Tilaustoiminnan kehittäminen yhteistyössä apteekkien ja lääketukun välillä

Tämä Pro Gradu -tutkielma on tehty toimeksiantona Tamro Oyj:lle, joka on Suomen johtava lääkkeiden jakelija. Tutkimuksen tarkoituksena on ollut kartoittaa Suomessa toimivien apteekkien tilauskäytänteitä. Tilauskäytänteiden parempi tuntemus auttaa havaitsemaan kehityskohteita ja mahdollistaa toiminnan kehittämisen yhteistyössä Tamron ja apteekkien välillä. Tilaustoiminta on merkittävä osa liiketoimintaa vaikuttaen varaston arvoon ja kiertoon, tuotteiden saatavuuteen, palvelutasoon ja asiakastyytyväisyyteen. Tilaustoiminnan vaikutukset ulottuvat lääkkeiden toimitusketjun eri toimijoihin, ja perinteisessä toimitusketjussa kysyntätieto kulkee tyypillisesti tilausten muodossa. Tilausten muodossa kulkeva kysyntä kuitenkin vääristyy aiheuttaen piiskavaikutukseksi kutsutun ilmiön. Kysyntätiedon vääristymän aiheuttamia vaikutuksia ovat muun muassa tarpeettomien puutetilanteiden syntyminen ja ylivarastojen kertyminen. Tilaustoimintaa kartoittava tutkimus on toteutettu kvalitatiivisin menetelmin. Empiirinen aineisto on kerätty teemahaastatteluilla ja tutustumalla tilaustoiminnan kehittämistä kuvaaviin referenssitapauksiin. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että tilauskäytänteet vaihtelevat apteekeittain. Apteekkien käytössä olevat tilausjärjestelmät mahdollistavat tilausparametrien muuttamisen tarpeen mukaan, mutta ne eivät ennakoi joustavasti kysynnän muutoksia esimerkiksi kampanjoiden ja sesonkien suhteen. Parametrien asettaminen ja tilausmäärien muuttaminen tapahtuvat manuaalisesti, eikä manuaalisilla muutoksilla tuotevalikoiman laajuus huomioiden kyetä vastaamaan todelliseen kysyntään parhaalla mahdollisella tavalla. Tilaustoimintaa voi kehittää toimitusketjussa tapahtuvan yhteistyön ja tiedonjaon avulla. Yhteistyö toimitusketjussa vähentää kysyntätiedon vääristymistä ja auttaa paremmin vastaamaan todelliseen kysyntään. Tilaustoimintaa voi kehittää hyödyntämällä automatisaatiota osana tilaamista ja ottamalla käyttöön yhteistyömalleja, kuten toimittajan hallinnoiman varaston mallin (Vendor Managed Inventory, VMI). Apteekeissa tilaustoiminnan kehittäminen tarkoittaa päivittäisessä työssä tilaamisen käytetyn ajan vähenemistä, aiempaa helpompaa tavaroiden vastaanottoa ja hyllyttämistä sekä vähentynyttä tarvetta reklamaatioille. Tilaustoiminnan kehittäminen auttaa myös parantamaan saatavuutta, alentamaan varastoon sitoutunutta pääomaa sekä vähentämään esimerkiksi tuotteiden vanhenemisesta aiheutuvaa hävikkiä. Ymmärtämällä apteekkien tilaustoimintaa Tamro voi aiempaa paremmin ennakoida kysyntää ja hyödyntää kapasiteettiaan tehokkaammin