Riskienhallinta tulosohjaukseen kuuluvassa tulossopimuksen valmisteluvaiheessa ministeriöiden näkökulmasta

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli ymmärtää ministeriöiden näkökulmasta, miten riskienhallinta huomioidaan eri ministeriössä tulossopimusten valmisteluvaiheessa, mitä eri tekijöitä tähän ilmiöön liittyy ja miten ne suhteutuvat toisiinsa. Tutkimuskysymykseksi asetettiin: ”Millä tavoin riskienhallinta on mukana tulossopimuksen valmisteluvaiheessa ministeriön näkökulmasta?” Valtionhallinnossa on käytössä tulosohjausprosessi, jolla ministeriö ohjaa alaisuudessaan olevia virastoja sopimalla virastojen kanssa yhteisesti tulossopimuksen vuosittaisista tavoitteista neljän vuoden sykleissä. Tulostavoitteet johdetaan hallitusohjelmasta, virastojen lakisääteisistä tehtävistä, hallinnonalan strategiasta sekä talousarviosta. Tulossopimuksen valmisteluvaiheen riskienhallinnalla pyritään varmistamaan oikeanlaisten tavoitteiden asettaminen sekä tunnistamaan ja hallitsemaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia riskejä. Tulosopimuksen valmisteluvaiheen riskienhallinnasta ei ole nimenomaisesti säädetty laissa eikä ohjeistettu erikseen muutoin kattavissa tulosohjausohjeistuksessa, valtionhallinnossa annetuissa riskienhallinnan ohjeissa tai suosituksissa. Tutkimuksen tarkoitus oli antaa suosituksia, millä tavoin tulosohjaavissa ministeriöissä voitaisiin kehittää tulossopimuksen valmisteluvaiheen riskienhallintaa. Tutkimuksen tulosten ja suositusten pohjalta tullaan laatimaan yhteinen ohjeistus ministeriöille riskienhallinnan huomioimisesta tulossopimuksen valmisteluvaiheessa. Opinnäytetyö tehtiin tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelmänä olivat teemahaastattelut ja analyysimenetelmänä oli laadullinen aineistolähtöinen sisältöanalyysi. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostui riskienhallinnan ja tulosohjausprosessin käsitteistä. Haastattelut tehtiin vuoden 2017 maaliskuun ja huhtikuun välisenä aikana. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastatteluilla ministeriöiden edustajilta, jotka valittiin ei-satunnaisesti hyödyntäen lumipallo- ja eliittiotantaa. Haastatelluista muodostui harkinnanvarainen näyte ja haastatellut henkilöt olivat roolinsa puolesta tulosohjauksen parhaita asiantuntijoita. Teemahaastatteluihin osallistui 19 henkilöä kahdeksasta ministeriöstä. Tulosten perusteella kaikissa kahdeksassa ministeriössä riskienhallinta oli huomioitu tulossopimuksen valmisteluvaiheessa, mutta systemaattisesti sitä toteutettiin vain kahdessa ministeriössä. Näissä kahdessa ministeriössä riskienhallinta oli ohjeistettu riittävän kattavasti, millä myös voidaan edesauttaa riskienhallinnan hyödyntämistä päätöksenteon tukena. Tulosten perusteella suositellaan, että tulosohjaavien ministeriöiden tulosohjaajien ja tulosohjauksen kehittämisestä ja koordinoinnista vastaavien tulisi arvioida, onko tulossopimuksen valmisteluvaiheessa tehtävä riskienhallinta riittävän systemaattista, ja millä tavoin sitä voisi kehittää systemaattisempaan suuntaan. Lisäksi suositellaan, että he kehittäisivät omaan toimintaansa liittyvää riskienhallintaa systemaattisemmaksi. Lisäksi suositellaan, että he ohjeistaisivat virastojen tulossopimuksen valmisteluvaiheen riskienhallinnasta ja käsittelisivät tulossopimuksen valmisteluvaiheeseen liittyvää riskienhallintaa niissä hallinnonalan laajuisissa yhteistyöryhmissä, joiden toimeksiantoon kuuluu tulosohjausprosessin ja riskienhallinnan kehittäminen. Tutkimuksen tulosten perusteella tässä mainitut suositukset lisäävät riskienhallinnan systemaattisuutta ja hyvien käytänteiden jakamista tulossopimuksen valmisteluvaiheessa.The aim of this thesis was to gain an understanding of how risk management is involved in the preparation phase of the performance agreements from the point of view of the ministries. My research question was: "How is risk management involved in the preparation phase of the performance agreements from the ministries’ point of view?” The purpose of the study was to identify practical suggestions which could be implemented by the ministries to enable them to develop their risk management practices. The current risk management involved in the preparation phase of the performance agreements is neither directly regulated by the law nor specified in the comprehensive performance management guidance guidelines. My thesis was conducted as a case study. The theoretical framework for the study was based on the following concepts: the performance management process and risk management. My data collection method comprised of thematic interviews with ministry representatives (nineteen participants in total from eight different ministries) who were selected by utilizing snowball and elite sampling. The interviewees were a “discretionary sample” and thus proved to be top experts in performance management and in their roles. The thematic interviews were conducted in person between March and April 2017 at the location(s) designated by the interviewees. I interpreted my results using qualitative content analysis According to my findings, risk management was involved in the preparatory phase of the performance agreements in all eight ministries to some extent, but was however only systematically implemented in two. With this in mind, it is advisable that the remaining five of the eight ministries consider whether the risk management in the preparatory phase of their performance agreements is sufficiently systematic in relation to their own activities and how it could be developed to this end. Providing ministries and government agencies with further guidance which will encourage them to take risk management into consideration when preparing performance agreements, is something they could all greatly benefit from. It has therefore been arranged for such directives to be included as a supplement to the performance control manual. It is further recommended that each ministry provide instructions for risk management practices and address their risk management in co-operation with the administrative sector; who are in part responsible for the development of performance management processes and risk management. In conclusion, and with reference to my results, I believe it would be of benefit to the ministries to enforce systematic risk management in their practices