Hankintojen automatisointiprojekti : Muutos onnistuu yhteistyöllä

Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää yritykselle tietojärjestelmämuutoksen läpivientiin soveltuva muutosjohtamisen toimintamalli, jota voidaan tulevaisuudessa käyttää vastaavanlaisissa muutosprojekteissa. Tavoitteena oli saada hyödynnettyä työyhteisön hiljainen tieto ja ammatillinen osaaminen muutoksen toteutuksessa, sekä pienentää muutoksen aiheuttamaa muutosvastarintaa. Työ toteutettiin toimintatutkimuksena. Toimintatutkimukseksi kutsutaan tutkimusstrategiaa, jonka tarkoituksena on vaikuttaa tutkimuskohteeseen, sen toimintaan tai ympäristöön, niitä kehittävästi tai parantavasti. Vaikuttamisen ja kehittämisen perustana on tutkimus, jota tutkija tekee tutkimuskohteen ympäristössä. Tutkimusongelmaksi asetettiin; millainen muutosjohtamisen toimintamalli parhaiten soveltuu tietojärjestelmän muutoshankkeen läpivientiin? Tutkimusongelma purettiin kolmeksi tutkimuskysymykseksi: 1. Miten muutos johdetaan tietojärjestelmän muutosprojektissa? 2. Miten strategiasta johdettu muutos viedään osaksi organisaation toimintaa? 3. Miten työntekijät saadaan osallistettua muutokseen? Kehitystyö oli osa hankintojen automatisointiprojektia. Tutkimuksen teknisen toteutuksen selkärangaksi muodostui laajennettu teknologian hyväksymismalli TAM, joka tarkastelee teknologian käyttöönottoa ja siihen liittyvää omaksumisprosessia yksilön perspektiivistä. Muutoksen johtamisessa organisaatiossa sovellettiin suhteissa rakentuvan muutoksen näkökulmaa ja Lewinin kolmen askeleen muutosmallia. Muutoksen toteutuksessa käytettiin myös osallistavia menetelmiä. Hankintaorganisaation kehitystyön tuloksena saavutettiin toimintavarma automaattinen hankintajärjestelmä ja osa yrityksen varastoon ostettavien nimikkeiden hankintaprosessista on muuttunut pysyvästi automaattiseksi. Kehitystyö on helpottanut myös manuaalisen ostotyön tekemistä.The main purpose of this Master’s Thesis was to design a change management approach that was suitable to support an information system change. The model could then be used with similar change projects in the future. The objective was to utilize the silent knowledge and the professional skills of the working community in implementing the change and to reduce resistance to change. The study was carried out as an action research. The research problem was to identify what management approach best suits the information system change implementation. The research problem was narrowed down to three research questions: 1. How should the change be managed in information system change project? 2. How should the strategy driven change be incorporated into the organization’s daily activities? 3. How to involve the people in the change? The study was a part of purchasing automation project. The backbone of the technical implementation of this study was built on the extended Technology Acceptance Model (TAM). It is a model that examines the technology adaption process from the perspective of an individual. The relationship- based management and Lewin’s Three Step Change Theory were applied in the change management. Participatory methods were used in the change implementation. As a result of the development work done by the purchasing organization, a dependable automated purchasing system was created. A part of the purchasing process for items purchased to stock is now permanently automated. The development work has also made the manual purchasing easier