Toimintajärjestelmän kehittäminen ja jalkauttaminen osaksi yrityksen toimintaa

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi kaakkoissuomalainen kuljetusyritys VP-Kuljetus Oy. Opinnäytetyön aiheena oli tutkia keinoja kehittää ja jalkauttaa jo yrityksessä käytössä olevaa PKY-LAATU -toimintajärjestelmää. Tavoitteena opinnäytetyössä oli selvittää järjestelmän nykytila, haasteet ja kehityskeinot. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään, mitä johtamisjärjestelmä ja laadunhallinta pitävät sisällään. Teoriaosuudessa tarkastellaan myös niiden alustaksi tarkoitettuja ohjelmistoja. Lisäksi teoriaosuudessa käsitellään muutosjohtamista ja uusien toimintatapojen jalkauttamista osaksi yrityksen toimintaa. Teoriaosuuden tarkoitus on auttaa lukijaa ymmärtämään, mihin toimintajärjestelmiä käytetään ja miten työntekijöitä kannattaa motivoida, kun yrityksessä tapahtuu muutoksia. Teoriaosuuden lopussa esitellään toimeksiantajaa, minkä jälkeen kerrotaan tutkimusmenetelmistä. Opinnäytetyön tutkimusosa toteutettiin sähköpostikyselyllä toimintajärjestelmän toimittajalle ja kyselylomakkeella yrityksen järjestelmän käyttäjille. Lisäksi haastateltiin yrityksen toimintajärjestelmän pääkäyttäjää ja toimistotyöntekijää. Haastattelusta ja kyselyistä kerätyt tulokset kertovat toimintajärjestelmän nykytilasta, haasteista ja keinoista jalkauttaa sitä. Saadut tulokset kertovat, että järjestelmän nykytila ei ole yrityksessä halutulla tasolla ja järjestelmän käyttäjät kokevat sen hankalakäyttöiseksi. Tulosten perusteella vaikeimmaksi koetaan järjestelmässä olevien otsikoiden ymmärtäminen. Niiden selkeyttäminen on yksi tärkeimmistä kehityskohteista. Järjestelmän jalkauttamiseksi osaksi yrityksen toimintaa tarvitaan koulutusta, jossa käydään perustoimintoja läpi. Järjestelmän jalkauttamiseksi tulevaisuudessa tulokset osoittivat, että järjestelmän voi päivittää uuteen versioon, joka on toiminnaltaan vanhaa tällä hetkellä käytössä olevaa parempi. Lisäksi uudet laatustandardit ovat mahdollista päivittää järjestelmään tämän kevään aikana. Tulosten jälkeen pohditaan muita kehitysideoita järjestelmän parantamiseksi. Tutkimus antaa kattavan kokonaiskuvan toimintajärjestelmän nykytilasta toimeksiantajayrityksessä. Lisäksi järjestelmän käyttöön liittyvät kehityskeinot ja haasteet tulevat tutkimuksessa esille.The principal of the thesis is a transportation company from Southeast Finland called VPKuljetus Oy. The subject of the thesis was to examine methods of developing and integrating management system called PKY-LAATU -toimintajärjestelmä, which is already in use. The aim of the thesis was to find out management system’s present condition, challenges and ways of development. The theory of the thesis includes what management system and quality management mean. The theory also examines software, which is to be used as a platform. In addition, the theory part discusses change management and introducing new modes of operations as part of the company. The purpose of the theory is to help the reader to understand what the meaning of the management system is and how to motivate employees when the company is going through changes. The presentation of the principal is in the end of the theoretical part. After that the research methods are presented. The researcher used an email survey that was sent to the supplier of the management system and a questionnaire that was sent to the users of the principal’s management system. In addition, an interview with the main user and office worker was carried out. The results of the interview and surveys tell about management system’s present condition, challenges and the ways of developing it. The collected results are telling that system’s present condition in the company is not as good as wanted. The system’s users think that it is difficult to use. The results tell that the hardest thing is to understand the headlines in the system. Training is also needed to integrate the system. The training must include basics of the system. The results show that the system can be updated to the new version that is better than the present one, in order to improve the system integration in the future. In addition, this spring it is possible to update the quality standards of the system. After the results are presented, other development ideas are considered. The research gives a comprehensive overall picture of the present condition of the management system used by the principal. In addition, challenges and the ways of system development are presented in the research