Prosessikuvaukset toimintatapojen yhtenäistämisen tukena

Tämän kehittämistehtävän tarkoituksena oli Aalto-yliopiston Sähkötekniikan korkeakoulun talouspalveluiden projekticontroller- tiimin toimintatapojen yhdenmukaistaminen päivittämällä ja kuvaamalla yhteiset prosessit tutkimusprojektien taloushallinnon hoitamiseen ja luomalla prosessien päivitysmalli jatkuvien muutosten varalle. Prosessien kuvaamisen tavoitteena oli myös osaamisen jakaminen ja parhaiden käytäntöjen kartoittaminen. Samalla tavoitteena oli selvittää, miten prosessien kuvaaminen tukee toimintatapojen yhtenäistämistä. Yhtenäisillä toimintatavoilla voidaan tehostaa palveluiden toimintaa, taataan joustavampi resursointi sekä palvelun tasainen laatu. Kehittäminen toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa tiedonkeruumenetelminä käytettiin sekä kvalitatiivisia että kvantitatiivisia menetelmiä; haastatteluja, havainnointia ja kyselyitä. Tietoperustaan koottiin aiheeseen liittyvä katsaus kolmesta eri näkökulmasta: palvelun kehittämisen, prosessien kehittämisen ja muutosjohtamisen näkökulmasta. Palvelun nykytilaa ja asiakasymmärrystä kartoitettiin kvantitatiivisen kyselytutkimuksen avulla. Benchmarking-teemahaastattelujen avulla kartoitettiin parhaita käytäntöjä ja ideoita Aallon muiden korkeakoulujen vastaavien organisaatioiden toiminnasta. Palautekyselyn avulla kerättiin kehittävän tiimin palautetta kehittämistehtävän onnistumisesta. Prosessien kuvaamista tehtiin kahdessa eri vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa päivitettiin ja kuvattiin prosesseja, ja kartoitettiin palvelun nykytilaa. Toiminnan reflektoinnin ja kertyneiden kokemusten perusteella korjattiin toimintaa seuraavaan vaiheeseen. Toisessa vaiheessa kuvattiin muutama uusi prosessi toisenlaisella lähestymistavalla. Lopuksi kehittämisprosessin aikana saatujen kokemusten ja kehittävän tiimin palautteen perusteella luotiin toimintamalli prosessien jatkuvalle päivittämiselle. Kehittämistehtävän tuloksena saatiin kuvattua kaikki tiimin yhteiset prosessit, sovittua muutama yhteinen toimintatapa niiden ulkopuolelta, ja kehitettyä tiimille sopivin malli prosessien päivittämiseen. Tiimin toimintatavat yhtenäistyivät kahden vuoden aikana niin, että pystyttiin toimimaan laitosrajojen yli, ja resursointiin saatiin tarvittavaa joustavuutta. Myös asiakkaille tarjottua palvelua pystyttiin yhtenäistämään prosessien avulla. Yhteisten prosessien kuvaaminen ei vielä taannut niiden muuttumista käytännöksi, vaan tarvittiin muutosjohtamisen keinoja. Prosessikuvaukset edesauttoivat toimintatapojen yhtenäistymistä, mutta ilman tiimin yhteistä foorumia ja muutostarpeen konkretisoitumista ympäristön muutosten vuoksi, ei yhtenäistymistä olisi tapahtunut tällä aikataululla. Prosessien päivitysmallin avulla voidaan kehittämistyötä jatkaa tiimin päivittäisessä arjessa ja toimintatapojen yhtenäistyminen pysyy agendalla. Toimintatapojen yhtenäistäminen rajatusti vain yhden tiimin sisällä ei onnistu ilman, että toimintatapoja yhdenmukaistetaan muuallakin