Adjustments by companies to GDPR : A review of technical changes implemented for GDPR

Den 25e maj 2018 ersätts personuppgiftslagen (PuL) med den nya dataskyddsförordningen (GDPR) som skärper till och stramar åt kraven som ställs på företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Det finns dock flera saker som är densamma mellan PuL och GDPR. Syftet med den här undersökningen är att försöka ta reda på hur förberedda organisationer är inför GDPR genom att undersöka vilka tekniska förändringar de har behövt införa för att uppfylla de nya kraven. Genom att utföra en kvalitativ intervjustudie på organisationer som behandlar personuppgifter i enlighet med PuL och GDPR. De utvalda företagen är sådana som har möjlighet att kartlägga konsumtionsvanor kopplat till konsumenten genom t.ex. en kundklubb. För att uppfylla syftet och svara på forskningsfrågan används två delfrågor, vad de har för tekniska lösningar under PuL och vad de har behövt förändra inför GDPR. Baserat på dessa och den bakomliggande teorin har ett intervjuunderlag tagits fram för att försöka få svar på dessa frågor. Utöver intervjuerna analyseras även samtyckesavtal för att se om det går att dra några slutsatser baserat på dessa om de har tekniska lösningar för att uppfylla GDPR. Det förväntade resultatet som fanns vid undersöknings start var att organisationer inte har det som krävs för PuL och ännu mindre det som krävdes för GDPR, de bör alltså ha varit tvungna att införa nya tekniska lösningar. Resultatet från undersökningen visar att det är en väldig skillnad på hur organisationerna har jobbat med PuL, och att enbart enstaka har använt sig av kryptering för att skydda uppgifterna medans näst intill alla har jobbat med anonymisering. Inför GDPR går organisationerna lite åt samma håll då de flesta uppger att de jobbar med kryptering, åtkomstkontroller och anonymisering. Samma sak gäller dataportabilitet och säkerhetskopieringssystem för att undvika att bortglömda konsumenter återställs från säkerhetskopior, då majoriteten av organisationerna uppger att de inte kommer ha stöd för det. Något som även alla organisationer uppgav var att de inte kommer att vara färdiga med anpassningen och att en stor del av arbetet innebär processer och rutiner.May 25th, 2018, the Personal Data Act (PuL) will be replaced by the new General Data Protection Regulation (GDPR), which will tighten the requirements placed on companies and organizations that are processing personal data. However, many things will remain the same between PuL and GDPR. The purpose of this study is trying to find out how prepared the organizations in question are facing the GDPR, by investigating which technical changes they should introduce to meet the new requirements. By performing a qualitative interview study on organizations that are processing personal data in accordance with PuL and GDPR. The chosen companies have the possibility to map consumption habits linked to the consumer, for example by a loyalty club. To satisfy the purpose of this study and answer the research question, two sub questions are used, what technical solutions they have used for PuL and what changes they have introduced for GDPR. Based on these two sub questions and the background theory, an interview background has been developed trying to answer these questions. In addition to the interviews the consent agreement will be analyzed, to see if any conclusions about what technical solutions they have implemented to fulfill GDPR can be drawn. The hypotheses which was at the start of the survey were that the organizations don’t have what is required to fulfill PuL and even less of what is required to fulfill GDPR, they should have had to introduce new technical solutions. The result from the survey shows a big difference in how organizations have worked with PuL, and only a few of them have used encryption to protect the data and with almost all of them have worked with anonymization. When working with GDPR, the organizations are working in the same direction where all of them says that they are working with encryption, access controls and anonymization. The same applies to data portability and backup systems to avoid that forgotten consumers are recovered from backups. One thing that all organizations say is that they will not be ready with the adjustments and that a large proportion of the work involves processes and routines