A practical decision-making framework for improved demand planning in small to medium-sized wineries

Thesis (MEng)--Stellenbosch University, 2018.ENGLISH ABSTRACT: In recent years, supply chain performance has become a major part of the way in which companies gain competitive advantage and create value for customers. A company’s supply chain encompasses the flow of information and products between the supplier’s supplier and the customer’s customer. The processes that direct these flows need to be managed to ensure timely and perfect execution of orders or services, thereby improving business performance. These processes have been studied and implemented widely in top performing companies worldwide. In the wine industry, the body of knowledge and literature on wine supply chains, strategy and business aspects are lacking, despite the abundance of literature regarding the production of wine. Therefore, little is known about the implementation and execution of supply chain practices within the wine industry. Since the South African wine industry is struggling financially, with many producers making less than a 1% return on investment annually, considering the improvement of supply chain practices can be beneficial to these producers. Since wine can only be ‘manufactured’ once a year, the amount of wine necessary to fulfil demand in that year needs to be planned accurately. The production and packaging of wine is expensive, especially in small- and medium-sized wineries where smaller volumes lead to higher unit costs. Undesired surpluses and lost sales opportunities are therefore costly. Record-keeping and planning can improve decision-making and business performance in wineries. A demand-planning framework is developed to provide wineries with a more structured approach to forecasting, planning and managing demand. This incorporates the valueadding opportunities present in the wine industry to be exploited by wineries based on their product offering and capabilities. These value-adding opportunities are incorporated into demand forecasting to develop the demand plan. Given the numerous quantities of stock-keeping units (SKUs) present in wineries owing to, among other things, different bottle shapes, sizes and labels, SKU grouping and classification is used to simplify the forecasting process. The framework proposed is developed from literature and the experience of the researcher. It is then implemented at a medium-sized case study winery in Stellenbosch to evaluate the outcomes of the framework. This is done by using historical sales data of the winery, as well as conducting structured interviews with the winery management team. The framework objectives are further validated by other wine industry role-players by means of semi-structured interviews. It was found that a need exists for structures and processes aimed at improving record-keeping, decision-making and demand planning, which would benefit the wine industry as a whole. The framework implementation at the case study winery proved that the framework is easily implementable and beneficial for record-keeping, decision-making and planning. From the external validation, the industry role-players commended the framework to be feasible, practical, structured, easy to use and holistic. The framework also proved to be adaptable since more than one winery sees the capability and benefit of using the framework. The proposed framework was found to be especially beneficial in generating and tracking data within wineries to repeat past successes and eliminate repeated failures.AFRIKAANSE OPSOMMING: Die prestasie van voorsieningskettings het in die afgelope paar jaar ’n belangrike onderdeel geword van hoe maatskappye mededingende voordeel bou en waarde toevoeg vir kliënte. ’n Maatskappy se voorsieningsketting omvat die vloei van inligting en produkte tussen die verskaffer se verskaffer en die kliënt se kliënt. Die prosesse wat hierdie bewegings reguleer, moet bestuur word om die uitvoering van bestellings of dienste in geheel en betyds te laat plaasvind, en sodoende besigheidsprestasie te verbeter. Hierdie prosesse is wêreldwyd in toppresterende maatskappy bestudeer en geïmplementeer. Die kennis en literatuur rakende wynvoorsieningskettings, strategie en besigheidsaspekte ontbreek in die wynbedryf, ondanks die oorvloed literatuur wat in verband met wynproduksie bestaan. Gevolglik is daar min bekend oor die implementering en uitvoering van voorsieningskettingpraktyke in die wynbedryf. Aangesien die Suid-Afrikaanse wynbedryf finansieel sukkel, met baie produsente wat jaarliks minder as ’n 1%-opbrengs op belegging maak, kan hierdie produsente voordeel trek uit die verbetering van voorsieningskettingpraktyke. Aangesien wyn slegs een maal per jaar ‘vervaardig’ kan word, moet die hoeveelheid wyn wat in daardie jaar in die aanvraag moet voorsien, noukeurig beplan word. Die vervaardiging en verpakking van wyn is duur, veral in klein en mediumgrootte wynkelders waar kleiner volumes tot hoër eenheidskoste lei. Daarom kom ongewenste surplusse en verlore verkoopsgeleenthede teen ’n hoë prys. Rekordhouding en beplanning kan besluitneming en besigheidsprestasie in wynkelders verbeter. ’n Aanvraagbeplanningsraamwerk is ontwikkel om wynkelders van ’n meer gestruktureerde benadering tot vooruitskatting, beplanning en die bestuur van aanvraag te voorsien. Dit omvat die waardetoevoegingsgeleenthede wat in die wynbedryf voorkom en deur wynkelders ontgin kan word, afhangend van hul produkaanbod en vermoëns. Hierdie waardetoevoegingsgeleenthede word by die aanvraagvoorspelling geïnkorporeer om die aanvraagplan te ontwikkel. Gegewe die groot hoeveelheid voorraadhoudingseenhede (VHE’s) in wynkelders vanweë, onder andere, verskillende bottelvorms, -groottes en -etikette, word voorraadhoudingseenheid-groepering en -klassifikasie gebruik om die vooruitskattingsproses te vereenvoudig. Die voorgestelde raamwerk is uit die literatuur en die navorser se ondervinding ontwikkel. Dit word vervolgens by ’n mediumgrootte wynkelder in Stellenbosch geïmplementeer om die uitkomstes van die raamwerk te evalueer. Dit word gedoen deur die wynkelder se historiese verkoopsdata te gebruik, asook deur gestruktureerde onderhoude met die wynkelder se bestuurspan te voer. Die raamwerkdoelwitte word verder gevalideer aan die hand van semi-gestruktureerde onderhoude met ander rolspelers in die wynbedryf. Daar is bevind dat ’n behoefte bestaan aan strukture en prosesse wat op die verbetering van rekordhouding, besluitneming en aanvraagbeplanning gemik is en waaruit die wynbedryf in sy geheel voordeel kan trek. Die implementering van die raamwerk by die gevallestudie-wynkelder het bewys dat die raamwerk maklik is om te implementeer en voordelig vir rekordhouding, besluitneming en beplanning is. Wat die eksterne validasie betref, het die rolspelers in die wynbedryf die raamwerk as haalbaar, prakties, gestruktureerd, gebruiksvriendelik en holisties beskou. Die raamwerk blyk ook aanpasbaar te wees, aangesien meer as een wynkelder meen dat hulle die raamwerk kan gebruik en voordeel daaruit kan trek. Die voorgestelde raamwerk is veral voordelig vir die generering en nasporing van data in wynkelders ten einde vorige suksesse voort te sit en herhalende mislukkings te vermy