MANAJEMEN KEARSIPAN PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) SURAKARTA (PADA BAGIAN HUBUNGAN LANGGANAN)

Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sekitar pemerintah dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme diperkantoran, untuk memajukan usaha bisnis diperlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Demikianlah kecenderungan bisnis di abad informasi dewasa ini, berkembang pesat dan penuh lika-liku persaingan, dan maju-mundurnya sangat tergantung kepada informasi. Salah satu informasi yang sangat penting bagi dunia bisnis adalah rekaman dari kegiatan bisnis itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan informasi intern. Kearsipan mempunyai peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi yaitu organisasi yaitu sebagai sumber informasi dan pusat ingatan terhadap suatu organisasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan-penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pengendalian dan pertanggung jawaban dengan setepat-tepatnya. Setiap organisasi memerlukan manajemen kearsipan karena membutuhkan akses yang efektif dan efisien terhadap data serta informasi yang ada di dalam organisasi, maka dari itu perlu adanya manajemen kearsipan yang baik dan terencana sehingga membantu kelancaran mekanisme kerja dari seluruh kegiatan kantor. Namun apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan sebaik-baiknya maka bisa menghambat kelancaran organisasi, bahkan dapat mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja seperti pikiran, waktu, tenaga dan biaya. Mengingat kearsipan memegang peranan yang vital, maka pelaksanaan suatu manajemen kearsipan yang baik sangat mendukung dalam pencapaian suatu tujuan organisasi yang tentunya sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain manusia dan teknologi yang berkembang pesat. Pengelolaan arsip yang tepat, efektif dan efisien ini sangat diperlukan guna menjamin tersedianya informasi yang tepat dan cepat baik bagi para pimpinan, petugas dalam mengambil keputusan. Bagi petugas lainnya untuk mengambil langkah tertentu dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok maupun pelayanan kepada pihak lain. Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironinya dewasa ini masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip yang dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpuk dalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan atau dibutuhkan. Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya adalah kurang adanya kesadaran dari pegawai akan pentingnya arsip di dalam administrasi. Kemungkinan yang lain karena tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan. Berdasarkan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk meneliti lebih mendalam tentang manajemen kearsipan di bagian hubungan langganan serta mengadakan pengamatan langsung pada kantor PDAM Surakarta. Penulis mengambil lokasi di kantor PDAM Surakarta. Penulis mengambil lokasi di Kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta pada bagian hubungan langganan karena berdasarkan pertimbangan dan penanganan permasalahan tentang arsip pada bagian langganan tersebut dengan menggunakan pengelolaan arsip yang terawat dan terpelihara dengan baik, sehingga arsip tersebut dapat menunjang kelancaran pekerjaan suatu organisasi dengan didukung oleh fasilitas yang memadai. Arsip pada Kantor Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Surakarta disimpan dan dikelola pada masing-masing bagian, sehingga pada kantor tersebut tidak terdapat bagian khusus yang mengelola arsip. Adapun jenis-jenis arsip dan jumlah arsip yang disimpan di bagian hubungan langganan antara lain sebagai berikut : v Sambungan baru adalah identik dengan konsumen baru dimana masyarakat menghendaki pelayanan air dari PDAM. v Pengaduan adalah adanya keluhan dari pelanggan air minum PDAM, misalnya saja pengaduan tentang keterlambatan pasang dan sebagainya. v Surat menyurat adalah adanya permohonan masyarakat yang ingin menjadi pelanggan untuk mendapatkan air minum dari PDAM. v Jumlah pelanggan adalah jumlah masyarakat yang menjadi pelanggan air minum dari PDAM. Dengan demikian kita dapat mengetahui tentang arsip-arsip apa saja yang disimpan atau yang ada di bagian hubungan langganan pada kantor PDAM Surakarta