Aplicação do conceito lean office aos processos administrativos em instituições de ensino superior

O ambiente empresarial onde a qualidade e o preço competitivo são uma constante, impulsiona os gestores a práticas de gestão que propiciem maior lucratividade e melhor desempenho de maneira eficiente e eficaz. Nesse sentido, progressivamente, têm substituído a orientação da gestão por funções para a gestão por processos e aplicado conceitos e práticas Lean. Considerando a filosofia Lean como uma prática de gestão e a possibilidade de sua implementação em funções operacionais, gerenciais e informacionais, esta dissertação tem por objetivo avaliar a aplicabilidade do conceito Lean Office no ambiente administrativo de duas Instituições de Ensino Superior (IES) e para tanto, estuda-se a origem e evolução histórica desta metodologia, suas definições e conceitos. São também caracterizados os tipos de desperdícios (Muda, Mura e Muri), bem como as etapas de implementação do conceito Lean com ênfase no fluxo de valor. Indicam-se os possíveis benefícios e também os desafios que podem ocorrer ao implementar esta metodologia. Considerando que a informação é o principal recurso dos ambientes administrativos, a sua gestão e os seus fluxos também são abordados. No que se refere a metodologia utilizada, esta dissertação se caracteriza por uma pesquisa de natureza aplicada, com abordagem qualitativa e estudo de 2 casos: a Universidade Feevale situada no Vale do Rio dos Sinos na região metropolitana de Porto Alegre, Brasil e o Instituto Politécnico de Leiria situado em Leira, Portugal. O foco do trabalho visou avaliar a aplicabilidade do conceito Lean Office nos processos administrativos de aquisição e pagamento de bens e serviços das duas IES, analisando a correlação destes processos às atividades e tarefas administrativas desempenhadas. Aplicou-se um questionário aos gestores administrativos destas áreas que permitiu, identificar os principais desperdícios existentes relacionados a esperas, movimentações, retrabalhos e reprocessamentos. Os fluxos de valor foram analisados nas duas IES, neles se propõem melhorias nas atividades e tarefas desempenhadas como por exemplo rever o fluxo de informações, elaborar tutoriais descritivos e potencializar o uso dos recursos de tecnologia da informação. Os resultados evidenciaram ser oportuna a aplicação deste conceito nas Instituições estudadas, propiciando fluidez aos processos, melhor desempenho das atividades e redução de desperdícios