Toiminnanohjausjärjestelmän valintatekijät : Tekniset suunnittelu- ja konsulttitoimistot

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää teknisen asiantuntijayrityksen toiminnanohjausjärjestelmän keskeiset valintatekijät, jotka organisaation tulee tunnistaa, jotta järjestelmähankinta onnistuisi ja vastaisi mahdollisimman hyvin sille asetettuja vaatimuksia. Tutkimuksessa selvitettiin myös toiminnan ominaispiirteiden ja toimialan tulevaisuuden muutosten vaikutusta valintatekijöihin. Työssä käytettiin tutkimusmenetelmänä kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimus toteutettiin syksyllä 2017, ja siihen osallistui kahdeksan henkilöä. Jokaisella tutkimukseen osallistuneella oli suhteellisen pitkä kokemus (yli 5v.) toiminnanohjausjärjestelmistä, joko järjestelmän käyttäjinä tai järjestelmähakkeiden toteuttajina. Tiedonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Haastattelut perustuivat haastattelukysymyksiin, jotka oli jaettu neljään eri tutkimusaihetta koskevaan teemaan. Tutkimus osoitti, että olennaisimmat valintatekijöihin vaikuttavat ominaispiirteet olivat yritysten koko sekä asiantuntijuus palvelu- ja projektiliiketoimintana. Suurin osa suunnittelu- ja konsulttiyrityksistä on pieniä tai keskisuuria organisaatioita, joilla on rajalliset taloudelliset resurssit toteuttaa vaativaa järjestelmähanketta. Riittämättömät henkilöstöresurssit näkyvät osaamisvajeena, mikä korostaa asiantuntevan järjestelmätoimittajan merkitystä valintaprosessissa. Toimialan kansainvälistymisen nähtiin lisäävän yritysten yhteistoimintaa ja keskinäistä tiedonsiirtoa, minkä katsottiin lisäävän järjestelmän teknisten ominaisuuksien painoarvoa valintatekijänä. Keskeisimmiksi valintatekijöiksi tutkimuksessa nousivat järjestelmän tuottama lisäarvo, toimialasoveltuvuus, järjestelmätoimittajan rooli sekä hinta, joka riippuu järjestelmän laajuudesta, teknisestä toteutustavasta sekä käyttäjämääristä. Järjestelmähankkeeseen ei ryhdytä, ellei siitä saada selvää lisäarvoa toiminnalle. Tärkeimmäksi lisäarvoksi katsottiin työn tehostumisen myötä saatavat kustannussäästöt sekä lisätulot.The aim of the Bachelor's thesis was to discover the essential selection factors of the technical expert company’s enterprise resource planning system. The organization needs to identify these factors in order to have a successful system acquisition that would meet with the set requirements as well as possible. The impact the distinctive operational characteristics and the future changes of the business have on the selection factors were also clarified in the research. A qualitative research method was implemented in the thesis. The research was carried out in the fall of 2017 and there were eight participants. Every participant had a relatively long work experience (over 5 years) of enterprise resource planning systems, either as users of the system or as system project executors. The data collection method implemented in the study was a theme-centered interview. The interview were based on interview questions, which were divided into four different themes related to the research topic. The research results indicate that the most essential distinctive operational characteristics that had an impact on the selection criteria were the size of the company and their expertise in project based businesses and providing services. Most of the companies that provide planning and consulting services are either small or medium-sized organizations which have limited means to carry out an exacting system acquisition. Furthermore inadequate staff resources appear as a competence deficit which then emphasizes the importance of finding a competent system provider during the selection process. Internationalization was seen as a factor that increased the cooperation and the mutual transfer of information between the companies, which then added to the importance of the system’s technical qualities as selection criteria. The selection criteria that were deemed as being the most essential for the study were the surplus value produced by the system, the suitability for the line of business, the role of the system provider and the price, which depend on the extent of the system, the technical execution and the quantity of the users. The system acquisition will not be embarked on if it does not add to the value of the operation. It was discovered that the most important surplus value were the cost savings and extra income acquired through the increase in work productivity