The management and operational characteristics of civil organizations

Összefoglalás Doktori kutatásaim célja, hogy eredményeim alapján olyan megállapításokat tegyek, következtetéseket vonjak le és javaslatokat fogalmazzak meg, melyek révén javítható, eredményesebbé tehető a civil szervezetek működése, vezetése és irányítása. Célom volt továbbá, hogy meghatározzam azokat a feladatokat, melyek sajátosan a civil szervezetek vezetését jellemzik. Fel kívántam tárni azokat a tényezőket, melyek befolyásolják ezeknek a funkcióknak a fontosságát, eredményességét, alkalmazását. Vizsgálati eredmények alapján értelmeztem a civil menedzsment fogalmát és meghatároztam annak legmarkánsabb jellemzőit. Célom volt továbbá a civil szervezetek aktivitásának bemutatása a kutatási tapasztalataim, valamint a forrásaik elemzésének segítségével. Kutatási programomban az alábbi feladatok teljesítésére vállalkoztam: - a civil szervezetek működtetésével kapcsolatos vezetési feladatok vizsgálata, különös tekintettel a motivációra, ösztönzésre, kommunikációra, tervezésre, döntésre, szervezésre, teljesítményértékelésre, konfliktusra. - különös hangsúlyt fektettem a döntési folyamatok és a civil szervezetek döntési viszonyainak feltárására, a döntést befolyásoló tényezők meghatározására. - a szervezeti paraméterek és az interjúalanyok jellemzői alapján részletező vizsgálatokat és elemzéseket, további összefüggéseket, ellentmondásokat kerestem. - a szervezeti adatok feldolgozása, kiértékelése segítségével megállapításokat tettem a működési aktivitásra vonatkozóan. Doktori kutatási témám kapcsolódik a Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Vezetés- és Szervezéstudományi Intézet „A menedzsment funkcionális vizsgálata” című kutatási programhoz. Vizsgálataimat Hajdú-Bihar megyében bejegyzett civil szervezetek körében végeztem, a civil szervezeti formák értelmezése alapján egyesületekre és alapítványokra terjesztettem ki. A térbeli korlátozásra azért volt szükség, mert a civil szervezetek száma rendkívül nagy. A mintavételezés során előzetesen megfogalmazott célkitűzésem volt a reprezentativitásra való törekvés. Ez viszont csak a minta egyértelmű lehatárolása révén volt biztosítható. Összesen három kérdőíves vizsgálat sorozatot, valamint egy célzott interjú sorozatot végeztem 2010 és 2013 között. Vizsgálataim során minden esetben saját szerkesztésű, önálló szakmai interjúkat dolgoztam ki. Kutatási eredményeim alapján az alábbi megállapításokat tettem: Irodalmi megközelítések és kutatási tapasztalataim alapján megfogalmazott definícióm szerint a civil szervezet nem más, mint olyan nem profit elvű szerveződés, mely általában állampolgári kezdeményezésre, konkrét feladat megoldására jön létre és formalizált keretek közt valósítja meg vállalt tevékenységét. Működését az önkéntesség, az autonómia, pluralizmus, altruizmus, szolidaritás és a társadalmi felelősségvállalás jellemzi. A szervezetek aktivitása igen változatos képet mutat, mind a bevételeiket, mind a működési aktivitásukat tekintve. Eredményeim szerint a civil szervezetek több mint fele kevesebb, mint 500 ezer forint éves bevétellel rendelkezik. Ez az alacsony forrásszint nem fedezi egy szervezet éves működési költségét, vagy rendkívül alacsony aktivitást tesz lehetővé. Ezt a megállapításomat erősíti meg a szervezetek alacsony konfliktusossága, az alkalmazotti, a tagi és önkéntesi létszám alacsony szintje, az adat felvételezés során kimutatott nehéz elérhetőség. Kimutattam, hogy a legjellemzőbb bevételi forrásaik a tagdíj, decentralizált pályázatok, valamint az SZJA 1%-os felajánlása. Az elérhetőségük és a bevételük nagysága alapján az aktivitásuk alacsony szintet mutat. A civil szervezetek alacsony aktivitása alapján feltételezhető, hogy vannak olyan szervezetek, melyek csupán névleg működnek, illetve melyek csupán programszerűen tevékenykednek. Ezek az „alvó” szervezetek megítélésem szerint létező struktúráknak tekinthetők, mert puszta létükkel is tudatosítják a környezetükkel a vállalt feladat fontosságát, értékét. A vezetési feladatok esetében a szervezetmenedzselésével összefüggő feladatokat értékelték a civil szervezetek vezetői legfontosabbnak. A fayoli funkciók sorrendje a vezetők véleménye alapján a szervezés, tervezés, döntésvégrehajtás, rendelkezés, döntés, ellenőrzés. Civil szervezeteket konkrét, pontosan definiált feladat, probléma megoldására hoznak létre, mely mellett a vezetők személyes motiváltságát a segíteni akarás, altruizmus jellemzi. Motivációs tevékenységükben a leghatékonyabbnak a pszichológiai ösztönzők alkalmazását minősítették, mely a szervezeti formával, annak berendezkedésével magyarázható. A belső kommunikációjukban felértékelődik az informális kommunikáció a formálisak mellett. A külső kommunikációjukban a csoportkommunikációs eszközök emelkednek ki. Legfontosabbak a rendezvények, kiállítások, konferenciák. A tervezés, a döntési folyamat részeként felértékelődik az általános vezetési feladatok sorrendjéhez képest. Leginkább rövid időtávra terveznek, melyben a társadalmi célok és a pénzügyi feltételek kiemelt szereppel bírnak. A döntésvizsgálatok alapján azt a megállapítást tettem, hogy a döntési helyzet felismerése, az alkalmazott értékelési szempontok kialakítása belső (személyes, szervezeti) észlelésből, érdekekből, és értékekből fakadnak. A döntéshozatal folyamatában erős a külső elvárásoknak való megfelelés igénye, a döntések külső befolyásoltsága. A szervezetek számára fontos szervezési feladat a pénzügyi feltételek biztosítása, valamint a tevékenységek összehangolása koordinálása. Feltételezhetően az alacsony működési aktivitás, és a kevés interakció miatt a civil szervezetekben eredményeim szerint alacsony a konfliktusok szintje, annak ellenére, hogy maga a civil fogalom magában hordozza a konfliktusosságot. Leginkább a szervezeti tagokkal, a civiltársadalommal és a felügyeleti szervekkel alakul ki konfliktus, mivel velük gyakoribb a kontaktus. Legjellemzőbb az érték- és információs eredetű konfliktus kialakulás, melyet a leghatékonyabb konfliktuskezelési stratégiákkal oldanak fel leggyakrabban. Az eredményeim alapján új és újszerű megállapításokat dolgoztam ki, melynek során definiáltam a civil szervezet fogalmát. A vizsgált témakörök eredményei alapján a civil menedzsmentet új vezetési területnek tekintem, melynek több jellemzője van. A szervezeti tagoknak, illetve a vezetőknek erős a belső motivációja. A motivációs eszközök közül a pszichológiai motiváció hatásosságát lehet kiemelni. A civil szervezetekben felértékelődik a formális kommunikáció. Jellemző a rövid távú tervezés, valamint az értékelvű, empirikus döntéshozatal, mely során erős a külső befolyásoltság. A szervezés feladat centrikus. A konfliktusok elsősorban érték- és információ alapúak. A civil szervezeteken belüli státuszokat jogi és magatartási viszonyként definiálom. Önálló státuszként határoztam meg az önkéntesi, az alkalmazotti és a tagi pozíciókat. Az inaktív „alvó” civil szervezeteket értelmes struktúraként értelmeztem. Vizsgálataim során új kutatási területeket tártam fel. Eredményeim alapján következtetéseket vontam le a civil szervezetek működési és vezetési sajátosságaira vonatkozóan. Javaslatokat fogalmaztam meg, melyekkel szerettem volna hozzájárulni a civil szervezetek működtetésének és vezetésének sikeresebbé tételéhez. Összességében úgy vélem, hogy a társadalomnak és a gazdaságnak szüksége van erre a szervezeti formára. Azonban, amíg a vezetők másodlagos tevékenységként végzik a civil munkát, addig nem várható el a professzionális működtetés. Belátható, hogy jelenleg Magyarországon nem piacképes munkakör a civilkedés, így nem várható el a főállású vezetés ebben a szférában. Mindazonáltal gyakran tapasztaltam, hogy az elhivatottság, a lelkesedés, a segíteni akarás másokon elegendő motiváció a tevékenység végzéséhez. SUMMARY The goal of my doctoral research was to make findings, draw conclusions and outline proposals which might contribute to the improved operation, leadership and management of civil organizations, based on research results. Another goal was to determine the tasks which are particularly characteristic of the leadership of civil organizations. I also wished to reveal the factors which affect the significance, success and application of these functions. I defined the concept of civil management based on examination results and I also determined its most characteristic features and illustrated the activity of civil organizations on the basis of my research results and by analyzing the sources of this research. In my research assignment, I attempted to complete the following tasks: - the examination of leadership tasks related to the operation of civil organizations, specifically focusing on motivation, inspiration, communication, planning, decision-making, organization, performance evaluation and conflicts. - I particularly emphasized revealing decision-making processes and the decision-making relationships of civil organizations and the determination of the factors which affect decisions. - based on the organizational parameters and the characteristics of the interviewees, I carried out detailed examinations and analysis, investigating further interrelations and contradictions. - by processing and evaluating organizational data, I made findings regarding their operational activities. The topic of my doctoral research is connected to the research program 'The functional examination of management' running at the Institute of Management and Organization Studies, Faculty of Economics and Rural Development, University of Debrecen. I carried out my research among civil organizations registered in Hajdú-Bihar County. Based on the interpretation of civil forms, I extended my research to associations and foundations. The area limitation was necessary because the number of civil organizations is extremely large. During the sampling, the preliminary objective was to make the research representative. This could be ensured only by limiting the extent of sampling. I performed three series of questionnaire surveys and one series of targeted interviews between 2010 and 2013. During my research, I devised my own professional interviews in each case. Based on my research results, I have come to the following conclusions: According to the definition I created based on literature approaches and my own research experience, a civil organization is a non-profit organization which is usually formed by civil initiatives and implements specific activities