Performance Measurement and Management Practices in Finnish Organizations

Mittaustiedon roolia osana johdon ohjausjärjestelmiä on tutkittu viime vuosina paljon. Johdon ohjausjärjestelmiin kuuluvien erilaisten ohjausmekanismien välisistä yhteyksistä on kuitenkin löydettävissä vähän kirjallisuutta ja empiiristä tutkimusta. Myöskään mittaustiedon hyödyntämisen käytäntöjä ei ole juuri tutkittu ja mittaustiedon käytännön rooli osana päätöksentekoa on jäänyt epäselväksi. Tässä diplomityössä selvitettiin suomalaisten organisaatioiden suorituskyvyn mittaamista hyödyntäviä johtamiskäytäntöjä. Työssä käsitellään erityisesti sitä, miten mittaustietoa hyödynnetään johtamisprosessin ja päätöksenteon tukena. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja aineistonkeruu tapahtui puolistrukturoitujen teemahaastattelujen avulla. Haastateltavina oli 29 henkilöä 23 yrityksestä ja he painottuivat teollisuuden alalla toimiviin keskijohtajiin. Kysymysrunko luotiin teoriaan pohjautuen tutustumalla johdon ohjausjärjestelmien viitekehyksiin ja tunnistamalla suorituskyvyn johtamiskirjallisuudesta yksi ja päätöksenteon kirjallisuudesta kaksi johtamisen tehtävää. Johdon ohjausjärjestelmien pakettimallin avulla tarkasteltiin mittaustiedon roolia osana kolmea johtamisen tehtävää eli suorituskyvyn johtamista, strategista päätöksentekoa ja resursointia. Tutkimuksessa kävi ilmi, että mittaustiedon rooli kyberneettisenä kontrollina oli tyypillisesti budjettipohjaista ohjausta, mutta epämuodollisilla kulttuurisilla kontrolleilla oli merkittävä rooli organisaatioiden ohjauksessa. Päätöksentekijöiden vastuulle jäi asettaa tavoite ja luoda sitä kuvaavat mittarit, eikä tähän liittyen juuri ollut olemassa ohjeistuksia tai vakiintuneita toimintatapoja. Hallinnollisten kontrollien rooli osoittautui siis tässä tutkimuksessa pieneksi. Mittaamisen hyödyntäminen vaikutti systemaattisimmalta pankki- ja vakuutusalalla. Yleisimmin mittaustiedon hyödyntämistä ei kuitenkaan nähty määrämuotoisena, vaan kertaluonteisesti tapahtuvana selvitystyönä. Haastateltavat tunnistivat mittaustiedon käytöstä koituvat hyödyt, mutta varsinaisia käytäntöjä mittaustiedon hyödyntämiselle löytyi yllättävän vähän huolimatta haastateltavien työtehtävien operatiivisesta luonteesta. Haastateltavien oli vaikea kuvailla mittaustiedon käyttöä ja onkin mahdollista, että se on luonteeltaan enemmän tiedostamatonta. Mittaustiedon käyttö osoittautui jäsentymättömäksi ja tutkimuksen perusteella vaikuttaa siltä, että mittaustiedon hyödyntämiseen liittyvissä käytännöissä riittää tutkittavaa ja kehitettävää.The role of performance information as a part of management control systems has been researched a lot in the past few years. However, there is little literature or empirical studies about the linkages between different control elements in management control systems. The practices linked to the usage of performance information and its actual role in decision-making have remained implicit. This thesis examines the managerial practices supported by measurement data in Finnish organizations. Particularly the thesis discusses how performance information is exploited in repetitive management processes and decision-making. The study was executed as a qualitative study and the method for collecting research data was conducting semi-structured interviews. 29 interviews were conducted in 23 organizations, the main target group being middle managers in industrial production. The structure of the interview was compiled based on management control systems frameworks as well as identifying one key managerial task from the literature of performance management and two key managerial tasks within decision-making literature. Management control systems package typology was utilized to examine the role of performance information in three managerial tasks, which were performance management, strategic decision-making and resourcing. The study revealed that the role of performance information as a cybernetic control emerged typically as budget-based controlling but informal cultural controls had a significant role in guiding the organization. The decision-makers were in charge of setting the targets and defining the appropriate measures, however there seemed to be no policies or procedures for the execution of these tasks. Therefore, the role of administrative controls appeared minimal. It turned out that the use of performance information was most systematic in the banking and insurance sector. In general, the use of performance information was perceived more as a singular one-time analysis rather than a standard procedure. The interviewees recognized the benefits of using performance information but few actual practices of using the performance information came up regardless of the operative nature of the interviewees’ occupation. The interviewees had difficulties describing the use of performance information and it may be that the use is in fact performed unknowingly. The use of performance information proved to be unstructured and according to this study there are vast research and development opportunities in regards to the usage of performance information