Tilintarkastusprosessin tehostaminen – vakiomuotoisten dokumenttien tuottamisen automatisointi

Tilintarkastajat laativat paljon vakiomuotoisia dokumentteja, joiden sisältö vaihtelee nimi-, osoite-, tilintarkastustietojen, päivämäärän ja yhtiömuodon osalta. Samojen tietojen manuaalinen kirjaaminen useaan dokumenttiin on aikaa vievää ja turhauttavaa. Monet tilintarkastajat kehittävät omia Excel- ja Word-sovelluksiaan makroja hyödyntämällä, mutta nekin vaativat paljon manuaalista työtä. Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tutkia tapoja automatisoida tilintarkastajan dokumenttien laatimista pilvipalveluita hyödyntäen. Tällä hetkellä markkinoilla ei ole nimenomaan tilintarkastajille tähän tarpeeseen kehitettyä kaupallista sovellusta. Pilvipalvelut ovat nykyään edullisia, luotettavia, skaalautuvia ja helppoja ylläpitää. Tilintarkastajat ovat tilintarkastuslain mukaan velvoitettuja ylläpitämään rekisteriä asiakkaistaan, joten lähtötietojen lataaminen tietokantaan on vaivatonta. Tietokannasta tietojen automatisoitu hakeminen ja täyttäminen valmiiseen dokumenttipohjaan ei vaadi käyttäjältä manuaalista kirjaamista. Esimerkiksi pankkivahvistuskirjeet syntyvät kymmenille asiakkaille hetkessä. Tämän opinnäytetyön tuloksena syntyi demosovellus, jota tilintarkastajat voivat käyttää testatakseen, olisiko kyseisenkaltaisesta ratkaisusta heille hyötyä. Sovellus koodattiin Javalla ja käyttöliittymä tehtiin Vaadinilla. Sovellus pyörii Microsoft Azuressa. Demosovellus toimii jatkokehitysalustana, mikäli kiinnostusta sen käyttöönottoon esiintyy. Demosovellus on vain yksi mahdollinen toteutusratkaisu, jonka kehityksessä painotettiin käyttöliittymän selkeyttä, helppoa jakelua ja sovelluksen skaalautuvuutta. Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on Nexia Oy, joka on suomalaisten auktorisoitujen tilintarkastajien omistama tilintarkastusyhteisö. Nexia Oy on osa Nexia International -ketjua, joka on kymmenenneksi suurin tilintarkastusketju maailmassa.Auditors are required to produce a lot of reports that share the same formula. Just name, address and other company specific information differ. Typing the same information all over again to many reports is time consuming and frustrating. Many auditors create their own Excel and Word applications using macros but those require a lot of manual work. The purpose of this thesis was to study ways to automate the process of creating auditor’s documents using cloud services. At the time there is not any commercial application for generating documents on the market that is designed especially for auditors’ needs. Since auditors are required to maintain a registry of their clients, uploading that data to database is simple. Cloud services are nowadays affordable, easy to maintain, scalable and reliable. Querying a database automatically does not require a lot of effort from an auditor. For example, bank confirmation letters for dozens of clients are created in a flash. As a result of this thesis, a demo application was developed that auditors can use to test whether an application of that kind is useful for them. The demo application was coded with Java. User interface of the demo application was created using Vaadin. The application runs on Microsoft Azure. The demo application serves as a platform for further development if the interest rises. The demo application is just one possible implementation of the solution. In the development the ease of use and clarity of the user interface was emphasized, as well as the ease of distribution and scalability of the application. This thesis was commissioned by Nexia Oy, which is an auditing firm owned by Finnish authorized auditors. It is part of Nexia International, which is the tenth largest auditing chain in the world