Digital preservation of municipal legislative archival documents: contributions of the Archivology

Com o crescente aumento do uso das tecnologias de informação e da implantação de documentos digitais nas Câmaras Municipais, ligadas ao processo legislativo municipal, surge inquietação em relação a forma como esses documentos são elaborados para serem recuperados e disponibilizados no futuro. É preciso refletir se as inovações, mudanças e atualizações em softwares, hardwares e suportes informacionais acompanharão o processo de evolução tecnológica. Torna-se necessário pensar na conservação e preservação digital para a recuperação da informação dos documentos arquivísticos digitais legislativos municipais em longo prazo. O objetivo desse estudo foi a preservação digital dentro do contexto da informação do documento arquivístico legislativo municipal, visando a elaboração de modelos de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação, e de metadados para documentos do processo legislativo municipal. A metodologia utilizada foi a análise exploratória e descritiva, baseada no levantamento bibliográfico. Destaca uma abordagem sobre documento arquivístico, documento arquivístico digital, documento legislativo municipal e preservação digital e preservação de documentos arquivísticos digitais legislativos municipais. Com análise dessas informações foi possível concluir que os documentos arquivísticos digitais legislativos municipais necessitam desde a sua origem seguir procedimentos adequados para a sua preservação, desde a implantação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, como de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis e plataformas de acesso, que sigam os requisitos estabelecidos pelo CONARQ e demais órgãos e colegiados responsáveis pela gestão arquivística. Desta maneira será possível manter a autenticidade dos documentos em longo prazo.With the increasing use of information technologies and the deployment of digital documents in the Municipal Councils, linked to the municipal legislative process, there is concern about the way these documents are designed to be retrieved and made available in the future. It is necessary to reflect if innovations, changes and updates in software, hardware and information media will accompany the process of technological evolution. It is necessary to think about digital preservation and preservation for the retrieval of the information of the municipal legislative digital archives in the long term. The objective of this study was the digital preservation within the context of the information of the municipal legislative archival document, aiming at the elaboration of classification code models and temporality and destination tables, and of metadata for documents of the municipal legislative process. The methodology used was the exploratory and descriptive analysis, based on the bibliographic survey. It emphasizes an approach on archival document, digital archival document, municipal legislative document and digital preservation and preservation of digital archival documents municipal legislative. With the analysis of this information, it was possible to conclude that the municipal legislative digital archival documents need from its origin to follow appropriate procedures for their preservation, from the implantation of a Computerized Document Management System, such as Reliable Digital Archival Storage Repositories and Access Platforms , that follow the requirements established by CONARQ and other bodies and collegiate responsible for archival management. In this way it will be possible to maintain the authenticity of the documents in the long term