Diagnóstico sobre a utilização da contabilidade analítica nos hospitais públicos portugueses

Trabalho Final do Curso de Especialização em Administração HospitalarRESUMO - Este trabalho de campo tem como propósito contribuir para um maior conhecimento do estado atual de implementação e utilização da contabilidade analítica nos hospitais públicos pertencentes ao Serviço Nacional de Saúde (SNS). Mais especificamente, pretende conhecer quais os métodos de custeio em uso, os principais recursos utilizados e a informação gerada pela contabilidade analítica. No âmbito da informação de custos gerada pela utilização da contabilidade analítica, são analisadas as respectivas caraterísticas, quais os utilizadores mais comuns e as tarefas ou situações em que esta está a ser aproveitada. Por fim, pretende-se aferir quais são os fatores condicionantes e fatores críticos de sucesso que dificultam ou potenciam, respetivamente, o desempenho da contabilidade analítica nos hospitais. Ao longo da primeira parte do trabalho são descritas as principais razões que justificam a importância e pertinência do tema da contabilidade analítica nos hospitais, examinando-se esta vertente da contabilidade e quais os principais métodos de custeio e respetiva informação gerada. Na segunda parte, tratando-se de uma investigação descritiva, com a criação e aplicação de um questionário online a 50 instituições hospitalares, são analisadas as respostas de responsáveis pelas áreas financeira e de planeamento e controlo de gestão de 41 hospitais públicos (parte destes com gestão privada). A evidência recolhida permite concluir que a maioria dos hospitais públicos tem um sistema de contabilidade analítica implementado (parcialmente ou totalmente), utiliza essencialmente o método de custeio por secções e perante a possibilidade de adotar um outro seria o método de custeio por doente. A implementação da contabilidade analítica no hospital é realizada essencialmente por uma equipa técnica interna, no entanto esta não permanece até à fase atual, pelo que poucos são os hospitais que ainda detêm uma equipa que faça a gestão de custos. As equipas que existem são constituídas por gestores, economistas e contabilistas. Ainda ao nível dos recursos, começam a ser utilizados alguns sistemas de informação que apuram os custos por objeto de custeio, no entanto a utilização de folhas de Excel ainda predomina. Quanto à informação de custos gerada, de um modo geral, a perceção dos respondentes é de que esta satisfaz as caraterísticas de qualidade, principalmente ao nível da compreensibilidade e comparabilidade. Esta informação é, em maioria, nunca, raramente, ou às vezes utilizada em situações de previsão, controlo e tomada de decisão, sendo disponibilizada mensalmente aos utilizadores internos e anualmente aos externos. Os utilizadores internos mais comuns desta informação são o Conselho de Administração (CA), a Direção de Departamentos ou Serviços e a Gestão Intermédia (GI). Quanto aos externos, o destaque é dado à Administração Central do Sistema de Saúde (ACSS). Por último, sugere-se que seja dada alguma atenção a fatores como a facilidade de uso, a sensibilização da gestão de topo, a definição de critérios uniformes de imputação de custos, que podem impulsionar a implementação e manutenção do sistema. Não deixando de ter em consideração que a falta de sistemas de informação robustos, o apuramento de informação sem qualidade e a necessidade de dados não financeiros podem ser fatores que dificultam o desempenho da contabilidade analítica. Este é o estado atual da utilização da contabilidade analítica nos hospitais públicos portugueses, constituindo-se este trabalho de campo como um contributo para o desenvolvimento de mais estudos de investigação acerca do comportamento das organizações de saúde com maior consumo de recursos, no que respeita à forma analítica como os considera. Com este trabalho não se pretende avaliar ou classificar esse comportamento, mas sobretudo conhecer a realidade, colaborando de alguma forma para a retoma de projetos anteriores do Ministério da Saúde português, que visam a implementação da contabilidade analítica como instrumento de gestão e apoio à tomada de decisão por parte dos gestores hospitalares.ABSTRACT - This paper aims to contribute to a better knowledge of the current state of implementation and usage of management accounting in public hospitals part of the National Healthcare System (SNS – Sistema Nacional de Saúde). More specifically, it intends to assess a group of costing methods, main resources used and information generated by management accounting. In the sphere of costing information generated by the usage of management accounting there are analysed the characteristics of that information, which are its most common users and the tasks or situations in which this information is best used. Lastly, this paper intends to assess which are the conditioning and critical factors of success, which can, respectively, difficult or potentiate the best performance of management accounting in hospitals. Throughout the first part of this paper the main reasons which justify the importance and pertinence of the theme of management accounting in hospitals are described, examining this side of accounting, the principal methods of costing and respective information generated. In the second part, being this paper a descriptive research, with the creation of an application for an online questionnaire presented to 50 hospital institutions, the answers of those responsible by financial management and planning and control management of 41 public hospitals (some with private management) were analysed. The collected evidence allows us to conclude that the majority of public hospitals have a management accounting system (partially or fully) implemented, which use essentially a costing method by sections and, if they had the possibility of having a different one, it would be the method of costing by patient. The implementation of management accounting in hospitals is essentially made by a technical internal team; however these teams do not continue to the current stage, therefore there are few hospitals which still have a team that provides costing management. The existing teams are composed by managers, economists and accountants. At a resource level, some information systems started to be used, which calculating costs by costing object, however Excel sheets usage still prevails. As for costing information generated, the general perception of the repliers is that it suits the quality characteristics, mainly at comprehensibility and comparability levels. This information is, in the majority of cases, never or rarely used, or used in some prediction situations, control and decision making, being provided monthly to internal users and annually to external users. The most common internal users of this information are the Administrative Council (Conselho de Administração – CA), Services Management and Intermediate Management (Gestão Intermédia – GI). As for the external users, the main user is the Central Healthcare System Administration (Administração Central do Sistema de Saúde - ACSS). Lastly, it is suggested that some attention needs to be given to factors such as usage easiness, top management awareness, uniform criteria definition of costing imputation, which may impulse the implementation and maintenance of the system. Considering the lack of robust information systems, the tabulation of information without quality and the necessity for non-financial data may be factors which make the performance of management accounting difficult. This is the current usage of management accounting in Portuguese public hospitals, being this paper a contribution for the development of more research studies about the behaviour of health organizations with a major resource consumption, in relation to the management form, in which it assess the resources. With this paper, it is not intended to evaluate or classify this behaviour, but mostly know the reality, attempting to cooperate with a resuming of previous Portuguese Health Ministry projects, which aim to the implementation of management accounting as a management and support instrument to decision making of hospital managers.