in a formal way. The operation of civil organizations is characterized by volunteering, autonomy, pluralism, solidarity and corporate social responsibility (CSR). The activity of the organizations is varied regarding both their revenues and their operation. According to my research results, more than half of the civil organizations have revenues under 500,000 HUF per year. This low level of resources does not cover the year-long operational costs of an organization or allows an extremely low level of activity. This assumption is confirmed by the low intensity level of conflicts, the small number of employees, members and volunteers and the difficult accessibility of these organizations during the data collection process. I pointed out that the most characteristic ways of revenues are the membership fees, the decentralized tenders and the 1% of tax offered by the taxpayers. Based on their accessibility and the amount of revenues, the civil organizations show a very low level of activity. Based on this low level of activity, it can be assumed that some of these organizations are operated only nominally and some operate on a program-based agenda. These “dormant” organizations can be regarded as being meaningful structures, since they make their environments aware of the importance and value of their goals by their mere existence. The leaders of the civil organizations regarded organizational management tasks to be the most important. Based on the leaders' opinions, the order of the functions defined by Fayol is the following: organization, planning, executing decisions, direction, decision-making and control. Civil organizations are established to carry out and solve specific and clearly defined tasks and problems. Moreover, the leaders are also motivated by their willingness to help and their altruism. The leaders regarded the application of psychological incentives as the most efficient means behind their motivating activity. This attitude can be explained by the form and structure of the organization. Informal communication has more value than formal in the internal communication of the organization. In their external communication, the organizations, the group communication means are significant. Based on the examination of decisions, I found that the recognition of decision-making situations and the formation of the applied evaluation aspects come from internal (personal and organizational) observations, interests and values. In the decision-making process, there is a strong need for conforming to the external expectations and the decisions are strongly influenced from outside. Ensuring the financial conditions and coordinating the actions are important organizational tasks for these organizations. Although the concept of 'civil' conveys the existence of conflicts, my results show that the level of conflicts is also low in the civil organizations. This result is probably due to the low level of operational activity and the small number of interactions. Most conflicts arise between the organizations, their members, the civil society and the organizations of supervision, since the organizations most often interact with them. The most characteristic conflicts are the value and information-related conflicts which are most often resolves by using the most efficient conflict-handling strategies. Based on my results, I devised new and novel findings and I defined the concept of civil organizations. Similarly, I consider civil organization management as a new field of management which has several characteristic features. The members and the leaders of these organizations all have strong inner motivations. Among the means of motivation, the psychological motivation is the most significant. Formal communication has a greater value in civil organizations. Most of these organizations are characterized by short-term planning. The decision-making processes are based on values and empirical experience and decision-making is strongly influenced by external factors. Organization is task-centered. Conflicts are usually based on values and information. I define the positions inside the civil organizations as legal and behavioral relationships. Volunteers, employees and members are defined as independent positions within the organization. I consider the “dormant” civil organizations to be meaningful structures. I revealed new fields of research during my examinations. Based on my results, I drew conclusions regarding the characteristic features of operation and management of civil organizations. I also drafted suggestions so as to help to make the operation and management of civil organizations more efficient. In summary, I think that both society and the economy need this organizational form. However, as long as the leaders of civil organizations do their jobs as a secondary activity, no one can expect professional operation from civil organizations. It can be admitted that working for a non-governmental organization is not a marketable activity in Hungary at present. Thus, we cannot expect full-time leaders in this sector. Nevertheless, I often experienced that commitment, enthusiasm, the intention to help others are sufficient motivations for this kind of activity