Työajanseurantaprosessin parantaminen : case: Yritys X

Työajanseuranta on työaikalain mukaan työnantajan velvollisuus. Sen toteutustapa on kokonaan työnantajan harkinnassa. Tärkeintä on, että jokaisen työntekijän tekemät työtunnit ja niistä maksetut korvaukset on kirjattu ylös. Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan työaikaa seurataan eri tavoin: käsin kirjatuilla raporteilla, elektronisella työajanseurantajärjestelmällä tai jollain muulla tavalla. Sähköinen tuntikirjausjärjestelmä helpottaa työntekijöiden reaaliaikaista työajanseurantaa, antaa tarkan tiedon palkkamaksua varten, tuo työn tekemiseen joustavuutta, varmistaa työntekijöiden tasapuolisen kohtelun, helpottaa laskutusta ja kustannuksien seurantaa sekä tehostaa tuottavuutta. Opinnäytetyö on muodoltaan tutkimuksellinen kehittämistyö. Sen tavoitteena oli parantaa teknologiateollisuuden alan yrityksen (Yritys X) työajanseurantaprosessia ja ottaa käyttöön reaaliaikaisesti toimiva työajanseurantajärjestelmä. Kehittämistyössä keskeistä oli menetelmien moninaisuus: eri menetelmillä saatiin kehittämistyön tueksi erilaista tietoa ja ideoita. Keskeiset työssä käytetyt tutkimusmenetelmät olivat dokumenttianalyysi, teemahaastattelu, havainnointi ja aivoriihityöskentely. Opinnäytetyön teoriaosuus perustui pääosin Suomen työaikalainsäädäntöön ja toimeksiantajan alan soveltuviin työehtosopimuksiin. Työn tutkimuksellinen osuus tehtiin käyttäen toimeksiantajan työajanseurantaan liittyviä asiakirjoja ja prosessikaavioita. Tutkijalla on keskeinen rooli toimintatutkimusprosessissa. Tutkimuksen aikana pyrittiin luomaan luottamussuhde tutkittaviin tiedottamalla toimeksiantajalle ja tutkimuksen osallistujille tutkimuksen vaiheista, toimenpiteiden tarkoituksesta ja niiden mahdollisista vaikutuksista. Ensimmäiseksi tilannekatsauksen avulla tarkasteltiin kohdeyrityksen työajanseurantaprosessia ja pohdittiin, miksi se vie niin paljon työntekijöiden aikaa. Tämän analyysin perusteella ehdotettiin parannustoimenpiteitä ja määriteltiin uuden työajanseurantajärjestelmän vaatimuksia. Opinnäytetyön toisessa osassa kartoitettiin työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia teemahaastattelujen avulla. Järjestelmän valinta ja käyttöönotto suunniteltiin aivoriihityöskentelyssä. Opinnäytetyön lopuksi arvioitiin käyttöönottovaiheita ja tehtyjä muutoksia sekä analysoitiin käytännön vaikeita tilanteita. Samalla suunniteltiin korjaustoimenpiteitä ja pohdittiin uusia kehittämissuuntia. Tutkimuksen aikana havaittiin, että Yrtiyksen X työajanseurantaprosessiin vaikuttavat organisaation menettelytapa sekä virheiden määrä, joita aiheuttavat työehtosopimusten tulkintavirheet sekä virheet päivittäisen työajan laskennassa. Toimeksiantajalle ehdotettiin ja yrityksessä toteutettiin työajanseurannan automatisointia uuden järjestelmän avulla, jolloin työtuntien kirjaus ja palkkatapahtumat muodostuvat automaattisesti. Järjestelmän avulla työtuntien hyväksyntä voidaan tehdä nopeammin ilman viivästyksiä. Uuden järjestelmän mahdollisuuksia hyödyntämällä yritys voi keskittyä uusiin asiakkaille tarjottaviin palveluihin ja tuotteisiin.According to the Working Hours Act, working time monitoring is an obligation of the employer. The way in which it is implemented is at the discretion of the employer. It is most important that the hours worked by each employee and the compensation paid for them are recorded. According to a study by the Finnish Institute of Occupational Health, working hours are monitored in different ways: by manual reports, electronic time-tracking system or other means. Comprehensive electronic-time tracking system facilitates the employee’s real-time work time tracking, provides accurate information for payroll, flexibility in work, equal treatment of employees, eases billing and cost control and enhances efficiency and productivity. This Bachelor's Thesis was prepared in the form of research-based development work. Its goal was to improve the working time tracking process at Company X and to introduce a real-time working time-tracking system. In development work, the diversity of methods is an important factor: different research methods were used to support this development work. The key research methods used in the Thesis project were documentary analysis, theme polling, observation and brainstorming. The theoretical section of the Bachelor's Thesis is based mainly on Finnish working time legislation and applicable collective agreements. The research part of the thesis was made using documents and process diagrams related to the company's work time monitoring. The researcher plays a key role in the research process. During the research, the aim was to create a trusted relationship with the participants of the development work by informing them of the phases of the study, their purpose and possible impacts. First, process review was used to analyze the target company's working time tracking process to discover why it takes so much time for employees. Based on the study, improvement measures were proposed and requirements for a new working time monitoring system were defined. The second part of the thesis analyzed the features of working time tracking systems through theme interviews. The choice and deployment of the system were planned during group brainstorming. At the end of the thesis, the study results were evaluated, and the practical situations were analyzed. At the same time, remedial measures were planned, and new development directions were set up. During the research, it was found that the working time tracking process of Company X is influenced by the time reporting method used and the number of errors in a manual way of working time reporting. Company X was proposed diverse ways of improving working time monitoring and a new time-tracking system was offered and then introduced. With a new program, work-time approval is made faster without delays. Possibilities of the new system enable the company to optimize business performance while achieving strategic company goals and focusing on new services and products offered to its customers