Tietosuoja työsuhdetietojen ja palkanlaskennan näkökulmasta

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella tietosuojaa työsuhdetietojen ja palkanlaskennan näkökulmasta. Palkkahallinto käsittelee työsuhdetietoja päivittäin ja siksi on tärkeää muistaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät säännökset. Opinnäytetyössä huomioitiin vuonna 2018 toukokuusta lähtien sovellettavaa tietosuoja-asetusta, joten tieto henkilötietojen käsittelystä tulee olemaan myös tulevaisuudessa hyödyllistä. Kattavan tietopaketin luomisen lisäksi työn tavoitteena oli myös selvittää yhden tilitoimiston kantaa tietosuojaan ja uuden asetuksen soveltamisen vaikutuksia. Tietosuoja terminä voi tuoda monenlaisia mielikuvia ja joillekin se voi tarkoittaa vain järjestelmällisiä toimintoja. Tietosuoja on kuitenkin paljon monimuotoisempi ja sen huolehtimisesta ovat vastuussa henkilöt itse. Digitalisaatio ja kasvava tiedon määrä lisäävät omat riskinsä väärinkäytöille ja tämän vuoksi tietosuoja-asioita pyritään sääntelemään entistä tarkemmin. Järjestelmien haavoittuvuudesta ja ihmisten uteliaisuudesta voi seurata lainsäädännön rikkomista ja tietosuoja-asetus on ottanut tämän huomioon tiukoissa sanktioissaan. Opinnäytetyössä hyödynnettiin tietopaketin luonnissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä ja muita lähteitä. Lainsäädännön kannalta keskeisinä lähteinä toimivat henkilötietolaki, laki yksityisyyden suojasta työelämässä ja uusi tietosuoja-asetus. Muut lähteet liittyivät muun muassa palkanlaskentaan ja sen prosesseihin, tietosuoja-asetuksen voimaantuloon, rekisterinpitäjän velvollisuuksiin ja digitaaliseen taloushallintoon. Informatiivisen tietopaketin luominen onnistui hyvin käsiteltävien aiheiden näkökulmasta. Työtä varten haastateltiin myös yhtä suurta tilitoimistoa haastattelulomakkeella, joka sisälsi monenlaisia kysymyksiä tietosuojaan, tietosuoja-asetukseen, valmistautumiseen ja käytännön toimintoihin liittyen. Vastausten perusteella yritys osoitti esimerkillistä toimintaa tietosuoja-asioissa.The purpose of the thesis was to examine data protection from the point of view of employment information and payroll. The payroll administration handles lots of employment information daily and therefore it is important to remember the regulations concerning the processing of personal data. The General data protection regulation will come into effect next year in May and therefore GDPR is used repeatedly in the thesis. The objective was to create a comprehensive information package on the above topics and find out the point of view of one accounting firm on data protection and the effects of applying the GDPR. Data protection as a term can bring a variety of associations and for some it can only mean systematic functions. However, data protection is much more complex and everyone is responsible of taking care of it. Digitalisation and increasing number of data increase their own risks of misuse, and that’s why data protection will be more strictly regulated. The vulnerability of the systems and people’s curiosity may cause violations of the law and GDPR has taken this into account in its strict sanctions. The information for the thesis was gathered from the laws regulating the data protection, literature and the Internet. The main regulations are the Personal Data Act, Act on the Protection of Privacy in Working Life and the new GDPR. Other sources were, among other things, related to payroll and its processes, GDPR becoming into effect, the obligations of keeper of the register and to digital financial management. The creation of an information package was successful. Also an interview was conducted in a big accounting firm. The interview form included a wide range of questions related to data protection, GDPR, preparations and practical procedures. The accounting firm seemed to be very diligent in the data protection