Improving project maturity in a community development consultancy firm

Omsättningen från projektverksamhet i Sverige uppgår till ca 1000 miljarder kronor per år. Enligt Svenskt projektindex är den genomsnittliga projektmognaden i Sverige 2,56 på en femgradig skala. Om Sveriges genomsnittliga projektmognad i genomsnitt ökade till 3,5 skulle det motsvara besparingar på mer än 100 miljarder kronor per år. Projektledning bör därför ses som en nyckelkompetens för alla företag och organisationer. Det finns idag stor mängd teoretisk kunskap om projektledning, verktyg och projektmodeller. Lösningen på svårigheterna att leverera projekt som uppfyller sina mål i tid och inom budget är sannolikt inte att skapa ännu mer ny teori utan att ställa sig frågan hur befintlig teori och forskning skall tillämpas i de enskilda fallen för att öka organisationens förmåga att driva framgångsrika projekt. Byggbranschen står inför samma utmaningar som övriga inom området projektledning. Samtidigt brottas byggbranschen med en produktivitetsutveckling som är svagare än för industrin i övrigt mätt i förädlingsvärde per arbetad timme. Problemet för det enskilda företaget är hur de ska förhålla sig till de utmaningar som finns idag med låg produktivitet i projekt och förväntade framtida ökningar i komplexitet och förändringshastighet. Vad kan en organisation, utifrån generella teorier och forskning göra för att öka sin projektmognad? Och även om en organisation vet vad de kan göra behöver de ställa sig frågan; av alla tänkbara saker som kan göras, vad bör organisationen prioritera och i vilken ordning bör organisationen genomföra förbättringar i arbetssätt och metoder för att gradvis öka sin förmåga att genomföra framgångsrika projekt? Utgångspunkten i detta examensarbete är undersökningen av ett enskilt företag och de olika handlingsalternativ som finns för företaget att lösa ovanstående problem, baserat på teoretisk vetenskap och företagets speciella förutsättningar. Slutsatsen är att mätning av projektmognad är en effektiv metod för att identifiera och prioritera förbättringsområden hos ett enskilt företag. Studien visar också att det är viktigt att börja metodiskt med grunderna innan ett företag implementerar en projektmodell med förhoppningen att modellen skall lösa företagers utmaningar. Grunden en projektmodell vilar på är konsekvent och systematisk tillämpning av relevanta arbetssätt och metodiker. Grunden behöver vara på plats innan övriga byggstenar läggs till. Denna rapport handlar om ett specifikt företag men det är rapportförfattarens uppfattning att tillvägagångssättet är generaliserbart och därför kan tillämpas även på andra företag som önskar öka sin projektmognad.Turnover from project related business in Sweden amounts to approximately 1000 billion Swedish kronor per year. According to the Swedish project index, the average project maturity in Sweden is 2.56 measured at a scale of 1-5. Increasing the average project maturity in Sweden to an average of 3.5 corresponds to savings of more than 100 billion kronor per year. Project management should therefore be seen as a key competence for all companies and organizations. There is a great deal of theoretical knowledge today about project management, tools and project models. The solution to the difficulties in delivering projects that meet their goals is probably not to create even more new theory. The question should be how to apply existing theory and research to increase a specific organization's ability to drive successful projects. The construction industry faces the same challenges as others in the field of project management. At the same time, the construction industry is struggling with a productivity trend that is weaker than for the industry measured in value added per hour worked. Based on the challenges described above, the problem for the individual company is how they will adapt to the challenges today with low productivity in projects and future increase in complexity and increased rate of change. What can an organization do, based on theory and research to increase their project maturity? And given that the organization knows what they can do they then need to ask the question; of all possible things that can be done, what should the organization prioritize and in what order should the organization make improvements in methods and ways of working to gradually increase their ability to carry out successful projects? The starting point for this report project is the investigation of a specific company and the various options available for solving the above problems, based on project management theory, science and the specific conditions that characterize the organization. The conclusion is that measuring project maturity is an effective method for identifying and prioritizing improvement areas of a company. The study also shows that it is important to start in a structured way with applying the basics before a company implements a project model, hoping that the model will solve business challenges. The foundation on which the project model stands is the consistent and systematic application of the relevant working methods and methodologies. The foundation needs be in place before laying the other building blocks in place. Although this report analyzes what a specific company can do, the authors´s view is that the approach and the conclusions are generic enough to be applicable for other companies that want to increase their project maturity