Paljakan Erätulet -tapahtuman ohjelman suunnittelu ja toteutus

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa ohjelma erä-, metsästys- ja kalastustapahtumaan. Työn tavoitteena oli suunnitella ohjelmasta koko perheelle ja tapahtuman teemaan sopiva seuraavien kysymysten avulla: 1) Miten onnistunut tapahtuma järjestetään? 2) Kuinka suunnitellaan tapahtuman ohjelmasta kohderyhmää kiinnostava? Opinnäytetyön toimeksiantajana ja itse tapahtuman järjestäjänä toimi Matkailuyhdistys Puolanka-Paljakka ry ja tapahtuma oli osa Paljakan Matkailukeskuksen Kehittämishanketta. Tapahtuman tavoitteena oli lisätä Paljakan alueen matkailijamääriä. Ennen tapahtuman toteuttamista perehdyin ensin toiminnallisen opinnäytetyön teoriaan. Seuraavaksi aloin tutkia tapahtuman ja ohjelman suunnittelun sekä järjestämisen teoriaa, joita käytin apuna myös suunnittelun raportointivaiheessa. Tapahtuma toteutettiin 17.–19.8.2018 Paljakkatalolla ja sen ympäristössä. Tapahtuman rakennusvaiheeseen kului kaksi päivää ja virallinen ohjelma pyöri lauantaista sunnuntaihin. Tapahtuman aikana kerättiin palautetta ohjelman ja tapahtuman onnistumisesta suullisesti sekä kirjallisesti niin asiakkailta kuin yhteistyökumppaneiltakin. Kirjallista palautetta saatiin vähän suhteutettuna tapahtuman kävijämäärään. Kaikki saatu palaute oli kuitenkin pääosin positiivista, erityisesti lapsiperheet olivat tapahtumaan tyytyväisiä. Tapahtuman aikana ja jälkeen havainnoin, että minun ja toimeksiantajan välistä kommunikaatiota olisi voinut tehostaa useampaan asiaan liittyen. Myös tapahtuman markkinointiin olisi pitänyt keskittyä enemmän. Kaikesta huolimatta tapahtuma oli kuitenkin onnistunut, se lisäsi alueen päiväkävijöiden määrää ja loi tilaa toistuvuudelle, sillä moni asiakas sanoi tulevansa ensi vuonnakin, mikäli tapahtuma järjestetään uudestaan.The purpose of this functional thesis was to plan and organize a program for a wilderness, hunting and fishing event. The objective of this work was to plan the program to be suitable for whole families as well as for the theme of the event by using the following questions: 1) How is a successful event organized? 2) How can a program be planned ot make it interesting to the target group? The client of this thesis and the main organizer of the event was the Matkailuyhdistys Puolanka-Paljakka ry Travel Association. The event was a part of the Paljakan Matkailukeskuksen Kehittämishanke (Paljakka Tourist Destination Development) project and the objective of this event was to increase the number of tourists in the Paljakka area. First, functional thesis theory was studied before the execution of the event. Next, event and program management theory was examined, which was also used when writing about the planning phase. The event took place from 17th - 19th of August, 2018 at Paljakka house. The building phase of the event took two days and the official program ran through Saturday and Sunday. Customer feedback on the success of the event was collected orally and in writing from both customers and partners. The amount of written feedback was scarce in proportion to the number of event visitors. All collected feedback was mainly positive, families with children were especially pleased with the event. Both during and after the event, it was observed that the communication between the author of the thesis and the client could have been more efficient. The marketing of the event should also have been a bigger focus point. Regardless, the event was successful. It increased the amount of day visitors and created repetition, since many of the customers said they would return next year if the event were organized again