Modelo de buenas prácticas documentales para la gestión del correo electrónico en las organizaciones colombianas

Hoy en día, el correo electrónico es una de las herramientas tecnológicas de información y comunicación más utilizadas por parte de las organizaciones públicas y privadas del sector colombiano. La cual, sirve de apoyo para el cumplimiento de las actividades de negocio, siendo un canal de comunicación que permite el intercambio de información a nivel interno y externo. Sin embargo, este resulta ser un medio que produce y recibe documentos electrónicos con alto valor probatorio para las organizaciones colombianas. En este sentido, el mensaje de correo electrónico y el conjunto de información que lo conforma, presenta las características propias de un documento electrónico de archivo. Con base en lo anterior, el correo electrónico resulta ser una herramienta crítica, que maneja información propia del negocio. De modo que, debe ser tratada bajo los principios y técnicas documentales correspondientes que, conllevan al desarrollo de un modelo de buenas prácticas documentales sustentado en casos de éxito y basado en las normas dictadas por el Archivo General de la Nación. Teniendo como resultado, la gestión centralizada y normalizada de la información que se genera por medio del correo electrónico en un sistema de gestión de documentos electrónicos, que asegura el buen funcionamiento del ciclo de vida documental y el acervo documental de una organización.Today, e-mail is one of the most widely used information and communication technology tools by public and private organizations in the Colombian sector. The quality, serves as support for the fulfillment of business activities, being a channel of communication that allows the exchange of information at internal and external level. However, this result is a medium that produces and receives electronic documents with high probative value for Colombian organizations. In this sense, the e-mail message and the set of information that conforms, present the characteristics of an electronic file. Based on the above, e-mail turns out to be a critical tool, which handles information specific to the business. In accordance with the general regulations of the Nation, a model of good practices of documentation based on success cases has been elaborated and based on the norms dictted by the General Archive of the Nation. As a result, the centralized and standardized management of the information generated by electronic mail in an electronic document management system that ensures the smooth operation of the documentary life cycle and the collection of documents of an organization.Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecólogo (a)Pregrad