Digitalisation Within the Public Sector : A Case Study on the Swedish Pension Agency and the Swedish Police

Bakgrund: Offentlig sektor står inför stora interna och externa utmaningar, vilket ställer stora krav på intern och extern effektivitet inom offentliga verksamheter. Mycket hopp har tilldelats digitalisering för att kunna lösa de problem som olika samhällen nu står inför. Den offentliga sektorn i Sverige har dock halkat efter i sin digitalisering när den sätts i relation till offentlig förvaltning i andra länder. Regeringen har påbörjat en digital förnyelse av det offentliga Sverige under programmet “Digitalt först” för att Sverige år 2025 ska vara bäst i världen på att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter. Programmet betonar bland annat målet, öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. Rapporter visar dock att myndigheter inte har levt upp till regeringens årliga målsättning. Samtidigt efterfrågas det mer forskning kring de aspekter som målet berör. Detta väcker frågan kring hur utmaningarna i digitaliseringsprocessen ser ut i myndigheter utifrån regeringens mål. Syfte: Syftet med studien är att fördjupa förståelsen för hur det inom myndigheter arbetas med digitalisering utefter regeringens mål, öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. Som en del av detta ämnar studien att synliggöra vilka utmaningar och perspektiv som finns i myndigheters digitaliseringsarbete med fokus på innovation, samverkan och öppna data, för att myndigheter ska kunna genomföra lyckade digitaliseringsprojekt i framtiden. Metod: För att uppfylla denna studies syfte har en fallstudie genomförts, vilket har legat till grund för hur forskningen har genomförts. Den empiriska materialinsamlingen har inhämtats från semistrukturerade intervjuer och offentliga dokument. Slutsats: Digitaliseringen av den offentliga sektorn är under utveckling och det finns kvar att göra innan den offentliga sektorn når regeringens mål, att bli världsledande inom digitalisering av offentlig sektor innan 2025. Arbetet har hittills inte varit helt enkelt då det finns stora utmaningar som myndigheter behöver beakta i arbetet för att uppnå regeringens digitaliseringmål, öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet. Resultatet av vår studie visar att de utmaningarna som påvisas i samtliga medel (innovation, samverkan och öppna data) framförallt är kopplade till juridiska, mentala och tekniska utmaningar. Studien har framförallt bidragit med att befästa att ytterligare faktorer behöver förstås för en framgångsrik digitalisering än vad tidigare forskning har belyst. Vidare har studien bidragit till mer forskning kring hur myndigheter ställer sig till digitalisering och dess utmaningar. Background and problem: The public sector is facing great internal and external challenges, putting pressure on internal and external efficiency within public organisations. Hope has been given to digitalisation to solve the problems different societies are faced with. The public sector in Sweden has nevertheless been halting in relation to e-government development in other countries. The Swedish government has initiated a renewal of the public sector within the program “Digitalt först” in order for Sweden to become the country which is the most prominent in utilising the potentials of digitalisation. Among other things, the program calls for a more open government which supports innovation and participation. Reports are nevertheless indicating that authorities within the public sector have not achieved the yearly goals stated by the Swedish government. Furthermore, additional research is called for regarding the different aspects of the goal. This evokes the query concerning the challenges of the digitalisation process within authorities relating to the goals set by the Swedish government. Purpose: The purpose of this study is to develop an understanding of how the public sector work towards the government goal, a more open government which supports innovation and participation. As a part of this, the study aims to illustrate the barriers and perspectives within the Public sector’s work with digitalisation, with a focus on innovation, co-creation and open data. The is carried in order for the public sector to accomplish digitalisation projects successfully in the future. Method: To fulfil the purpose of this study, a case study was carried out. In the case study, empirical information has been collected through semi-structured interviews and public documents. Conclusion: The digitalisation of the Swedish Public sector is in progress and there is still work that needs to be done in order for the public sector to fulfil the Swedish government’s goal of becoming world-leading in digitalisation within the public sector before 2025. The process of digitalising the public sector has not been easy and has come with barriers which needs to be addressed in order to fulfil the target of a more open government which support innovation and participation. The study concludes that each tool (innovation, co-creation and open data) above all are associated with legal, mental and technical barriers. The main contribution of this study is to highlight that additional aspects needs to be considered in order for authorities to digitalise successfully. In addition to this, the study has contributed to research regarding the perspectives of authorities on digitalisation and its challenges