkimusta. Tutkielman tavoitteena on tuottaa syvällisempää tietoa toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta tutkimuskohteena olevassa case-yrityksessä. Tutkielma koostuu teoreettisesta ja empiirisestä osasta. Tutkielman empiirisen osuuden päämenetelmä on teemahaastattelu ja haastattelun kohteena olivat toiminnanohjausjärjestelmän eri käyttäjäryhmät (johto, pääkäyttäjät ja loppukäyttäjät eli hoitajat). Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on monimutkainen ja pitkäkestoinen prosessi. Käyttöönottoa tulee johtaa, jotta varmistetaan, että käyttöönotolle asetetut tavoitteet saavutetaan. Lisäksi käyttäjien tulee omaksua järjestelmä päivittäiseksi työvälineeksi ja osaksi toiminta- ja palveluprosessia. Tutkimuksen perusteella yrityksen johto tarkastelee toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprosessia strategisemmalta tasolta ja järjestelmän muut käyttäjät taas operatiiviselta tasolta käytännön työn tekemisen kautta. Jotta käyttöönottoa voidaan pitää kokonaisuudessaan onnistuneena, tulee molempien tasojen näkemysten olla yhteneväiset. Kaikkien käyttäjäryhmien mielestä toiminnanohjausjärjestelmää pidettiin sopivana kotihoidon ja kotisairaanhoidon palveluprosessiin ja toiminnanohjausjärjestelmän koettiin jopa nopeuttaneen ja tehostaneen toimintaa. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän koettiin olevan luonteva osa etenkin hoitajien päivittäistä työtä. Kuitenkin itse järjestelmässä ja omissa toimintatavoissa koettiin olevan vielä kehitettävää. Tutkimuksen kohteena olevan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton haasteena olivat käyttöönottoprojektin johtamiseen liittyvät haasteet, kuten tavoiteaikataulussa ja –budjetissa pysyminen sekä tavoitteiden saavuttaminen sekä uuden järjestelmän opettelu ja hoitotyön rakenteisen kirjaamisen käyttöönotto