Färdigställande av Sveriges digitala förrättningsarkiv : Effekter av skanning av äldre gällande förrättningsakter

När Lantmäteriet skannade sina förrättningsarkiv till det digitala arkivet Arken var syftet att få ett rikstäckande digitalt förrättningsarkiv. Lantmäteriet lagrar idag sitt förrättningsmaterial i Arken. Äldre gällande förrättningsakter, vidare benämnda akter om ej annat anges, som aldrig överlämnats till Lantmäteriet för skanning saknas dock fortfarande i Arken. Dessa akter arkiveras från 1972 och tidigare av respektive kommun som saknar kommunal lantmäterimyndighet i de så kallade byggnadsnämndsarkiven. Detta följde av att dåvarande lantmäteristyrelsen år 1917 gav kommuner möjlighet att bli stadsregisterförare och fastighetsbildare i stad eller samhälle på landsbygden. Behovet av att akterna kommer in i Arken är stort och genom skanning tillgängliggörs de och blir mer lätthanterliga för samtliga aktörer med intresse av dem. Digitalisering av de återstående akterna skulle bidra till att göra både förrättningshandläggning samt arkivering av akterna mer effektiv, tillgänglig och lätthanterlig för Lantmäteriet. Detsamma gäller för kommuner som arkiverar dem, såväl som för privatpersoner och andra myndigheter. Studien syftar besvara vilka effekter en skanning av de återstående akterna kan ha. Frågeställningar som användes var: 1) Hur kan handläggningen av lantmäteriförrättningar effektiviseras och 2) göras mer rättssäker genom skanning av byggnadsnämndernas akter som ännu inte skannats in i Arken? 3) Hur kan kommuner och andra aktörer på fastighetsmarknaden påverkas av skanning av dessa akter? Frågeställningarna besvarades genom inventering av akter samt intervjuer. Inventeringen verifierade de maskinellt uttagna antal akter som saknades i Arken och jämfördes med verkligheten i de kommuner som skannat sina akter. Tillsammans med detta utfördes en manuell inventering av respektive kommun, som inte skannat sitt arkiv. Intervjuerna beskrev förrättningars rättssäkerhet och kvalitet i handläggning och fastighetsregistret. Intervjuerna besvarade även vilka aktörer som kunde påverkas av skanning av de återstående byggnadsnämndsarkiven var samt hur aktörerna påverkades. Med resultatet visas effekterna av skanningen bland annat vara tidsbesparingar och effektivitet för många av de inblandade aktörerna. Rättssäkerhet och kostnadsbesparingar ansågs också kunna åstadkommas hos kommuner och Lantmäteriet genom skanning av de äldre akterna. Slutsatser som drogs i arbetet var att skanningen påverkar de som idag använder akterna positivt och att satsningar inom detta bör satsas på från kommunalt såväl som statligt håll.When the Swedish Mapping, Cadastral and Land Registration Authority, Lantmäteriet, first digitised their archived cadastral procedures into the digital archive Arken, the aim was to create a national digital archive for cadastral procedures. Lantmäteriet now have their cadastral procedures digitised in Arken. Some municipalities still have their older analogue cadastral procedures from 1972 and before archived in the office of their local authority. For the cadastral procedure, this means the land surveyor is bound to contact the local authority to reach all information needed for the procedure. A digitisation of the remaining older cadastral procedures may improve their availability and make todays cadastral procedure more effective and manageable for Lantmäteriet. This also applies to other users of these older archived documents. This dissertation aims to answer the following questions: 1) How may cadastral procedures become more effective and 2) become more legally certain through a digitisation of the analogue archives? 3) Which impact may a digitisation of these older archives have on the real property market and the Swedish municipalities? The research questions were answered through inventory of cadastral procedures and personal interviews with local authorities and other actors, experienced of or influenced by these matters. The inventory helped answering the amount of work remaining in digitising these archives. The interviews answered which impact a digitisation of the material would have on different users of the information. Interviews were also used together to investigate both the legal certainty of cadastral procedures and the quality of the Swedish land registry. The result of the dissertation shows which impact a digitisation would have on different users of the information. The most common effect of digitisation was effectiveness in different aspects, such as timesaving and cost-effectiveness along with legal certainty. Conclusions from the dissertation are: all interviewed users of the older cadastral procedures are positive to a digitisation of the material. More effort in time and finance from the different Swedish local authorities and Lantmäteriet is needed and strongly recommended