Lean asiantuntijatyössä

Tämän kehittämistehtävän tarkoituksena oli selvittää, kuinka Lean toimintastrategiaa voitaisiin hyödyntää Eläketurvakeskuksen Ulkomaisten eläkeasiain osastolla toimivan asiantuntijatiimin työn kehittämisessä. Tämän työn tehtäviin ei kuulunut Ulkomaisten eläkeasiain osaston EU-eläkekäsittelyprosessin kehittäminen, eikä EU-eläkekäsittelijöiden, palvelupäälliköiden, osaston johdon tai muun henkilökunnan työn kehittäminen. Projektissa keskityttiin vain EU-eläkeneuvojien työn kehittämiseen. Kehitystyö seurasi vaiheiltaan Kotterin kahdeksanvaiheista muutosprosessia. Tavoitteena oli kokeilujen kautta löytää sujuvampia yhtenäisiä toimintatapoja ja työkaluja EU-eläkeneuvojien tekemän työn tueksi. Kehitystehtävässä kartoitettiin EU-eläkeneuvojien olemassa olevien työtapojen toimivuutta, etsittiin ongelmakohtia ja kokeiltiin mahdollisia Lean filosofian mukaisia ratkaisuvaihtoehtoja. Alkukartoitus tehtiin 16.2.2017 alkaen kyselytutkimuksena hyödyntäen verkkolomaketta. Alkukartoituksessa esiin nousivat seuraavat kehittämistarpeet: EU-eläkeneuvojien keskinäinen viestintä, osaamisen ja tiedon jakaminen, ohjemuutosten kommentointikäytännöt, koulutusten suunnittelu, palautteen kerääminen ja hyödyntäminen, ohjepäivitysten tekeminen yhtenäisesti ja niistä tiedottaminen, työnjako, toimenkuva-asiat, neuvonnan tasalaatuisuus sekä maavastuuasiat. Alkukartoitusta seurasi maaliskuusta marraskuuhun kestänyt kokeiluvaihe, jonka aikana EU-eläkeneuvojat kokoontuivat työpajoihin suunnittelemaan ja arvioimaan kokeiluja. Kokei-lujakson aikana kokeiltiin hukan karsimista, prosessien yksinkertaistamista, uusia teknologi-oita, arvovirtakarttaa, Kanban-taulua, toimintatapojen yhtenäistämistä, viestinnän kehittä-mistä ja työn näkyväksi tekemistä. Tutkimus päättyi 6.11.2017 seurantakyselyn vastausajan päättyessä. Seurantakyselystä kävi ilmi, että tehdyt kokeilut ovat olleet enimmäkseen onnistuneita. Vaikutukset ovat näkyneet EU-eläkeneuvojien asiantuntijatiimin lisäksi myös muulle osaston henkilöstölle. Niin EU-eläkeneuvojien kuin muunkin henkilöstön arviot kehittämisen kohteena olevista osa-alueista paranivat. Kehittämistyön perusteella voidaan todeta, että hukan karsimista ja työtapojen hiomista voidaan tehdä aina ja työn pitäisikin olla jatkuvaa. Asian-tuntijatyön kehittämisessä korostuu viestinnän ja tiedon kulun kehittäminen, sillä se vaikuttaa muihinkin toiminnan osa-alueisiin. Tehdyt kokeilut myös osoittavat, että tässä kyseissä asiantuntijatyössä voidaan tehdä tuloksekkaita toimintatapakokeiluja pienelläkin panostuksella. EU-eläkeneuvojien työstä saatiin karsittua hukkaa ja työtapojen jatkuva kehittäminen on saatu alkuun. Organisaation näkökulmasta EU-eläkeneuvojien työ on laadukkaampaa ja yhtenäisempää kuin aikaisemmin