The best way to predict the future is to create it : A qualitative multidisciplinary study about how actors in Stockholm’s conference industry stand towards intermediaries and sustainable development

Syfte: Syftet med denna studie är att undersöka hur centrala nyckelpersoner inom konferensbranschen i Stockholm arbetar i förhållande till hållbara strategier och externa resurser under planering och utförande av konferenser. Den ämnar även att undersöka hur visionen gällande den framtida konferensen ser ut och vidare diskuteras trender och mönster som cirkulerar i branschen samt hur dessa upprätthålls. Metod: Studien är baserad på en kvalitativ flerfallsstudie innefattande tio semistrukturerade intervjuer som primär insamlingsmetod samt sekundärdata. Teori: Studiens teoretiska bakgrund baseras bland annat på två plattformar gällande mötesindustrin och affärsindustrins sektorer. Även teorier gällande hållbar utveckling, konferensbranschens huvudaktörer, trender inom branschen samt en kommunikationsmodell ligger till grund för studien. Den teoretiska referensramen fungerar som en avgränsning till vad skribenterna har valt att analysera. Empiri: Empiriavsnittet omfattar en presentation av vardera respondent samt det företag respondenten är verksam inom. Företagen som beskrivs i studien är 7A: Centralen, Kumla Herrgård, MSD AB, Linné Travel, American Express Global Business Travel, Svenska Möten, Scandic Skogshöjd, Nordic Choice Hotels samt två anonyma företag. Efter presentationen följer en sammanfattning av intervjuerna. Resultat: Studiens resultat påvisar att majoriteten av Stockholms konferensaktörer inte har en fullt utarbetad policy för ett hållbart utvecklingsarbete och att de sociala och ekonomiska aspekterna hamnar i skuggan av den miljömässiga insatsen. Mellanhandsföretagen är inte helt och hållet uppskattade bland mindre företag och konferensanläggningar i branschen på grund av misskommunikation. Mellanhandsföretagen menar att de bidrar till resursbesparingar och effektivisering gällande planering. I framtiden anser aktörerna att konferensen måste inneha ett konkret innehåll och ett tydligt syfte. Något som även måste upprätthållas är ett tydligare fokus på gästens upplevelse samt bevarandet av fysiska möten.Purpose: The purpose of this study is to investigate in how key actors in Stockholm’s conference industry work in relation to sustainable strategies and external resources during planning and execution of conferences. It also aims to investigate trends and patterns in the industry and how the vision of the future conference is seen. Method: The study is based in a qualitative multidisciplinary study comprising ten semi structured interviews as primary collection together with secondary data. Theory: The theoretical background is based on two platforms, one describing the meeting industry, and one describing the travel business sectors. Theories regarding sustainable development, the conference industry’s key players, industry trends and a communication model is also based on this study. The theoretical framework serves a delimitation of what the authors have chosen to analyze. Empiricism: The empiricism section includes a presentation of each respondent and the company the respondent works for. The companies described are 7A: Centralen, Kumla Herrgård, MSD AB (Merck & Co., Inc., Kenilworth, NJ, USA), Linné Travel, American Express Global Business Travel, Svenska Möten, Scandic Skogshöjd, Nordic Choice Hotels and two anonymous companies. Along the presentation follows a summary of the interviews. Findings: The findings of this study have shown that the majority of Stockholm’s conference actors do not have a fully developed policy for sustainable development and that social and economic aspects end up in the shadow of the environmental effort. The intermediaries are not entirely appreciated among smaller companies and conference facilities in the industry, because of dysfunctional communication. The intermediaries, on the other hand, mean that they contribute to resource savings and efficiency in conference planning. In the future, the actors consider the conference to have a concrete content and a clear purpose. Something that must also be maintained is a clearer focus on the guest’s experience as well as the preservation of physical meetings