EVALUASI DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERUSAHAAN DAGANG (Studi Kasus pada Dealer Yamaha Sahabat Baru Motor di Magetan)

Persaingan yang cukup ketat dalam dunia usaha terutama dalam usaha perdagangan, menuntut para pelaku bisnis untuk lebih efisien dan efektif dalam menjalankan bisnis yang mereka tekuni. Dengan lebih efektif dan efisien, perusahaan akan mampu bertahan dalam persaingan dan dapat mengembangkan usaha. Seiring berkembangnya usaha, maka tingkat kompleksitas dan aktivitas akan semakin tinggi. Tuntutan tersebut harus dijawab para pelaku bisnis untuk lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Suatu bentuk usaha mempunyai suatu struktur organisasi. Organisasi merupakan kumpulan unit-unit pengambilan keputusan untuk mewujudkan tujuan-tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima masukan dan menjadi keluaran dalam bentuk produk dan jasa. Secara konseptual seluruh 10 sistem organisasi mencapai tujuannya melalui proses alokasi sumberdaya yang diwujudkan melalui proses pengambilan keputusan manajerial (Bodnar dan Hopwood, 1995: 2). Bentuk usaha yang baik akan mempunyai suatu sistem yang baik. Sistem diciptakan untuk menangani sesuatu yang berulang kali atau secara rutin terjadi (Mulyadi, 1997: 3). Oleh karena itu sistem yang baik akan mampu menangani semua masalah yang sering terjadi dan mampu menjawab semua masalah dengan risiko yang kecil karena sistem telah menjadi rutinitas dengan low risk. Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu (Bodnar dan Hopwood, 1995: 1). Dalam lingkup sistem informasi, sistem didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk memenuhi tujuan atau fungsi tertentu (McLeod, 1995: 13). “Produk” dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan (Wilkinson, 1992: 45). Informasi sangat membantu dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan. Falikhatun (1998: 1) menyatakan dalam pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan, manajemen membutuhkan informasi yang lebih relevan, akurat, dan tepat waktu pada setiap pengambilan keputusan. Informasi adalah data yang berguna yang diolah untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan yang tepat. Sedangkan data adalah fakta, angka, atau simbol mentah yang secara bersama-sama memberikan masukan bagi sistem informasi. 1 11 Sistem Informasi didefinisikan sebagai kerangka kerja sumber daya terkoordinasi dalam mengumpulkan, memproses, mengendalikan, dan mengelola data melalui beberapa tahap berurutan guna menyediakan informasi melalui suatu jaringan komunikasi untuk berbagai macam pengguna dalam satu atau lebih tujuan (Wilkinson, 1992). Bandi (1998: 247) menyatakan suatu sistem informasi yang telah didesain dan diimplementasi, tidak dapat mengabaikan pengembangan sistem berikutnya. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1997) ada 3 alasan utama suatu sistem akan terus dikembangkan, yaitu: (1) perubahan yang tak terelakan baik dalam perusahaan maupun lingkungan perusahaan, (2) kebutuhan yang akan muncul di waktu mendatang atau telah menjadi jelas, misalkan kebutuhan informasi yang lebih baik oleh manajemen, (3) perkembangan teknologi informasi, dengan demikian hardware dan software yang sudah usang, dan perlu pengembangan. Galetta dan Laderer (1989) menyatakan bahwa ada dua kategori umum untuk mengukur keberhasilan sistem informasi yang digunakan, yaitu ekonomi (profit) dan personal. Keberhasilan personal lebih sering digunakan karena mudah diukur diukur dan lebih penting (Nurmayanti, 2000: 98). Dalam analisis sistem, sumber informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah: (1) sistem akuntansi yang digunakan sekarang, (2) sumber intern lain, (3) sumber-sumber luar. Terdapat beberapa manfaat dari analisis ini, yaitu: (1) efektivitas sistem akuntansi yang sekarang digunakan, (2) ide rancangan, (3) identifikasi sumber daya, (4) pengetahuan konversi, (5) titik 12 awal yang sama dalam menuju ke perubahan baru (Mulyadi, 1997: 48). Hal ini menunjukkan keterkaitan antara sistem informasi dan akuntansi dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi (Wilkinson, 1992: 15). Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem informasi formal. Sistem ini mengandung semua karakteristik yang meliputi tujuan, tahap, tugas, pengguna, dan sumberdaya. