Metadata in Records Management and the Croatian Office Management

Današnje organizacije obnavljaju svoju tehnologiju svakih 3 do 5 godina, ali dokumente čuvamo znatno dulje zbog čega su nam potrebni informacijski sustavi i ustanove koji upravljaju podacima. Svaki ured u tijelima državne uprave, državnih tijela te pravnih osoba imaju set pravila po kojima moraju regulirati svoje poslovanje, a taj skup pravila zove se Uredba o uredskom poslovanju. Uredbom se određuju pravila kojih se treba pridržavati u postupcima unutar dokumentacijskog ciklusa. Da bi dokumenti bili identificirani, opisani, sačuvani, autentični, pouzdani te upotrebljivi potrebni su metapodaci koji upravljaju zapisima, a norma koja opisuje metapodatke za upravljanje zapisa je ISO norma 23081. Pomoću normi, ljudi brže i jednostavnije pronalaze zapise kada to trebaju. Od ostalih normi važno je spomenuti ISO 15489 koja je najutjecajnija norma za upravljanje dokumentima, MoReq2010 kao specifikacija koja ide dalje od opisa koji nudi ISO norma 15489, ISAD(G), ISAAR, ISDF, ISDIAH, Dublin Core te METS.Modern organisations renew their technologies regularly, every 3-5 years, but the documents are kept longer, and because of that information systems are required, as well as institutions to manage the data. Every office in the state management and legal entities have a set of rules, which are used to regulate their management, and this set of rules is the Statute of Office Management. The Statute sets rules that ought to be obeyed in the processes within the documentation cycle. Metadata for the management of records is required for the documents to be identified, described, preserved, authentic and reliable, thus being usable, and the norm that describes the metadata for records management is the ISO 23081 norm. Norms make the finding of records easier. The other norms that must be noted are: ISO 15489, which is the most influential norm for the management of documents, MoReq2010 as a specification that goes further than ISO 15489, ISAD(G), ISSAR, ISDF, ISDIAH, Dublin core and Mets