Prosjektregnskap som styringsverktøy. Fra kontrollformål til lønnsomhetsstyring.

Bygge- og anleggsnæringen har lenge hatt utfordringer med å være effektiv og nok lønnsom grunnet tøffere kontraktbetingelser og økt risiko i prosjekter. Dårlig produktivitet samt konkurranse i anleggsbransjen er noen av årsakene som fører til at entreprenørbedrifter må ha god prosjektstyring for å overleve. Bygge- og anleggsnæringen har mange lovpålagte plikter å forholde seg til, blant annet plikten til å utarbeide prosjektregnskap på anleggsprosjekter som har en omsetningsverdi større enn kr 300 000 eksklusive merverdiavgift. Denne plikten er regulert i bokføringsforskriften §8-1-3. Plikten er primært gitt av skatte- og avgiftsmyndighetene for å føre kontroll med omfattende byggeprosjekter, men den kan imidlertid brukes til lønnsomhetsformål. Prosjektregnskapet utarbeidet med bakgrunn av bokføringsforskriften §8-1-3 kan være en av flere løsninger for å øke produktiviteten og dermed lønnsomheten, men plikten bør bygges ut og tillegges flere opplysninger ut over det som er lovpålagt for at prosjektregnskapet skal egne seg som et styrings- og beslutningsverktøy. Formålet med denne utredningen er å undersøke om den lovpålagte plikten i bokføringsforskriften §8-1-3 egner seg til lønnsomhetsstyring i byggeprosjekter, dersom en legger inn flere opplysninger i prosjektregnskapet utover det som er lovpålagt. Jeg undersøker derfor hvilken beslutningsstøtte prosjektregnskapet gir entreprenørene, og hvor ofte og på hvilke prosjekter prosjektregnskapet utarbeides. For å undersøke hvordan entreprenørene kan estimere prosjektets lønnsomhet, har jeg spurt hvilke data som er tilgjengelig fra anbudet og hva er det beste målet for en fullføringsgrad. For å utarbeide en egen modell for prosjektregnskapet har jeg spurt entreprenørene om hvilke kostnader bør fremkomme i prosjektregnskapet, og på hvilket grunnlag skal de enkelte kostnadene og inntekten innarbeides og periodiseres. Studien er utført som en semistrukturert undersøkelse og besvart av maskinentreprenører fra ti fylker. For å samle inn primærdata for studien, har jeg utarbeidet tolv spørsmål med forhåndsbestemte svaralternativer med mulighet til tilleggskommentarer. Som en konklusjon på studien, har jeg utarbeidet min modell til et utvidet prosjektregnskap som er fleksibel og kan tilpasses det enkelte prosjekt. Studien konkluderer at de fleste entreprenørene bruker prosjektregnskapet aktivt og utarbeider det ved behov, minst en gang i måned, og anser prosjektregnskapet som et viktig verktøy for prosjektets lønnsomhetsstyring. For at prosjektregnskapet skal tilfredsstille entreprenørenes behov bør det ivareta både kontrollfunksjon og prognosefunksjon over framtidig lønnsomhet, og inkludere en form for budsjett, eksempelvis anbudet. For å reflektere opptjening kan entreprenørene bruke enten målet anbefalt av NRS 2, eller bruke målet basert på forholdet mellom fakturerte inntekter og estimerte totale inntekter. De viktigste kostnadene som bør fremkomme av prosjektregnskapet er direkte lønn, direkte materialer, direkte underentreprenører, direkte maskiner og garantier og forsikringer. Lønnskostnader skal innregnes på grunnlag av timelister. Direkte egne maskiner kan innregnes på grunnlag av intern pris basert på markedspris eller på grunnlag av olje, drivstoff og avskrivninger. Direkte materialer etter mitt forslag skal innkalkuleres når varer leveres på byggeplassen, men entreprenørene bør ha en rutine som gjør at de kontrollerer om varene er levert på byggeplassen. Min modell for prosjektregnskapet viser hvordan et utvidet prosjektregnskap skal utformes for at det skal tilfredsstille krav gitt av bokføringsforskriften. Den inneholder også estimater som entreprenøren bør bruke for å se inntjening og avvik. Modellen gir anleggsledelsen et verktøy for lønnsomhetsstyring som er i samsvar med gjeldende regnskaps- og bokføringsregelverk. Nøkkelord: Prosjektregnskap, prosjektstyringsverktøy, bokføringsforskrift, bygge- og anleggsbransje, maskinentreprenører, lønnsomhetsstyring, NRS 2 Anleggskontrakter, NS 840