Stratégie d’implémentation d’un ERM au sein de l’Université catholique de Louvain: Utopie ou Réalité?

Le projet que nous avons analysé est l’implémentation d’un processus de gestion des risques (ERM) au sein de l’Université catholique de Louvain. Dans la situation actuelle, les risques sont gérés en silos organisationnels et en bon père de famille. Suite à une réflexion du département des assurances et patrimoines de l’UCL, une étude exploratoire a été entreprise. Ce mémoire s’inscrit dans cette lignée. L’implémentation d’un ERM au sein d’une organisation suit certaines règles. Dans la partie théorique du mémoire, nous avons déterminé les conditions de possibilités d’une implémentation selon le référentiel du Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) : le respect des étapes interconnectées et des rôles et responsabilités de chacune des parties prenantes. Les étapes sont les suivantes : Environnement interne Détermination des objectifs Identification des risques Evaluation des risques Traitement des risques Contrôle Information et communication Pilotage Les rôles et responsabilités dans le cadre de ces étapes ont été déterminés. Selon le COSO, la responsabilité finale incombe au management de l’organisation avec délégation des fonctions exécutives vers d’autres départements, internes et/ou externes. L’auditeur interne joue un rôle obligatoire au moins minimum dans l’exercice de ses fonctions, peu importe le choix opéré par le management. Dans le cas où la fonction est réalisée par un gestionnaire du risque ou un département externe, un arbitrage devra être effectué par le management entre ses fonctions et celles de l’auditeur interne. Un champion du risque, nommé dans le contexte de l’ERM, sera un facilitateur de l’implémentation. Ce mémoire après avoir rappelé les conditions théoriques d’une implémentation d’un ERM dans le cadre des organisations tente d’appliquer celles-là au cas particulier de l’UCL. Nous sommes partis de l’étude exploratoire réalisée récemment et avons poursuivi une réflexion qui a voulu déboucher sur une éventuelle concrétisation pratique au départ d’une théorie générale. Le département des risques et assurances de l’UCL a voulu sensibiliser celle-ci sur les avantages d’une implémentation à travers l’étude exploratoire intitulée « Gestion des risques – Etude exploratoire : risques perçus par les membres du CODIR ». Cette recherche est partie d’une intuition que la gestion des risques par silos et en bon père de famille n’optimalise pas les résultats qui pourraient être attendus. Cette manière d’appréhender la problématique nous paraît insuffisante. L'organisation que constitue l'UCL est multiple. Incontestablement, des parties importantes et significatives n'ont pas été examinées avec toute l'attention nécessaire. N'oublions pas que tous les acteurs qui devront être impliqués dans l'implémentation ne sont pas uniquement les membres du CODIR mais l'ensemble du personnel de l'UCL. Si ces personnes ne sont pas impliquées activement dans le processus, alors celui-ci ne pourra pas aboutir à un dynamisme suffisant. Nous avons développé dans la partie pratique une critique de cette approche et ouvert des perspectives positives pour une implémentation future au sein de l’UCL. La question qui mérite d’être approfondie consiste à savoir si une culture commune peut être partagée par les différentes entités et sites de l’UCL. Cette approche n’a pas encore été réalisée et est préalable à toute avancée ultérieure. Une implémentation qui ferait l’économie de cette étape manquerait de fondement solide. Pour la plupart des personnes interviewées, leur intuition et connaissance empirique les ont amenées à considérer la coexistence de plusieurs cultures distinctes au sein de l’UCL. Une gestion du risque unifié, en tout cas dans un premier temps organisationnel, semble illusoire. Sous réserve des résultats de l’étude complémentaire suggérée, une gestion des risques par paliers nous semble être préconisée mais le but de l’harmonisation doit rester présent à l’esprit du management à travers un rôle central à décerner au champion du risque. En ce qui concerne plus particulièrement le CODIR, il importe que le risque soit axé davantage sur les objectifs et qu’une sensibilisation aux risques soit plus présente dans la culture de l’organisation. Il sera déterminant de considérer cette implémentation comme un changement. Tout changement doit être préalablement analysé pour s'assurer du bon déroulement de ce dernier. La revue de littérature du mémoire donne quelques pistes d'analyses (Kotter, 1995, Lattier, 2015). D'autres théories (Lewin, 1947; Bareil & Savoie, 1999) pourront être examinées pour optimaliser les bonnes conditions du changement. Un test OCAI a été proposé lors des interviews réalisées. Ce dernier pourra être utilement soumis aux entités non encore examinées afin d'en déterminer la culture, étape liminaire à l'implémentation d'un ERM. A l'exception de l'étape de l'environnement interne, les autres phases du processus ne devraient pas poser de problèmes insurmontables. Il convient que les personnes chargées de ces missions, à savoir l'auditeur interne et le gestionnaire des risques, aient les compétences et les formations requises. Il résulte de ce qui précède qu’un travail préparatoire doit compléter l’étude exploratoire initiale. Dans l’entretemps, l’implémentation ne peut pas débuter car les conditions de possibilités ne sont pas encore réunies. En effet, aucune identification substantielle des risques n’a été réalisée, les cultures restent toujours indéterminées, les rôles à remplir par les parties intervenantes ne sont pas clarifiés et les arbitrages entre les différents acteurs font défaut. Si l’organisation fait le choix d’opter pour la réalisation d’une phase préparatoire telle que suggérée ci-avant, les résultats de cette étude pourraient permettre d’examiner si une implémentation unifiée est tout d’abord possible et si elle peut apporter une valeur ajoutée. Dans l’état actuel de la législation, aucune obligation décrétale n’existe. La seule justification pour implémenter un ERM réside dans la valeur ajoutée qui serait éventuellement découverte. Au terme de ce travail, deux questions apparaissent comme centrales pour la détermination de l'utilité à investir dans l'implémentation d'un ERM à l'UCL, à savoir l'environnement interne et la valeur ajoutée. Ces deux éléments me semblent être les difficultés du projet. En ce qui concerne la valeur ajoutée, la simple meilleure gestion des polices d'assurance est insuffisante pour justifier à elle-seule la mise en place de l'ERM. La diversité des cultures qui devrait probablement apparaître complexifie l'implémentation envisagée. Utopie ou réalité ? Ni l’une, ni l’autre. Actuellement une implémentation d’un ERM à l’UCL est prématurée. Mais vu la possibilité d’un apport concurrentiel au profit de l’organisation. dans le cadre d’un marché de plus en plus rigoureux, la démarche suggérée d’une étude complémentaire ne doit pas être écartée, bien au contraire.Master [120] en Ingénieur de gestion, Université catholique de Louvain, 201