Projektin läpiviennin dokumentoinnin kehittäminen UVL Talotekniikka Oy:ssä

Dokumentointi on tärkeä osa projektin onnistunutta läpivientiä, mutta sen merkitystä rakennushankkeissa ei tunneta vielä laajalti. Tuotetut dokumentit ohjaavat hanketta, luovat sen laadulliset tavoitteet, pitävät projektin järjestyksessä, toimivat todistuksena tehdystä työstä ja tarjoavat mahdollisuuden projektiorganisaation sisäiseen viestintään. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää projektin läpiviennin dokumentointia ja dokumenttien hallintaa. Opinnäytetyön tilaajana toimi UVL Talotekniikka Oy. Aiheen valintaan vaikutti samana keväänä yritykseen tehty opinnäytetyö, joka käsitteli laajasti yrityksen laadunvarmistusmenettelyitä ja dokumentointia. Ennen dokumenttien kehittämistä työssä tutkittiin mikä on projekti, mitä tarkoittaa projektin hallinta ja kuka projektiorganisaatiossa on vastuussa talotekniikan urakoinnin dokumentoinnista. Aiheeseen tutustuttiin lukemalla liiketalouden ja talotekniikan alan kirjallisuutta, muita tutkielmia ja haastattelemalla käyttäjiä, eli yrityksen projektinhoitajia. Työssä käsitellään lyhyesti myös hyvän dokumentin ominaisuuksia, jotka pyrittiin varsinaisessa kehitystyössä täyttämään. Opinnäytetyössä kehitettiin kuutta erilaista dokumenttia, joita olivat työvaiheilmoitus, lisä- ja muutostyötarjous, muutostyön kustannuslaskelmat, valvontasuunnitelma, takuuajan huoltosuunnitelma ja astianpesukoneen koekäytön pöytäkirja. Asiakirjoista tehtiin ulkonäöltään yhtenäisiä ja ne luotiin Excel-pohjalle siten, että projektin perustiedot täyttyvät dokumentteihin automaattisesti. Tällä pyritään vähentämään asiakirjavirheiden syntymistä. Luotujen dokumenttien osalta pyritään vastaamaan kysymyksiin; miksi dokumentti vaaditaan, kenelle se toimitetaan ja missä vaiheessa projektin läpivientiä se on ajankohtaista. Työn tavoitteet saavutettiin hyvin ja luodut dokumentit otettiin käyttöön yrityksen jokapäiväisessä projektin hallinnassa. Projektinhoitajat päivittävät dokumentit, jotka jäivät tämän työn ulkopuolelle tulevaisuudessa vastaamaan yhtenäistä mallia. Tulevaisuudessa kehitettäviksi ideoiksi esitettiin yrityksen projektikansion rakenteen kehittämistä yrityksen laatujärjestelmän mukaiseksi. Projektin toiminnan varmuutta ja yrityksen sisäistä tiedonsiirtoa vastuuhenkilöiden välillä voidaan lisätä myös kehittämällä tarjouslaskentaa ja pitämällä yrityksen henkilöstön kesken sisäisiä aloituspalavereja uusista kohteista.This thesis was commissioned by a company called UVL Talotekniikka Oy. The purpose of this project was to develop the company’s project management and documentation. The original idea of the project was obtained from another final-year project that was carried out to the company on quality control documentation. Since the company did not have a coherent way of documentation, they wanted to continue developing the documentation with other documents, too. Before starting the development work, it was necessary to study what a project and documentation management mean. Information was sought from literary sources, other studies and the interviews of users. Originally, the work was planned to contain all the documents of a project except contract negotiation and quality control documents but since the work would have been quite extensive, it was limited to five documents. These documents were the supervision plan, the memo on the work phases, the maintenance plan for the warranty period, the test run protocol and the offer for extra and adjustment work with cost calculations. The documents were developed in such a way that the basic information of the project and the project manager are automatically filled in the forms. This will avoid future document errors. All the goals for this study were achieved and the company took the documents in their everyday project management. The remaining documents will be updated by project managers in the future. Finally, it was considered that the new documents would be more useful if the company’s project folder was developed to be more coherent within the company. In addition, the company’s bidding materials could be utilized in mass calculation, and the company’s internal start-ups could improve efficiency and the company's internal communication between the responsible persons