Sähköisen työlupajärjestelmän käyttöönoton suunnittelu ja toteutus Yara Siilinjärven toimipaikalla

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää Yaralla käytössä olevaan työlupajärjestelmään tehtävän muutoksen onnistuneen läpiviennin edellytykset. Työlupajärjestelmä on yksi keskeisimpiä työ- ja prosessiturvallisuutta parantavia työkaluja, ja sitä käytetään maailmanlaajuisesti kaikilla Yaran toimipaikoilla. Työssä käsitellään työlupajärjestelmän taustalla vaikuttavia työnantajaa koskevia velvollisuuksia. Tässä tapauksessa näitä velvollisuuksia tulee lainsäädännön ja normien lisäksi emoyhtiön ohjeista ja määräyksistä. Yksi keskeinen velvollisuus on työn riskien arviointi. Työn riskien arvioinnilla ja hyvällä suunnittelulla voidaan pienentää ja poistaa työssä tai työstä aiheutuvia riskejä. Työlupajärjestelmän avulla suoritetaan erityisesti päivittäin tehtävien kunnossapito- ja muutostöiden riskien arviointi sekä yhteensovittaminen. Nykyisessä järjestelmässä on kuitenkin puutteita, ja se halutaan uudistaa. Uusi järjestelmä tullaan toteuttamaan nykyisten paperilomakkeiden sijaan sähköiseen ympäristöön. Uuden järjestelmän käyttöönotto on muutostilanne, jonka läpivieminen vaatii muutoksen johtamista. Tässä työssä tutkitaan etenkin tietojärjestelmien käyttöönottoon liittyvien muutostilanteiden ilmiöitä. Tarkoituksena on selvittää, mitä onnistunut uuden tietojärjestelmän käyttöönotto vaatii, ja mitkä asiat pitää huomioida ja toteuttaa onnistuneen käyttöönoton varmistamiseksi. Eri tutkimukset osoittavat, että muutosten läpiviennissä ja uusien järjestelmien käyttöönotossa on useita seikkoja, jotka voivat haitata tai aiheuttaa ongelmia tavoitteen saavuttamista. Näihin seikkoihin paneutumalla, ja niistä oppimalla on mahdollisuus onnistua tässä projektissa. Riskien arvioinneilla ajatellaan usein olevan ensisijaisesti vaikutusta työntekijöiden turvallisuuteen ja terveyteen. Näin toki on, mutta riskien arviointia on syytä muistaa käyttää enemmän myös muutostenhallinnassa. Tuskin yksikään työnantaja haluaa riskeerata tai jopa vaarantaa omaa toimintaansa tekemällä epäonnistuneita muutoksia. Näin joka tapauksessa tapahtuu usein. Tässä projektissa epäonnistuminen ei kuitenkaan ole vaihtoehto, ja taustatyö kaikkine valmisteluineen on tehty tutkimuksissa havaittujen onnistuneiden käytäntöjen pohjalta.The aim of this thesis was to clarify all best practices which are needed to execute a successful change project related to a work permit system which Yara uses globally. The work permit system is one of the most important factors which improves occupational safety and process safety. It is used world-wide across Yara. There are many contributing factors that affect the work permit system and also oblige employers. Those factors are introduced in this thesis. In this particular case, these duties arise from legislation as well as from Yara corporate level standards and directives. An essential duty is risk assessment. By thorough risk assessment and work planning, work related risks can be mitigated and even eliminated. The risk assessment and coordination of daily maintenance and other works are done by the work permit system. However, there are deficiencies in the current system, and it is wanted to be renewed. The new system will be put into practice in online environment instead of paper forms. The implementation of a new system is a change situation and management of change is a required method in order to accomplish it. This thesis focused especially on implementing of data systems and on what is needed to confirm a successful implementation. Different studies show that there are several factors which may interrupt or cause challenges in implementing a new data system. By delving into these factors there’s a great chance to be successful in this project. Risk assessments are often considered as a tool to affect on occupational health and safety. It surely is like that but risk assessments shall be used more often in management of change. Hardly no employer wants to put in risk or endanger its business by doing unsuccessful changes. It often still happens. In this project the failure is not an option and work in the background has been done by learning all the good practices raised from different studies