Käyttöönottoprojektien vakiointi tietohallintoyksikössä

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää työn kohteena olevan tietohallintoyksikön palveluiden käyttöönottoprojektien toteuttamistapaa ja läpivientiä. Opinnäytetyö toteutettiin kehitystehtävänä. Opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä toimivat ITIL-viitekehys, projektinhallinnan yleisesti käytettyjä standardeja ja ohjeita sisältävä PMBOK sekä ICT Standard Forum-yhteisön ylläpitämä tietohallintomalli. Työn tavoittena oli saada aikaan vakioitu toimintamalli tietohallintoyksikön eri asiantuntijaportaiden väliseen yhteistyöhön sekä luoda selkeät toimintatavat ja prosessit tukemaan niin käyttöönoton valmistelu-, suunnittelu-, transitio- kuin käyttöönottovaihetta. Lisäksi pyrittiin luomaan ohjausrakenne selkeyttämään uusien käyttöönottojen toimeksiantamista tietohallintoyksikölle. Käyttöönotoissa kohdatut haasteet koottiin kuulemalla tietohallintoyksikön asiantuntijoita, jotka olivat olleet toteuttamassa viimeisimpiä yksikön toteuttamia palveluiden käyttöönottoja. Asiantuntijoilta saatujen kommenttien pohjalta räätälöitiin yksikön käyttöön käyttöönottokaavio sekä luotiin esitys toimenpiteistä käyttöönottokaavion mukaisen toiminnan aloittamiseksi. Käyttöönottokaavion sekä siihen liittyvän toimintapide-esityksen avulla opinnäytetyön tilaaja saa käyttöönsä nykyaikaisen tavan ja hyviin käytänteisiin sekä kansallisiin ohjeistuksiin perustuvan mallin toteuttaa palveluiden käyttöönottoja tulevaisuudessa. Käyttöönotettavien toimintamallien avulla tietohallintoyksikkö pystyy tehostamaan jokaisen käyttöönottoihin kuuluvan projektin vaiheen toteuttamista sekä selkeyttämään niin yksikön sisäisiä kuin ulkoisia vastuita tulevien käyttöönottojen eri vaiheissa.The purpose of this thesis was to develop and standardize the service deployment workflow for a specific IT administration unit. The development work’s theory was based on two commonly known frameworks ITIL and PMBOK and the theory part involved parts from internationally maintained IT Standard for Business framework. The goal for the development work was to create a standard workflow for the IT Administration unit. The workflow will help the unit by standardizing all the upcoming service deployment projects. The workflow was intended to help the unit to build a clear perspective to what the service deployment workflow will contain in the future. Procedures and processes that were paid attention to concerned common service implementation steps like service design, service transition and service operation. Another goal for the development work was to clarify the process of decision making for upcoming service deployment assignments by obligating the IT unit’s steering group as the supervisor for all the future assignments. The work included gathering the information about what were the challenges encountered during the previous service deployments that the unit had done. The information was gathered by interviewing the unit’s employees. The collected information about the challenges was used to tailor a service deployment workflow for the unit to be used in the future service deployments. The work also included a proposition about what actions should be taken to successfully implement the workflow to the existing operational environment. The client of this thesis gains from this workflow and the given proposition by getting a modern and controlled way to perform service deployments in the future. The IT Unit will perform more effectively in every step of an IT deployment project. The responsibilities for different phases of the projects will come clearer to IT unit’s employees when the procedures and the workflow are applied to be part of their daily operation