Johdon raportoinnin ja mittarien kehittäminen kunnallisorganisaatioissa

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin kuntien johdon raportointia ja siinä käytettäviä mittareita sekä erilaisia tarpeita kuntien tiedon hallinnan tueksi. Työ tehtiin toimeksiantona IT-alan yritykselle, joka toimittaa ohjelmistoja muun muassa julkiselle sektorille. Tutkimuksen tavoitteena oli löytää kuntien toimintaa tukevia avainmittareita sekä tukea raportoinnin järjestelmien jatkokehitystä ja asiakkaan parempaa ymmärtämistä. Työn teoreettisessa osassa sivutaan kunnallisorganisaatioille ominaisia piirteitä sekä eroavaisuuksia normaaliin yritystoimintaan nähden. Tämän jälkeen keskitytään strategiaan, tiedon hallintaan ja näitä tukevien menetelmien, mittarien ja dashboardien ominaisuuksiin soveltaen niitä julkiseen sektoriin sopiviksi. Lisäksi selkeytetään termin mittari ja avainmittari eroja sekä niiden virhealttiutta ja toisaalta mittarien ja dashboardien käyttöä tukevia asioita, kuten oikein asetettuja tavoitteita ja oikein kohdennettuja resursseja. Teoria tukee kuntien raportoinnista ja mittareista tehtävää empiiristä tutkimusta, joka jaottuu kahteen osioon. Ensimmäisessä osassa tutkitaan kuntien tiedonhallintaa, tavoitteita ja mittareita vuoden 2017 talousarvioiden perusteella. Ensimmäisen tutkimuksen pohjalta koottiin esimerkkimittaristo (Liite 1), johon on kerätty erilaisia kuntien käyttämiä mittareita. Tutkimuksen toisessa osiossa haastateltiin eri kuntien työntekijöitä, jotka käyttävät raportointia työssään. Haastatteluilla pyrittiin saamaan esille toiveita tiedonhallintaan ja mittareihin liittyen. Ensimmäisen tutkimuksen esimerkkimittaristoa tehdessä tultiin siihen tulokseen, että kunnat tarvitsevat selkeää tiedon- ja tavoitteidenhallinnan järjestelmää sekä avainmittareiden erottamista kaikesta toimintaan liittyvästä tiedosta. Haastattelututkimuksen tulokset tukevat ensimmäistä päätelmää, sillä niistä ilmenee, että kaivataan selkeää ja helppoa tiedon hallinnan työkalua, joka nopeuttaisi analysointia ja päätöksentekoa. Tiedonhallinnan optimointi ja avainmittareiden määrittely vaativat prosesseina aikaa, rahaa sekä tuntemusta alasta ja organisaatiosta. Tiedonhallinnan optimoinnista saatavat hyödyt eivät toistaiseksi ole voittaneet optimointiin kuluvia resursseja. Tutkimuksista ei noussut esille selkeitä kaikille kunnille yhteisiä avainmittareita.The purpose of this thesis was to research data administration, management reporting and indicators in municipalities. The topic of the thesis came as an assignment by an IT-company, which delivers enterprise resource planning (ERP) software in the public sector. The objective was to find key performance indicators and key interests by municipalities in reporting, in order to further develop management-reporting tools and understand the customer better. The theory section focuses on municipalities as organizations, their basic features and differences from normal business world. Besides that, the theory is about importance of well-set strategy, data administration and using them as a tool for faster decision-making processes. Not to forget the role of key performance indicators and dashboards as a helping tool for data analyzes and reports. The data administration part is adapted to fit in public sector. It includes topics like how can an organization support the use of these methods with right resources and objectives, differences between indicator and key performance indicators and pondering what are the key obstacles to fail an indicator. The empirical section is divided into two different parts. In the first part, budgetary estimates for year 2017 of municipalities are observed in order to estimate the key indicators and data administration. An example list of indicators (attachment 1) was made based on this study. Second part of the research was an interview, which was made with professionals working in the economies of different municipalities, and who use reporting in their work. When the example list of indicators was made, it was found out, that there is a clear need for data administration system and clarification between key performance indicators and basic data of the company. The results of the interviews supports the need of the clear and easy way to store, use and analyze the data of the company to fasten decision making process. It was also found out, that optimizing data handling processes requires resources like time and money and expertise of the field. These factors seems to overweight the benefits, which well-managed data handling would bring. The objective of finding general key performance indicators for the whole field did not quite succeed because different municipalities have different strategies and focuses