Toimintamallin luominen Varalan Urheiluopiston koulutuksen prosessien kehittämiseen leanin keinoin

Valtion ammatilliseen koulutukseen kohdistettujen rahoitusleikkausten myötä taloudelliset resurssit koulutuksen järjestämiseen ovat vähentyneet. Taloudellisten resurssien vähenemisen vuoksi koulutuksen järjestäjien on mietittävä työn tekemisen tapoja entistä tarkemmin. Jotta taloudelliseen muutokseen pystytään vastaamaan, kaikesta turhasta tekemisestä on päästävä eroon. Vapautuva resurssi täytyy saada kohdistettua toimintaan, joka tuottaa lisäarvoa asiakkaalle tai organisaatiolle. Lean-ajattelutavan keskiössä on organisaation ja henkilöstön ongelmaratkaisutaitojen järjestelmällinen kehittäminen. Se tarkoittaa työyhteisön toimintamallien perusteellista ja avointa arviointia sekä niiden jatkuvaa parantamista. Koska palvelut koostuvat pohjimmiltaan sarjoista eri prosesseja, leanin hyödyntäminen palvelualalla on järkevää kohdistaa prosessien kehittämiseen ja jatkuvaan parantamiseen. Työ oli toiminnallinen kehittämistehtävä ja sen tavoitteena oli kehittää Varalan Urheiluopistoon kirjallinen toimintamalli koulutuksen prosessien kehittämiseen leanin keinoin. Lean-ajattelun ja lean-työkalujen avulla pyritään parantamaan Varalan asiakastyytyväisyyttä ja palvelun laatua. Kehittämissuunnitelman mukaisella prosessien mallintamisella tavoitellaan konkreettisia, pysyviä muutoksia työtavoissa, jolla pyritään vaikuttamaan myös talouteen. Tavoitteena on vähentää kaikkea turhaa ja olla joustavia, ketteriä sekä avoimia muutoksille. Keskeisten prosessien sujuvoittamisella pyritään lisäämään myös henkilöstön työtyytyväisyyttä ja -hyvinvointia. Työssä käytetty tutkimusmenetelmä oli kvalitatiivinen eli laadullinen tutkimus. Aineiston keruumenetelmänä käytettiin Lyyti-kyselylomaketta, joka muodostui suljetuista ja avoimista kysymyksistä. Kysely tehtiin toukokuussa 2018 Varalaan jatkuvan haun kautta hakeutuville henkilöille. Aineistoa leanin soveltamiseen palvelualalla kerättiin benchmarking-vierailulla huhtikuussa 2018. Kehittämistyössä luotiin mallin pohjalta konkreettinen esimerkki jatkuvan opiskelijahaun prosessiin. Jatkuvan haun prosessin kehittäminen toimii mallisuorituksena muille prosessin kehittämistehtäville. Malli luotiin lean-filosofiaa ja leanin työkaluja hyödyntäen. Lopputuotoksena luotiin ja kuvattiin Varalan toimintamalli koulutuksen prosessien kehittämiselle ja sen pohjalta toteutettu Varalan jatkuva haun prosessi. Toimintamallia hyödynnetään tulevaisuudessa myös muiden Varalan toimintayksiköiden prosessien kehittämisessä