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. Akuntansi pada dasarnya merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran informasi akuntansi yang dinyatakan seluruhnya, atau sebagian besarnya dalam satuan keuangan. Sistem Informasi Akuntansi menurut Willkinson dan Cerullo (2000: 7) adalah a unified structure within in entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users. SIA menurut Bodnar dan Hopwood (1995: 1) adalah kumpulan sumberdaya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi yang dihasilkan dikomunikasikan kepada para pengambil keputusan, perwujudan perubahan dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Menurut Thompson, Higgins dan Howell (1991: 125) suatu organisasi akan berusaha berinvestasi dalam penggunaan komputer dalam sistem yang ada walaupun hanya digunakan sebagai optional, akan tetapi dalam jangka 13 panjang teknologi ini akan bermanfaat sekali. Dalam penggunaan teknologi ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu: (1) kompleksitas dari penggunaan dan masalah dalam organisasi, (2) kesesuaian antara kerja dan kemampuan komputer, dan (3) manfaat jangka panjang yang diperoleh. Gerlach dan Kue (1991: 527) dalam pemanfaatan teknologi komputer perlu diperhatikan apakah pemakai komputer (pengguna akhir) mampu memahami, menggunakan, dan memaksimalkan teknologi tersebut, terutama dalam penggunaan software dalam sistem tersebut. SIA meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus pemrosesan transaksi perusahaan (Bodnar dan Hopwood, 1995: 1). Terdapat empat siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi, dan siklus keuangan. Siklus pendapatan dan siklus pengeluaran merupakan bagian dari siklus pemrosesan transaksi. Pendapatan adalah peningkatan kotor atas ekuitas pemilik sebagai hasil dari penjualan barang dagangan, penerimaan jasa yang diberikan pada pengguna jasa atau klien, sewa atas hak milik, peminjaman uang, kegiatan-kegiatan bisnis dan kegiatan profesional lain yang dimasukkan dalam penghasilan (Fess dan Warren, 1989: 61). Siklus pendapatan meliputi tiga kunci kejadian bisnis atau transaksi, yaitu: proyek-proyek permintaan, pelaksanaan, pendistribusian atau penjualan, dan penerimaan kas (Willkinson dan Cerullo, 2000: 416). Siklus pendapatan hampir serupa untuk setiap jenis perusahaan akan tetapi dibedakan dari cara pendistribusian produk atau jasa dan waktu pembayaran. 14 Pengeluaran adalah biaya-biaya yang telah digunakan dalam proses yang menghasilkan pendapatan (Fess dan Warren, 1989: 62). Siklus pengeluaran ini juga hampir serupa untuk setiap jenis kegiatan usaha, perbedaan terletak pada bagaimana penerimaan atas produk dan jasa, juga waktu pengeluaran kas. Penelitian yang dilakukan Masyitah (2001) pada perusahaan dagang, menyatakan pendapatan terbesar obyek yang diteliti yaitu Al-Fath adalah dari penjualan barang dagang dan pengeluaran terbesar adalah berasal dari pembelian barang dagang. Oleh karena itu penelitian ini dilakukan atas siklus pendapatan dan pengeluaran yang siklus pendapatannya meliputi penjualan tunai dan kredit pada semua produk usaha dan siklus pengeluaran meliputi pengeluaran kas, penyediaan unit barang jual dan penggajian dengan memperhatikan efektivitas dan efisiensi biaya yang dikeluarkan. Dalam skripsi ini penulis akan membedakan obyek yang diteliti dan varian produk yang diperdagangkan. Dealer Yamaha Sahabat Baru Motor merupakan perusahaan dagang yang bergerak dalam usaha jual beli unit sepeda motor, bengkel, dan penjualan spare parts. Banyaknya varian usaha yang dilakukan mengharuskan perusahaan ini untuk mempunyai suatu sistem yang baik. Sistem akuntansi yang telah dilakukan masih sangat sederhana dan pengendalian intern yang lemah. Sistem informasi akuntansi tersebut walaupun dapat menghasilkan laporan keuangan yang sangat diperlukan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan tetapi masih rawan akan penyimpangan- 15 penyimpangan dan kecurangan-kecurangan, sehingga belum memberikan perlindungan terhadap kekayaan perusahaan. Keinginan dari pihak menajemen perusahaan untuk lebih mengembangkan bagian penjualan spare parts. Hal tersebut dipertimbangkan dalam perkembangan perusahaan. Dalam penelitian ini, penulis ingin mengevaluasi sistem informasi akuntansi yang telah ada dan memberikan saran dan perbaikan terhadap sistem yang telah berlaku, oleh karena itulah penelitian ini mengambil judul “Evaluasi dan Desain Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan Dagang (Studi Kasus pada Dealer Yamaha SAHABAT BARU MOTOR)”