Mill improvement projects procurement process development

Tämän työn tutkimusongelma on selvittää, miten kohdeyrityksen hankintaprosessia tulisi kehittää. Tutkimus kohdistuu paperikoneiden ja niiden apulaitteiden parannusprojektien hankintaprosessiin, jonka tiedetään toimivan heikosti. Keskeisiksi ongelmiksi koetaan aikataulut ja tietojärjestelmien toiminta. Tutkimus on rajattu tarkastelemaan operatiivisen hankintaprosessin vaiheita, näiden toimintaa sekä käytettäviä tietojärjestelmiä. Tutkimusmenetelmänä käytetään tapaustutkimusta, jonka perustana ovat osa-alueittain suoritetut puolistrukturoidut haastattelut. Hankintaprosessin kehittämisen teoreettinen taustatieto on kartoitettu kirjallisuustutkimuksella. Tutkimusta täydennetään benchmark-vertailulla, jossa etsitään parhaita käytäntöjä muista yrityksistä. Lisäksi selvitetään kohdeyrityksen toiminnan taso suhteessa verrokkiyrityksiin. Tapaustutkimuksessa hankintaprosessista löydettiin kuusi erillistä ongelmakohtaa, jotka liittyvät aikatauluihin, tietojen siirtoon, tuotetietoihin, varastojen käyttöön, yksiköiden välisiin eroihin ja projektin hallintaan. Benchmark-vertailun tuloksena todetaan kohdeyrityksen hankintaprosessin olevan verrokkeja heikommin vakioitua. Vertailussa löydetyt parhaat käytännöt liittyvät hankintojen suunnitteluun ja seuraamiseen, projektin ohjaukseen sekä prosessin virheensietokykyyn. Tutkimuksen tuloksena esitetään välittömästi suoritettavia kehitystoimenpiteitä, jotka voidaan toteuttaa ohjeistuksilla ja hankintaorganisaation sisäisillä toiminnan muutoksilla. Lisäksi esitellään pidemmän aikavälin kehitysehdotukset, jotka edellyttävät muutoksia hankintaprosessin ulkopuolisissa toiminnoissa. Välittömästi suoritettavilla kehitystoimenpiteillä pienennetään kaikkien kuuden esitellyn ongelman suuruutta. Niiden implementointi edellyttää ohjeistuksien muodostamista sekä henkilöstön perehdyttämistä määriteltyihin toimintamalleihin.The research problem of this Thesis is to find out how the target company’s procurement process should be developed. The research focuses on procurement process of improvement and modernization projects performed to the paper mill machinery. The process is known to be problematic. Presupposition is that the essential problems are schedule and information system based. The research scope is limited to the phases of procurement process, their functions and the information systems used. The applied research method is a case-study, which bases on semi-structured interviews executed according to organizational departments. The theoretical background of procurement process development is defined by literature research. The research is complemented with benchmark study in order to find out the best practices from other companies. The level of operation in the target company is compared to the benchmarked companies. Case-study revealed six separate problems which are related to schedules, information transfers, product data, stock usage, differences between units and project management. Benchmark reveals that the procurement process in the target company is less standardized than in control companies. The best practices are related to planning the purchases, monitoring the purchase orders, management of the projects and process ability to tolerate flaws. As the result, this research introduces short term actions to be executed immediately. These actions can be carried out by new instructions and changes in the operation of the procurement department. Long term development proposals are also presented. These proposals require development of operations outside the procurement department. Immediate actions are able to reduce the effect of the six presented problems. The implementation of these actions requires formation of instructions and instructing the personnel to the new operation models